1. Eksperimentér:

• Prøv nye mødeformer: Udforsk forskellige mødefunktioner (design thinking) og test variabler som varighed, hyppighed, sted, teamstørrelse, timing og teknologi for at se, hvordan de påvirker mødets effektivitet og ønskede resultater (Ruxton & Colgrave, 2018; Allen et al., 2018; Murray, n.d.; Stairmand et al., 2015).
• Forskning og eksekvering: Litteraturen understreger behovet for at eksperimentere med møder både i forsknings- og udførelseskonteksten (Murray, n.d.).

2. Definer formålet:

• Mening og formål: Betydningen og formålet med møder er afgørende for professionelle interaktioner (Meyer & Maltin, 2010; Meyer et al., 2002).
• Definer funktionen: For hvert møde skal du definere formålet og funktionen af mødet (Forsetlund et al., 2009).
• Relevante møder: Møder, der er relevante for deltagerne, fremmer engagement både under og efter mødet (Allen & Rogelberg, 2013).
• Ordforråd for funktioner: Udvikl et ordforråd for mødefunktioner, da delte sociale semantikker fremmer bedre synkronisering (Yu et al., 2013).
• Grundregler: Dette er i bund og grund grundreglerne for mødeprocessen (Allen et al., 2008).
• Skelne fra dagsorden: Dette er ikke det samme som at sætte en dagsorden (Stone & Brush, 1996). Det er blot en mulighed for at definere betydningen af den aktuelle opgave for at skabe motivation og engagement (Allan, 2017).

3. Brug teknologi:

• Overalt til stede: Teknologi er allestedsnærværende i både personlige og professionelle omgivelser (Wu & Shang, 2019).
• Udnyt teknologien: Brug teknologien til at optage, tage skærmbilleder, fotografere, dokumentere og inkludere deltagere eksternt (Ahtinen et al., 2016; Junuzovic et al., 2011; Tilahun & Levinson, 2017).
• Kreativitet og hurtig indholdshåndtering: Teknologi kan fremme kreativitet og hurtig indholdshåndtering (Bouamrane & Luz, 2007; Pacauskas & Rajala, 2017).
• E-mødefacilitering: Facilitering af e-møder kan kræve unikke strategier til at håndtere potentielle udfordringer (Macaulay & Alabdulkarim, 2005; Romano & Nunamaker, 2001).
• Media Richness-forskning: Forskning bekræfter, at møder, der bruger kommunikationsværktøjer med højere fidelitet (f.eks. videokonference i stedet for telekonference), er mere effektive, engagerende og giver bedre resultater (Wu & Shang, 2019).

4. Hold fokus:

• Flow og momentum: Ligesom i sport er flow og momentum vigtige komponenter i alle produktivitetsbestræbelser, herunder møder (Liew et al., 2019).
• Fremme flowtilstande: Møder skal fremme flowtilstande, der omfavner kompleksitet, men ikke maksimerer deltagernes kognitive belastning (Pacauskas & Rajala, 2017).
• Proceduel kommunikation: Dette omfatter at engagere sig i proceduremæssig kommunikation i møder for at fremme momentum og undgå emnemæssig afvigelse inden for den aftalte ramme (Lehmann-Willenbrock et al., 2013).

5. Store hold til innovation:

• Innovation som primært resultat: Hvis innovation er det primære resultat af et specifikt møde, kan du overveje at sammensætte større teams med fokus på proces - ikke produkt (Sarooghi et al., 2015).
• Teamstørrelse som moderator: Teamstørrelsen er sandsynligvis altid en vigtig moderator af ethvert resultat, men dens indflydelse kan variere afhængigt af den specifikke opgave (Dennis & Wixom, 2002) og bør eksperimenteres med kontekstuelt (dvs. den første regel).
• Modstridende resultater: Nogle rapporterer, at større møder er mindre effektive (Boivie et al., 2016). Nøglen er at opbygge effektive faciliteringsprocesser for at muliggøre samarbejde på tværs af det relativt store antal deltagere.
• Flere hjerner, flere kreative interaktioner: Flere hjerner kan generere mere kreative interaktioner.

6. Rum til alle:

• Inkludering og repræsentation: Inkludering og sikring af repræsentation fra hele organisationen fremmer engagement, fastholdelse og tilfredshed (Basta et al., 2017; Neininger et al., 2010).
• Byg et team, ikke en organisation: En organisation er en gruppe mennesker, der er forpligtet til at være der, mens et team er en gruppe mennesker, der er kommet sammen for at nå et fælles mål.
• Giv alle mulighed for at deltage: Giv alle deltagere mulighed for at deltage i møder efter behov (Malouff et al., 2012) og når det er relevant (Allen & Rogelberg, 2013).

7. Forpligtelse til mødeprocessen:

• Støt prosociale tendenser: Ledere skal støtte prosociale tendenser i møder (Liu et al., 2016).
• Anerkendelse af engagement: Anerkendelse af engagement i processen reducerer stress (Meyer & Maltin, 2010).
• Et socialt element: Møder er i sagens natur en social funktion. Øget velvære hos medarbejderne gennem mødeprocessen er en ikke-triviel fordel i betragtning af hyppigheden og den andel af tid, der er forbundet med denne aktivitet i de fleste professionelle kontekster.

8. Planlæg designet af møder:

• Bevægelse: Bevægelse (Ahtinen et al., 2016), rumkonfiguration (Hill et al., 2003), placering (Ahtinen et al., 2016) og pauser bør planlægges på forhånd (Sio & Ormerod, 2009).
• Design Thinking: Ligesom den første regel, skal du eksperimentere med design thinking til møder og teste konfigurationer socialt og fysisk for teknologi og mennesker på de steder, hvor du mødes (Brown, 2008; Dorst, 2011).

9. Ledelse fremmer performance:

• Støt alle idéer: Støt mindst alle idéer, hvis målet med et møde er kreativitet (Liu et al., 2016).
• En enkelt leder per møde: En enkelt leder per møde er typisk mest effektiv (Roman et al., 2012).
• Mødelederen sætter tonen: Mødelederen sætter tonen (Schuleigh et al., 2019) og kan minimere social dovenskab og bedre beslutningstagning, især i transaktionelle elektroniske interaktioner (Kahai et al., 2003).
• Overordentlig vigtighed: Ledelsens betydning kan ikke overvurderes og kan gøre eller bryde mødet (Mroz et al., 2018).

10. Fang kreativiteten:

• Kreativitet er en grundlæggende komponent: Kreativitet er sandsynligvis en grundlæggende komponent i mange møder i et vist omfang, dvs. produktion af nye og nyttige idéer (Herrmann, 2010; Hunter et al., 2009; Loehle, 1990).
• Udvikle mekanismer: Udvikle digitale eller fysiske mekanismer i møder for at fastholde indhold og idéer (Macaulay & Alabdulkarim, 2005; Sibbet, 2010).
• Aftale og kommunikation: Sikre aftale og kommunikation om mekanismen inden mødet begynder med alle deltagere (Reiter-Palmon & Sands, 2015).
• Deling af resultater: Definer en klar og nem måde at dele resultaterne af mødet på.