10 effektive tip baseret på videnskabelige studier

En gruppe af forskere har samlet et overblik over studier om møder og samlet det i 10 råd.

  1. Eksperimentér. Prøv nye mødeformer - fx mødelængde, deltagerantal, mødested og teknologi.
  2. Definer formålet. Hvert møde bør have et klart formål og en defineret funktion.
  3. Brug teknologi. Optag møder, brug skærmbilleder og del dokumenter digitalt.
  4. Hold fokus. Undgå at komme på afveje og hold jer til dagsordenen.
  5. Store hold til innovation. Større teams kan være kreative, men sørg for god mødeledelse.
  6. Rum for alle. Inkluderer alle relevante medarbejdere i møderne.
  7. Forpligtelse til processen. Ledere skal bakke op om en positiv mødekultur.
  8. Planlæg mødernes design. Tænk over mødets fysiske rammer og pauser.
  9. Ledelse fremmer mødeperformance. Én leder per møde sætter tonen og sikrer bedre beslutninger.
  10. Fang kreativiteten. Udvikl måder til at fastholde gode idéer fra møderne.

Nedenfor kan du læse meget mere om disse råd og studierne bag. God fornøjelse.

Alle disse pointer er samlet op i artiklen "Ten simple rules for meaningful meetings", af følgende ferfattere:

Christopher J. Lortie, York University and The National Center for Ecological Analysis and Synthesis, UCSB
Joseph A. Allen, Department of Family and Preventive Medicine, University of Utah
Hoby Darling, Logitech, California
Andy Walshe, Department of Organizational Behavior, Graduate School of Business, Stanford
Matt Abrahams, Department of Organizational Behavior, Graduate School of Business, Stanford Scott Wharton, Department of Organizational Behavior, Graduate School of Business, Stanford

 

1. Eksperimentér:

  • Prøv nye mødeformer: Udforsk forskellige mødefunktioner (design thinking) og test variabler som varighed, hyppighed, sted, teamstørrelse, timing og teknologi for at se, hvordan de påvirker mødets effektivitet og ønskede resultater (Ruxton & Colgrave, 2018; Allen et al., 2018; Murray, n.d.; Stairmand et al., 2015).
  • Forskning og eksekvering: Litteraturen understreger behovet for at eksperimentere med møder både i forsknings- og udførelseskonteksten (Murray, n.d.).

2. Definer formålet:

  • Mening og formål: Betydningen og formålet med møder er afgørende for professionelle interaktioner (Meyer & Maltin, 2010; Meyer et al., 2002).
  • Definer funktionen: For hvert møde skal du definere formålet og funktionen af mødet (Forsetlund et al., 2009).
  • Relevante møder: Møder, der er relevante for deltagerne, fremmer engagement både under og efter mødet (Allen & Rogelberg, 2013).
  • Ordforråd for funktioner: Udvikl et ordforråd for mødefunktioner, da delte sociale semantikker fremmer bedre synkronisering (Yu et al., 2013).
  • Grundregler: Dette er i bund og grund grundreglerne for mødeprocessen (Allen et al., 2008).
  • Skelne fra dagsorden: Dette er ikke det samme som at sætte en dagsorden (Stone & Brush, 1996). Det er blot en mulighed for at definere betydningen af den aktuelle opgave for at skabe motivation og engagement (Allan, 2017).

3. Brug teknologi:

  • Overalt til stede: Teknologi er allestedsnærværende i både personlige og professionelle omgivelser (Wu & Shang, 2019).
  • Udnyt teknologien: Brug teknologien til at optage, tage skærmbilleder, fotografere, dokumentere og inkludere deltagere eksternt (Ahtinen et al., 2016; Junuzovic et al., 2011; Tilahun & Levinson, 2017).
  • Kreativitet og hurtig indholdshåndtering: Teknologi kan fremme kreativitet og hurtig indholdshåndtering (Bouamrane & Luz, 2007; Pacauskas & Rajala, 2017).
  • E-mødefacilitering: Facilitering af e-møder kan kræve unikke strategier til at håndtere potentielle udfordringer (Macaulay & Alabdulkarim, 2005; Romano & Nunamaker, 2001).
  • Media Richness-forskning: Forskning bekræfter, at møder, der bruger kommunikationsværktøjer med højere fidelitet (f.eks. videokonference i stedet for telekonference), er mere effektive, engagerende og giver bedre resultater (Wu & Shang, 2019).

4. Hold fokus:

  • Flow og momentum: Ligesom i sport er flow og momentum vigtige komponenter i alle produktivitetsbestræbelser, herunder møder (Liew et al., 2019).
  • Fremme flowtilstande: Møder skal fremme flowtilstande, der omfavner kompleksitet, men ikke maksimerer deltagernes kognitive belastning (Pacauskas & Rajala, 2017).
  • Proceduel kommunikation: Dette omfatter at engagere sig i proceduremæssig kommunikation i møder for at fremme momentum og undgå emnemæssig afvigelse inden for den aftalte ramme (Lehmann-Willenbrock et al., 2013).

5. Store hold til innovation:

  • Innovation som primært resultat: Hvis innovation er det primære resultat af et specifikt møde, kan du overveje at sammensætte større teams med fokus på proces - ikke produkt (Sarooghi et al., 2015).
  • Teamstørrelse som moderator: Teamstørrelsen er sandsynligvis altid en vigtig moderator af ethvert resultat, men dens indflydelse kan variere afhængigt af den specifikke opgave (Dennis & Wixom, 2002) og bør eksperimenteres med kontekstuelt (dvs. den første regel).
  • Modstridende resultater: Nogle rapporterer, at større møder er mindre effektive (Boivie et al., 2016). Nøglen er at opbygge effektive faciliteringsprocesser for at muliggøre samarbejde på tværs af det relativt store antal deltagere.
  • Flere hjerner, flere kreative interaktioner: Flere hjerner kan generere mere kreative interaktioner.

6. Rum til alle:

  • Inkludering og repræsentation: Inkludering og sikring af repræsentation fra hele organisationen fremmer engagement, fastholdelse og tilfredshed (Basta et al., 2017; Neininger et al., 2010).
  • Byg et team, ikke en organisation: En organisation er en gruppe mennesker, der er forpligtet til at være der, mens et team er en gruppe mennesker, der er kommet sammen for at nå et fælles mål.
  • Giv alle mulighed for at deltage: Giv alle deltagere mulighed for at deltage i møder efter behov (Malouff et al., 2012) og når det er relevant (Allen & Rogelberg, 2013).

7. Forpligtelse til mødeprocessen:

  • Støt prosociale tendenser: Ledere skal støtte prosociale tendenser i møder (Liu et al., 2016).
  • Anerkendelse af engagement: Anerkendelse af engagement i processen reducerer stress (Meyer & Maltin, 2010).
  • Et socialt element: Møder er i sagens natur en social funktion. Øget velvære hos medarbejderne gennem mødeprocessen er en ikke-triviel fordel i betragtning af hyppigheden og den andel af tid, der er forbundet med denne aktivitet i de fleste professionelle kontekster.

8. Planlæg designet af møder:

  • Bevægelse: Bevægelse (Ahtinen et al., 2016), rumkonfiguration (Hill et al., 2003), placering (Ahtinen et al., 2016) og pauser bør planlægges på forhånd (Sio & Ormerod, 2009).
  • Design Thinking: Ligesom den første regel, skal du eksperimentere med design thinking til møder og teste konfigurationer socialt og fysisk for teknologi og mennesker på de steder, hvor du mødes (Brown, 2008; Dorst, 2011).

9. Ledelse fremmer performance:

  • Støt alle idéer: Støt mindst alle idéer, hvis målet med et møde er kreativitet (Liu et al., 2016).
  • En enkelt leder per møde: En enkelt leder per møde er typisk mest effektiv (Roman et al., 2012).
  • Mødelederen sætter tonen: Mødelederen sætter tonen (Schuleigh et al., 2019) og kan minimere social dovenskab og bedre beslutningstagning, især i transaktionelle elektroniske interaktioner (Kahai et al., 2003).
  • Overordentlig vigtighed: Ledelsens betydning kan ikke overvurderes og kan gøre eller bryde mødet (Mroz et al., 2018).

10. Fang kreativiteten:

  • Kreativitet er en grundlæggende komponent: Kreativitet er sandsynligvis en grundlæggende komponent i mange møder i et vist omfang, dvs. produktion af nye og nyttige idéer (Herrmann, 2010; Hunter et al., 2009; Loehle, 1990).
  • Udvikle mekanismer: Udvikle digitale eller fysiske mekanismer i møder for at fastholde indhold og idéer (Macaulay & Alabdulkarim, 2005; Sibbet, 2010).
  • Aftale og kommunikation: Sikre aftale og kommunikation om mekanismen inden mødet begynder med alle deltagere (Reiter-Palmon & Sands, 2015).
  • Deling af resultater: Definer en klar og nem måde at dele resultaterne af mødet på.
Ledergruppe
Print Friendly, PDF & Email