De mest populære funktioner
Man kan trække fakta ud for givne perioder og givne grupper og dermed se, hvordan mødestilen er for en gruppe sammenholdt med benchmark eller nogle standarder, ledelsen har defineret.
Statistikken indeholder anbefalinger til, hvordan den enkelte gruppe bevæger sig mod benchmark.
Den vil give topledelsen fakta på mødekulturen, og hvordan den udvikler sig.
Det er heller ikke nødvendigt. Når mødedeltager modtager mail med dagsorden, følger hun et link, hvor alt er tilgængeligt digitalt. Punkt for punkt kan hun læse bilag, skrive personlige notater etc. Herfra kan hun også printe de dele af materialet, hun måtte ønske.
Men mange mennesker foretrækker stadig papir, og her giver pdf-konverter en kæmpe fordel.
Den
– samler dagsorden og alle bilag i et langt dokument,
– laver bogmærker, så man kan springe til det rigtig bilag, uanset hvor man er i dokumentet
– og laver en label på samtlige sider, så man aldrig er i tvivl om, hvor man er.
Denne funktioner er også en stor lettelse for de mange virksomheder, der bruger at sende en samlet pdf via mail til mødedeltagerne. Især for den mødeplanlægger, der modtager mange bilag og ofte tæt op under deadline er den helt uvurderlig. Det er helt enkel drag and drop ind på dagsorden og pdf’en genereres med et klik.
Fordele
Som alle andre mødesystemer vil I opleve, at I kan minimere den administrative tid før og efter møderne. Det skyldes, at alle dokumenter og processer omkring mødet bliver struktureret, som det er mest optimalt for jer.
Men BetterMeetings mødesystem handler allermest om at skabe handlekraft gennem møder, der nytter og flytter. Vi påvirker mødekvaliteten og gør det let for alle at involvere sig. Det sker gennem en række indbyggede processer.
Der findes mange gode mødesystemer på markedet. De fleste er skabt for at håndterer dokumenttunge og dokumentationskrævende møder.
BetterMeetings mødesystem er primært udviklet for at forbedre mødekultur i hele organisationen. Det gør det muligt at tage nogle centrale beslutninger om, hvordan møder skal drives, digitalisere det og dermed sikre, at de nye gode vaner er lette at tilegne sig for alle.
Samtidig er der mulighed for lokal tilpasning til de særlige behov. Hver gruppe definerer således sine egne deadlines for, hvornår dagsorden sendes ud, referat skal være færdigt, faste mødepunkter, årsrytme, grunddokumenter, fællesskab om design, referat, opgaveløsning etc.
Systemet løfter kvaliteten af møder, fordi det skaber en gennemsigtighed. Nedad betyder det, at det bliver let og påkrævet at involvere sig. Opad bliver det let at få overblik over alle mødefora og deres liv, og der kan løbende trækkes statistiker til optimering i hver gruppe.
Hertil letter det mødeleder/administrator, som får udkast til dagsorden og automatisk opfølgning på aftaler. Der er hjælpe-redskaber til at designe en dagsorden, der gør det let at involvere sig og som derigennem skaber et ejerskab, der sikrer handling mellem møder.
Vores mødesystem flytter adfærd, fordi tre ender mødes. Derfor virker det:
1. Bedste praksis. Systemet bygger – som det eneste i øvrigt – på videnskabelige dokumentation om, hvad der skaber effektive møder. Den fokuserer således på proces og indhold samtidig med at den holder styr på mødedokumenterne. (feks. bliver du mindet om at forberede dig, får designtips, så der er større gennemsigtighed og klarhed, påmindelser om aftaler – alle sammen små ting, der løfter kvaliteten og ad den vej reducere mængden af møder)
2. Denne bedste praksis er digitaliseret – dvs. det er let for alle at tilegne sig de nye vaner, fordi det sker automatisk.
3. Systemets opsætningsmuligheder gør det let at sætte systemet op på netop den måde, den enkelte gruppe allerede arbejder. Dvs. forandringen kan tages i små skridt mod bedste praksis. Det sikrer ejerskab og dermed vedvarende og holdbar effekt.
Implementering af systemet kræver ingen træning og ingen særlig IT indsigt.
Systemet sender mail, hver gang opmærksomhed er påkrævet, og adgang fås direkte fra mail.
Systemet kan selvfølgelig også tilgås fra en app på skrivebord eller hjemmeskærm.
Men det kræver en ildsjæl, der brænder for at skabe større handlekraft gennem bedre mødekvalitet, og som vil spille bold med BetterMeetings om at lave den bedst tænkelige opsætning for jer.
Derfor anbefaler vi, at
1. begynde i én enkelt intern gruppe og køre fire møder her. Her skal mødelederen spille sammen med BetterMeetings om opsætning, mens deltagerne alene vil opdage en ny måde at få dagsorden på. Dette er uden beregning.
2. Først herefter skal IT involveres og de nødvendige integrationer laves til (f.eks. outlook, dokumentstyring etc.) Hvis der ønskes tilbud på dette, inden vi går i gang, behøver vi en oversigt over hvilke systemer, der evt. skal integreres til.
3. Samtidig skal der tages stilling til hvor mange beslutninger vedr. mødekultur, der skal tages centralt, og hvad der skal kunne sættes op af den enkelte mødeleder. Hvis der ønskes tilbud på dette, inden vi går i gang, behøver vi en fornemmelse af, hvor mange grupper, der evt. skal på systemet.
4. Først når dette er gjort og testet, tages resten af organisationen ind og det aftales, hvilken rapportering der skal ske løbende til ildsjælen.
Man kan sagtens lave et godt mødesystem selv, med de gængse systemer der er til rådighed. Men det kræver en høj disciplin, og det er ikke bare dig selv, der skal følge den. Det skal også alle andre, der leder møder i jeres virksomhed.
For at have en god mødekultur er det nemlig nødvendigt, at alle i organisationen bidrager til gode møder. I BetterMeetings digitaliserer vi de gode mødevaner, så det er let for alle at udleve dem.
Sikkerhed og teknik
BetterMeetings mødesystem er cloudbaseret og fungerer uden nogen installation. Man behøver ikke engang installere en app.
Alle brugere får en mail, når der er noget, der kræver deres opmærksomhed.
Selvfølgelig kan systemet integreres til eksisterende sags- og dokumentstyring IT, men det er også let at hente samtlige filer fra et møde ned og arkivere det lokalt. Eller lade det blive i skyen, hvor det ligger trygt og godt.
Ved afsluttet kundeforhold slettes alt hos BetterMeetings.
Forud for dette overdrages samtlige zip mapper (én pr møde) til jer.
Skulle I fortryde, kan systemet og dets historik kun genskabes med disse mapper.
Sikkerhed er helt grundlæggende, og i BetterMeetings følger vi naturligvis internationale standarder.
• Vores webservices bruger Thawte SSL 123 Certificate som kører 256 Bit kryptering – dvs. fuld sikkerhed.
• Vores servere kører med failover, dvs. skulle én server få problemer, hopper hele løsninger over på et parallelt setup, med en max nedetid på 1 minut.
• Alle filer bliver gemt på amazon S3, og er ikke offentligt tilgængelige, sikkerheden ved amazon er helt i top.
Dokumenter bør ideelt set aldrig forlade jeres eget filsystem. Det kan gøres på flere måder og skal løses konkret mellem vores IT funktioner.
Systemet skaber en zip-komprimeret mappe med samtlige dokumenter fra hvert møde til arkivering på lokale drev.
Som standard anvender vi et video software der hedder Jitsi (https://jitsi.org/).
Skype kan dog integreres efter ønske – hvilket dog kræver at jeres organisation har Skype for business
Fandt du ikke svar på dine spørgsmål?
Send meget gerne en mail til support@bettermeetings.as.
