Begynd dine én-til-en-møder fem minutter senere

En leder vil ofte vælge at formalisere sin leder-rolle og relationen med sin medarbejder, ved at etablere en form for én-til-en-møder, hvor kun de to taler sammen.

Man finder disse møder på alle niveauer i organisationen:

  • mellem en personaleleder og hendes direkte reference,
  • mellem topleder og mellemleder,
  • mellem projektleder og hans projektmedlem.

Nogle steder holder man én-til-en-møder hver uge, andre steder gør man det med en månedlig frekvens.  Nogle steder fungerer det godt, men mange steder er det en halvfrustrerende begivenhed, som ikke rigtig bringer nogen af parterne videre. Det sker, når møderne er uden struktur og ofte aflyses eller afkortes.

Her kommer nogle få gode vaner, som kan løfte kvaliteten af én-til-en-møderne markant.

 

Én til en møder

1. Sæt én-til-en-møder i kalenderen
Det er en god idé med en fast struktur for, hvornår møderne ligger. De bør oprettes i kalenderen og respekteres. Det signalerer en større alvor og formalitet om møderne, og det er derfor med til at skabe bedre forberedelse og større tilstedeværelse. Faste møder i kalenderen vil også reducere antallet af ikke-værdiskabende forstyrrelser i hverdagen.

2. Tag stilling til aflysninger én gang for alle
Det kan blive nødvendigt at aflyse eller flytte et planlagt møde. Og meget ofte står et internt én-til-én-møde først for, når der mangler tid, og kalenderen skal ryddes. Men tænk engang over det signal, det sender:  At dit møde med denne person, der refererer til dig, er den mindst værdiskabende aktivitet for dig i dag. Det harmonerer ikke godt med den værdi, ledere generelt tillægger deres medarbejdere i talen. Vær i stedet realistisk i planlægningen af møderne og definere på forhånd nogle tydelige principper for, hvad der kan berettige en aflysning af et sådant møde, således at det kun sker sjældent.

3. Begynd mødet med det, din medarbejder har på sin dagsorden
Det er en god ide at aftale, at han sender sine punkter i stikords-form før mødet. Efter din medarbejders punkter er drøftet, er der plads til de punkter, du måtte have, men sørg for, at der også er tid til småting. Det er ofte her, de ting kommer frem, som I ved tidlig håndtering kan undgå bliver til store sager, f.eks. problemer i kollega-skabet.

4. Vær nærværende i mødet
At være nærværende handler selvfølgelig om at lytte og gøre sig umage med at følge det spor, din medarbejder er på. Men en del af dette er også mere strukturelt at sørge for, at der ikke ligger møder lige op ad én-til-en-mødet, som tvinger dig til at flyve ind og ud af mødet. En enkel måde er at sætte mødet til 45 minutter fra f.eks. 10.05 til 10.50, men reservere hele timen.

Nærvær kan også skabes ved, at I fjerner jer fra blinkende telefoner og bippende PC'ere. Gå en tur rundt om firmablokken eller i en nærliggende park.

5. Gør opfølgning let
Sørg altid for, at der er tre minutter til sidst i mødet til at samle op på det aftalte. Bed gerne din medarbejder opsummere det i stikordsform i en kort mail. Dette handler ikke kun om at huske det aftalte, men om at det formuleres af den, der skal udføre opgaven. Herved kan mange misforståelser undgås.  

6. Evaluér hver gang
Blev din medarbejder, hvad enten hun er leder eller ej, bedre i stand til at løfte sin opgave gennem mødet med dig? Dette er helt afgørende for at kunne berettige at holde én-til-en-møder.

Var der dele af dette møde, der reelt var mere relevant at tage på et ledelsesmøde, hvor hele eller dele af det næste lag under dig er samlet? Det vil være relevant, hvis emnerne er af tværgående strategisk karakter.
Det giver en række fordele at tage beslutninger og drøftelser sammen i en ledergruppe: 

  • Der kommer flere kvalificerede syn på problemet, hvilket kan bidrage til bedre løsninger.
  • Der sker samtidigt en kommunikation, så andre dele af organisationen har indsigt i, hvad der implementeres i andre enheder.
  • Den nødvendige koordinering sker før eksekvering.
  • En ledergruppe på seks personer skal vedligeholde 14 kombinationer af én til én-møder for at erstatte et godt samlet ledelsesmøde. 

Der er kun et eneste "minus" ved at tage beslutninger sammen i ledelsen fremfor på bilaterale én-til-en-møder: Lederen mister den magtposition, man får ved at være den eneste med det fulde billede. Desværre vælger mange af netop denne grund at holde for mange én-til-en -møder og for få gode ledelsesmøder. Det kræver nemlig en stærk leder, at trække ledelsen sammen omkring sig. 

Print Friendly, PDF & Email
Share