Gennem mødedesign kan du imødegå, at folk kommer for sent til dit møde

Skrevet af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver og affiliate og Wenche Strømsnes, stifter og leder i BetterMeetings. 

Det er så irriterende for alle, når en eller flere deltagere dukker op, efter mødet er begyndt. Skal man ignorere det og bare fortsætte ufortrødent? Eller skal man gentage oplægget til samtalen, da det ellers ikke er muligt at falde ind. Også her skal mødeleder bruge sin dømmekraft og gøre det, der skal til for at sikre, at mødet nytter og flytter.

(Artiklen fortsætter under boksen nedenfor)

Denne artikel er en del af serien "Det vigtigste i mødet sker, før det begynder". Her kan du læse specifikke artikler om, hvordan du gennem mødedesign kan imødegå nogle gængse problemstillinger.

GÅ TIL HOVEDARTIKEL

Men der er flere ting, man kan gøre allerede før mødet overhovedet begynder.

Man kunne jo spørge sig selv, om de samme personer, som kommer for sent til dit møde, også ville komme for sent til en jobsamtale eller deres eget bryllup. Hvad er forskellen? Som oftest, når vi arbejder med dette, finder vi, at årsagen er, at man ikke helt har forstået mødets vigtighed. Eller kan se sin rolle i det. Her kommer mødedesignet ind.

Et klart formål skærper opmærksomheden
Først og fremmest skal man sørge for, at mødet har et klart formål. Formuler det gerne i emnefeltet i mødeindkaldelsen. Selv i tilbagevendende møderække vil det enkelte møde have lidt forskelligt formål fra gang til gang. Det skærper sanserne at være eksplicit om dette. Hvis ikke selve mødet har ét klart formål, skal som minimum hvert dagsordenspunkt være udstyret med et. Vær i dagsordenen eksplicit med, om formålet er at beslutte noget; orientere om noget eller reflektere over/drøfte noget.

Dernæst skal man sikre sig, at der er en dagsorden som understøtter dette formål. Jo mere gennemarbejdet en dagsorden er, og mere ”hype” der er omkring et møde, jo større betydning vil man også tillægge det.

At lave en god dagsorden med materiale, sende den ud i god tid og måske endda følge det op med små påmindelser som ”jeg glæder mig, til vi ses til mødet i morgen” er alt sammen med til at sende et signal om, at dette møde er vigtigt.

Planlæg med respekt for folks tid
Hvis man er en organisation med mange møder, kan man planlægge sit eget møde, så det begynder på et skævt tidspunkt. F.eks. kl. 9.10 i stedet for kl. 9.00. Hvis du er i en position til at gøre det, kan du forbyde de såkaldte ”back to back møder” i din organisation. Erfaringerne viser, at det kan være svært at praktisere, men når det først er indført, gør det noget positivt ved punktligheden. Reglen er enkel: ingen må bookes til et møde, hvis han eller hun ikke har mindst 15 eller 30 minutters pause efter det forrige møde.

Photo by Jeremy Beadle

Et møde med en klar dagsorden og med forberedte deltagere har meget større sandsynlighed for, at formålet med mødet faktisk lykkes. Det er derfor, at bedre mødekvalitet fører til færre møder. Der er mindre behov for opfølgning og at genoptage emner, som har været på et tidligere møde.

Print Friendly, PDF & Email
Share