Første skridt i en mødekulturanalyse er at se på adhoc møderne

Adhoc møder er gode møder, men...
På mange måder er adhoc-møder eksemplariske. De har ofte

  • et meget klart formål
  • få punkter på dagsorden
  • de helt rigtige deltagere til lige netop dette formål
  • og så er de ofte korte

Det er faktisk nogle af de ting, vi gerne ser ved alle møder.

Problemet med dem er, at de indkaldes adhoc. Det vil sige, at de opstår uden for den normale mødestruktur, og det gør det svært for den enkelte at planlægge sin arbejdstid. Adhoc møder er pr. definition en forstyrrelse, og forstyrrelser er en af de største kilder til ineffektivitet på arbejdspladsen. Det er sjældent mødeindkalderen, der oplever denne forstyrrelse, men de indkaldte deltagere gør. De skal flytter deres planlagte arbejdsopgaver, for at finde tid til adhoc-mødet.

Ved adhoc møder bliver etablering en selvstændig opgave
Mange fortæller også om, hvordan de bruger meget tid på alene at få etableret mødet. Normalt består alle møder af

  1. noget man skal gøre før møde, dvs. forberedelse,
  2. under mødet, dvs. bidrage til dialogen og
  3. efter mødet, dvs. gøre det aftalte.

Men ved adhoc møder opstår en fjerde opgave: at etablere mødet. At få koordineret de relevante deltageres kalendere, og finde et tidspunkt, hvor alle kan, og et mødelokale er ledigt. Og med kan menes i praksis, at finde et tidspunkt, hvor der ikke ligger andre møder. For hvad den enkelte har af øvrige arbejdsopgaver planlagt, kan være sværere at se for en kollega. Disse øvrige opgaver er virkelig vigtige, for det er jo ikke når vi sidder i møder, at vi rent fakisk får ting gjort. Det gør vi først, når vi kommer tilbage til vores individuelle arbejdsstation.

Selv om vi har hjælpeværktøjer som f.eks. doodle, og selv om digtale platforme fjerne begrænsningerne ved tilgængelige mødelokaler, så hører vi alligevel om, hvordan mange bruger meget tid på etablering af møder hver eneste dag. Etablering er ikke en værdiskabende aktivitet.

Falsk oplevelse af hast skaber forstyrrelser
Når der bliver behov for et adhoc møde, er det fordi noget opstår. Det kan være uden for virksomheden f.eks. noget i medierne eller hos en kunde, men det er også ofte inde i hoved på en kollega. Man får en idé og bliver ivrig efter at få det vendt eller sat i værk. Eller man frygter noget og bliver nervøs for ikke at få det italesat i tide. Harvard professor John Kotter, som vi bedst kender for sit arbejde med forandringeledelse, skrev i 2008 om "Sence of urgency" (ISBN13:9781422179710)  og vigtigheden af, at vi lærer at skelne mellem "true" og "false" sence of urgency.

De fleste oplever, at det, de netop skulle til at indkalde til et adhocmøde for, egentlig sagtens kan vente til et kommende ordinært møde. Det er mest en tænkning og noget, der ligger i kulturen, men hvis man kna formå at gøre det til en vane, vil man opleve meget mere uforstyrret arbejdstid.

Hvordan analyseres adhocmøder?
Adhoc møderne forstyrer. Men de fortæller også, hvad der i virkeligheden foregår i organisationen lige nu. Og det er årsagen til, at de er den bedste kilde til viden, når I skal undersøge, hvor det bedst betaler sig at sætte ind, når mødekulturen skal forbedres.

Der er to relevante spørgsmål at stille sig selv, når man vil analysere et adhoc-møde: Kunne dette møde være undgået, hvis:

  1. vi i tide havde drøftet det på et ordinært møde?
  2. den, der indkaldte til mødet, hvad et bredere mandat?

Det er faserne 1 og 2 i guiden.

Hvonår har vi brug for adhocmøder?
Adhoc møderne er til de uforudsete ting, der sker. Og det er helt uundgåeligt, at der er noget af det. Adhoc møder er helt nødvendige, hvis du arbejder i et beredskab eller en kundeservice. Det er også meningsfyldte ved nyetablerede projekter, afdelinger eller virksomheder, som en måde at få ting koordineret på. Men så snart en enhed finder sin form, vil det hurtigt bliver klart, at en fast mødestruktur er langt mere effektivt.

For alle andre situationer er for mange adhocmøder tegn på dårlig ledelse. Det indikerer, at ledelsen og dermed organisationen er på bagkant og ikke har organiseret sig på en måde, som giver et optimalt og effektivt arbejdsmiljø. Det er ledelsens ansvar at søge at være på forkant, og det indebærer, at man får talt om de rigtig ting i tide. Mange ad hoc møder er det synlige bevis på, at dette ikke er sket. Løsningen findes ved en stor grad af bevidsthed om, hvad der er på dagsorden på de ordinære møder, der afholdes i organisationen.

I denne artikel kan du læse om adhocmødernes udfordringer – lavere kvalitet i indhold, spildt tid og koordination.

Print Friendly, PDF & Email
Share