Gode ledere har gode mødevaner

Mødevaner. Det er lederen for en ledergruppe, der sætter stilen for, hvordan hele virksomhedens mødekultur er.

Her er de fem vaner, som de dygtigste mødeledere lader sig styre af. 

Fem Mødevaner

Lav en prioriteret dagsorden

Det er mødeleder, der planlægger mødet. Han skaffer sig et overblik over:

  • hvilke punkter der er på dagsorden,
  • hvad der er til orientering, drøftelse og beslutning,
  • hvordan det skal prioriteres, og
  • hvor lang tid der skal sættes af til hvert enkelt punkt.

Det er vigtigt at have et klart billede af, hvor lang tid der er til hvert enkelt punkt, og hvad der skal komme ud af det. Men det er ikke en god ide at dele de detaljerede tider med mødedeltagerne. Mødeleder skal nemlig have mulighed for at navigere, hvis det viser sig, at det kræver mere tid at nå det ønskede mål for en drøftelse. Nogle mødedeltagere kan blive meget fokuserede på en udmeldt detailplan og derved miste fokus fra indholdet, hvis den afviger.

Det er helt normalt, at mødeleders detailplan skrider. Et møde består jo af mennesker med forskellige tilgange, og det vil en mødeleder ikke kunne forudse. Mødet ville være overflødigt, hvis hun kunne. Men det er vigtigt, at møder altid begynder til tiden og slutter senest på det udmeldte tidspunkt. Det signalerer respekt for andre menneskers tid og dermed en god holdning til en af de vigtigste ressourcer på en arbejdsplads.

Mødeleder kan vælge at udskyde et af de lavere prioriterede punkter til næste møde. En mulighed er også at forlænge mødet, såfremt det er muligt for alle deltagere. Det skal dog høre til undtagelserne. Det samme skal den sidste mulighed: at indkalde til et ekstra møde for at gøre dagsorden færdig.        

Bevar kontrollen på mødet

Det er et omfattende arbejde at planlægge en god dagsorden. Denne dagorden skal følges, og det kan kræve mod fra mødeleder. Nogle mødedeltagere kan have en interesse i, at mødet forløber anderledes end planlagt. Der vil altid være noget på spil i en ledergruppe. Det kan handle om relationerne mellem mødedeltagerne, om konkrete opgaver, man har forskelligt syn på, eller om selve processen, altså hvem, der har hvilke ansvar. Mødeleder må altid bevare kontrollen og sikre, at dagsorden gennemføres som planlagt. Lange enetaler og temaflugt skal afværges. Det er en god ide at gennemgå og begrunde dagsorden ved mødets begyndelse, og vende tilbage til den undervejs i mødet.  

Det er altid nødvendigt at undersøge efter et møde, hvor det var vanskeligt. Friktion og forskellighed er godt, men det fungerer bedst, hvis det italesættes. Sørg for, at der er tydelig mulighed for, at mødedeltagerne kan melde punkter ind til dagsorden i god tid før et møde. Forstyrrelser på mødet kan dermed lukkes ned ved at bede deltageren melde det ind til næste møde. Sørg også for at fordele ansvaret for, hvem, der bærer punkter på dagsorden, så alle aktiveres på møder. Konflikter i møder kan meget ofte håndteres ved at give de rette personer de rette opgaver. Er der en bestemt mødedeltager, der altid bringer en bestemt sag frem, så bed ham forberede og fremlægge, hvad der skal forandres som følge af sagen. Er der en mødedeltager, der altid dukker sig, så giv ham ansvaret for et punkt. Bliver han ved med at dukke sig, må det overvejes, om han hører til i gruppen. Tag denne drøftelse på et en til en-møde.       

Få det vigtige frem

Der er ingen mening i at holde et møde, hvis nogle mødedeltagere tromles eller ikke kommer til orde. Mødeleder skal finde den balance, hvor tempo og plan holdes, men det vigtige stadig kommer frem. Det er helt på sin plads at afbryde en mødedeltager, der fylder for meget. I er samlet for at få forskellige synspunkter frem, ikke for at få et foredrag. Det kan skrives eller optages og sendes rundt før mødet, hvis det er vigtigt for den beslutning, der skal træffes.

Hvis der ikke kommer tilstrækkeligt med synspunkter frem af sig selv, kan det være relevant, at mødeleder spørger bordet rundt eller stiller et spørgsmål direkte til en deltager med en begrundelse for, hvorfor han eller hun bør have et bidrag til sagen.   

Få alle deltagere engageret

Hvis der er personer til stedet ved mødet, som ikke har eller tager en rolle, er gruppen ikke rigtigt sammensat. Det er helt i orden at have forskellige deltagere til forskellige punkter, altså at nogle ledere kun er med i dele af mødet. Det er dog ikke optimalt.

Det er aldrig i orden at have deltagere, som ikke er engageret.  

Nå en konklusion

På et godt møde vil der være drøftet forskellige mulige konklusioner. Det er helt afgørende, at mødeleder udtrykker tydeligt, hvad konklusionen er, som det sidste før et punkt lukkes. En del af denne konklusion er, hvem, der gør hvad, hvornår.  

 

Det er helt uacceptabelt, hvis det, der er blevet konkluderet på et møde, ikke bliver eksekveret!       

Mødenotat
Print Friendly, PDF & Email
Share