Et godt mødeprincip handler om design og involvering

Denne artikel blev bragt i Dansk HRs nyhedsbrev den 21. februar 2018. 

Find den og en lang række konkrete værktøjer her. 

Artiklen er gengivet med tilladelse fra Dansk HR.

Et godt mødeprincip handler om design og involvering.

”Skab konflikt i mødet!” Dét er et mødeprincip, der rykker og vil skabe gejst og handlekraft i din organisation. Denne artikel handler om, hvornår mødeprincipper er på sin plads, og hvordan de giver størst effekt.

Det er ikke unormalt at træde ind i et mødelokale og se en ramme med fem mødeprincipper. Ofte lavet med stor energi af en arbejdsgruppe, der håber, at alle vil tage principperne til sig med god støtte fra ledelsen. Resultatet er ofte skuffende. Mødeprincipper, - kurser og dialog om møder flytter nemlig ikke noget i det lange løb, hvis man har en struktur, som trækker i modsat retning *. De tidligere syv artikler med tilhørende redskaber har handlet om det.  

Når strukturen er optimeret, er det tid til at formulere nogle mødeprincipper, som skal understøtte, hvordan din virksomhed bedriver ledelse. For møderne er jo en arena for ledelse. Mødeprincipper er gode, fordi formulering er forpligtende og er med til at afstemme forventninger hos alle, der deltager i møder. 

Design og involvering løfter mødekvalitet

Når mange virksomheder er optaget af at få en bedre mødekultur, er det typisk fordi, man er blevet bevidst om, hvor meget tid, der spildes i møder. F.eks. har mange leder gode principper for, hvor lang tid et møde må vare. ”Mine én til en møder varer aldrig mere end 20 minutter, vores samlede møder er max 2 timer, og vi begynder og slutter altid til tiden!” fortalte en leder mig for nyligt.

Og det virker. I hvert fald på overfladen. Møderne bliver faktisk kortere. Det, man ikke ser, er hvor meget koordinering, der flyttes fra det synlige til det mindre synlige i form af bilaterale forstyrrelser i det, der skulle være en effektiv arbejdshverdag uden for møderne. Koordinering, der bliver nødvendig, fordi der fortsat er behov for afklaring. Det er sådan de overflødige ad hoc møder opstår.

Det er en bedre og mere sikker vej til færre og kortere møder at arbejde med mødekvalitet. Mødekvalitet handler især om forberedelse både hos leder og deltager. Princip nummer ét må være, at man aldrig møder op til et møde uforberedt. Det kræver selvfølgelig, at mødeleder har givet mulighed for, at man kan forberede sig, og det kræver, at hun designer en dagsorden med få punkter med klart formål, én konkret ansvarlig person på hvert punkt, gennemtænkt tid og proces, gennemtænkt deltagerkreds, klarhed om typen af dagsordenspunkt (orientering, drøftelse, beslutning) og at den er sendt ud med alt materiale på forhånd. Videnskabelige undersøgelser viser, at ledergrupper, der har for vane at dele materiale på selve mødet, har dobbelt så lange møder som andre.  

Alt dette ligger før mødet. De næste afgørende indsatser for høj mødekvalitet er, hvordan selve mødet gennemføres. Mødeleder skal styre mødet som en serie af samtaler. Det betyder, at hun har to roller; én som almindelig deltager i samtalen og én som den, der orkestrerer, at samtalen forløber godt. Det er her konflikten kommer ind. En modig mødeleder vil efterspørge modsatrettede synspunkter og måske endda provokere dem frem, for på den måde at afdække blinde vinkler og usagte forbehold. Det er videnskabeligt veldokumenteret, at dette giver mere energi og ejerskab. Selv hos dem, der ikke fik deres synspunkter tilgodeset. For at en samtale forløber godt, skal alle engageres og de, der taler for meget, skal venligt afbrydes. Nøgleordet her er involvering.

Efter mødet skal der selvfølgelig laves referat og følges op. Her har mødeleder fortsat en stor opgave. Det giver energi at opleve, at man er på et hold ”der rykker” og hurtig eksekvering af aftaler er derfor en løftestang. Alle skal vide præcist, hvad de skal efter mødet. Skabeloner for referater er ofte en velment spændetrøje. Referatets vigtigste opgave er nemlig at holde momentum og skabe rød tråd mellem det ene møde og det næste**. Ofte er dets værdi allerstørst som forberedelse til næste møde, så alle kan begynde mødet der, hvor man slap sidst!

Forberedelse giver færre og kortere møder

Forberedelse giver ikke bare kortere møder. Det giver også færre møder, fordi det øger kvaliteten af hvert møde. Det skyldes, at man, når man forbereder sig, dels kan gøre det i sin egen tid, dels og vigtigst kan forholde sig uden at blive påvirket af andre. Med en ordentlig samtale på mødet skaber det bedre aftaler. Og det reducerer behovet for bilateral koordinering og opfølgningsmøder.  

Der er brug for fælles og individuelle mødeprincipper
Fælles mødeprincipper i en organisation støtter en fælles ledelsesstil. De har især stor betydning for de gode ad hoc møder, fordi den gruppe ikke har rutine i at sidde til møde sammen. Men de bør suppleres af nogle individuelle for hvert af de faste mødefora. Selv meget erfarne ledere må nemlig ind i mellem skifte stil i metoder for design og involvering for at få bemærkelsesværdige resultater. Derfor vil der være brug for justeringer efterhånden som principper bliver til vaner.

 

 

* Hvis du ikke er tilfreds med mødekulturen i din organisation, må du først arbejde med, hvad der skaber behovet for at mødes. Den letteste vej er at analysere ad hoc møder. Du må undersøge om alle i organisationen har det rette handlerum til at løfte sin opgave, så det kun er ting, der kræver koordinering, som kommer på møder. Disse ting bør til gengæld behandles på møder, der ligger på et forudsigeligt tidspunkt med en klar dagsorden. Meget gerne styret af nogle faste punkter og et årshjul. På den måde kan man optimere den samlede arbejdstid i organisationen. Disse ting skal være på plads, før man begynder at arbejde med mødeprincipper.

 

** Dette gælder dog kun delvist de steder, hvor referatet er et juridisk dokument, f.eks. ved bestyrelsesmøder, eller der, hvor mødedeltager er med i mødet som repræsentant for andre, der har ret til at vide, hvordan rollen blev udfyldt, f.eks. i visse offentlige embede.


TILBAGE TIL MØDEKULTUR-ANALYSE

Lav dit eget mødekanvas for din ledelsesstil.
Se nærmere på vores grundkursus i mødeledelse

 

Print Friendly, PDF & Email
Share