Sådan kan du skabe en bedre mødekultur i din virksomhed

 

Uvaner om møder er en tidsrøver

Mange ledere bruger mere end halvdelen af deres arbejdstid i møder. Og det samme gælder med stor sandsynlighed for deres medarbejdere.

Det er god ledelse at sørge for, at den tid, der bruges på arbejde, skaber mest mulig værdi for virksomhedens kunder.

Gode mødevaner i ledelsen smitter af på hele organisationen. Her er nogle tips:

  • Undgå møder uden dagsorden
    Der er risiko for at tage fejl-beslutninger, hvis folk gribes af dynamikken uden at have tænkt sig om selv først. En dagsorden har dén styrke, at den temasætter det, der skal drøftes. Hjernen går i gang med at bearbejde et emne, straks det er tema-sat. Derfor er det med til at skabe bedre beslutninger at sætte denne (ofte ubevidste) proces i gang i god tid før et møde.

 

  • Stem altid dagsorden af som det første
    Hvis mødedeltagerne venter på et bestemt punkt, tabes deres opmærksomhed frem til det tages op.

 

  • Undersøg om nogen har punkter under "eventuelt"
    Under eventuelt bør der ikke tages beslutninger, idet ingen har haft mulighed for at forberede sig. Men "eventuelt" er et godt sted at samle alt det, som optager den enkelte. Begynd mødet med at finde ud af, om nogen har noget til punktet.

 

  • Undgå hurtige beslutninger
    Stil spørgsmål og inden du lukker beslutningen, så stil dig på den modsatte post. Hvad taler imod dette? Det er en god ide at opfordre deltagerne til at være djævlens advokater i mødet – for når I går ud, skal I være afstemte.

 

  • Lyt og gør dig umage med at følge det spor, folk er på
    Der ligger altid noget bag en persons handling. Gør dig umage med at forstå, hvad det er. Find ud af, hvordan du tøjler din irritation og gør istedet op med problematiske mødedeltagere en gang for alle. Det kan du kun gøre, hvis du forstår, hvad der ligger bag. Og hvem ved - måske bliver du overrasket?

 

  • Afbryd for lange tale-strømme
    I møder kan det være nødvendigt at afbryde. Møder er til for koordinering og ikke til enetaler. Indholdet af enetaler bør i stedet være med i forberedelses-materialet – som memo, lydfil eller video.

 

  • Slå hårdt ned på manglende forberedelse
    En mødedeltager, der ikke er forberedt, er intet værd i mødet. Han spilder både sin egen og andres tid.

 

  • Ved meget vigtige beslutninger er det en god ide at lægge "stilletid" ind på mødet
    Brug 30 minutter til at læse tingene igennem. Kør bordet rundt, hvor alle siger noget. Ved meget følsomme punkter: Gå ud af rummet og bed folk skrive kommentarer på PostIts, som du gennemgår, uden du ved præcist, hvem afsender er. Få det snakket grundigt igennem.

 

  • Sæt et fast slut-tidspunkt for hvert punkt
    Tænk hele dagsorden igennem og beslut på forhånd, hvor lang tid et punkt må tage. Sig, ved begyndelsen af hvert punkt, hvor meget tid, der er til drøftelse. Som mødeleder bør du ikke dele din tidsplan med gruppen. Det kan give en unødig de-fokusering, hvis folk venter på et bestemt punkt på et bestemt klokkeslæt, og det lukker din mulighed for at navigere i mødet.

 

  • Konkludér alle punkter med at tildele et klart ansvar og en deadline
    Slut alle møder med at besvare spørgsmålet: ”hvem gør hvad, hvornår” og skriv det ned.

 

  • Sørg for at deltagerne sætter tid af til forberedelse
    Som udgangspunkt skal man bruge mindst lige så meget tid på forberedelse som til selve mødet. Hvis folk bliver syge kan de skriftlig melde ind på punkter. Forberedelse giver bedre beslutninger og flere vinkler på sagen på selve mødet.

 

  • Sørg for at deltagerne sætter tid af til opfølgning straks efter mødet
    De færreste opgaver får tilført værdi af at ligge, og man kan lige så godt få det aftalte gjort. Hertil sender det vigtige energiske signaler til resten af organisationen.

 

  • Placer de faste møder i klumper på et bestemt tidpunkt på måneden
    Det giver et bedre arbejds-flow at have helt mødefri dage, hvor alle kan fokusere på kunder og drift, og mødedage, hvor alle er i beslutningsmode.
Print Friendly, PDF & Email
Share