Artiklen er gengivet med tilladelse fra Jysk Fynske Medier.

Tag dine møder til næste niveau med Spørgsmålsdagsordenen
Af Wenche Strømsnes, Stifter og leder af BetterMeetings. Tidl. adm. direktør for CfL.

Jeg har i mange år arbejdet med hverdagens møder. Både som mødeleder, deltager og observatør. Jeg har læst videnskaben, studeret dygtige ledere og hjulpet teams med at forbedre deres mødekultur. Men denne gang er det anderledes. Det bygger ikke kun på et råd fra en forsker eller en dygtig leder, jeg har observeret. Det er en metode, der er vokset frem gennem årene. Inspireret af mødekulturens bedste praksis og finpudset gennem mine egne erfaringer.

Jeg kalder det Spørgsmålsdagsordenen, og det er en enkel metode, der har gjort en enorm forskel for de møder, jeg designer. Det er ikke nødvendigvis revolutionerende – det er bare effektivt. Og jeg deler det her i håb om, at du vil finde det lige så værdifuldt, som jeg har gjort.

Spørgsmålsdagsordenen:
Mødet begynder før mødet. Det slutter, når spørgsmålene er besvaret
Møder kan være fantastiske. Når de er godt designet, skaber de handling, svar og fremdrift. Men selv de bedste møder kan blive bedre – det oplevede jeg i går, da jeg introducerede en dygtig bestyrelse for et nyt redskab: Spørgsmålsdagsordenen. En metode, der ikke kun forbedrer møder, men også gør dem mere fokuserede, engagerende og selvkørende.

Det banebrydende ved Spørgsmålsdagsordener er, at de virker for alle. Har I allerede effektive møder? Så vil denne metode tage jer til næste niveau. Ønsker I at forbedre jeres møder? Så er det her det helt rigtige sted at begynde.

(fortsætter under foto)

Hvad er en Spørgsmålsdagsorden?
En Spørgsmålsdagsorden er præcis, hvad navnet antyder: En dagsorden bygget op af spørgsmål. I stedet for stikord eller brede temaer formulerer mødelederen hvert punkt som et klart spørgsmål, der skal besvares.

For eksempel:

I stedet for: ”Status på projektet”
Brug: ”Hvordan ligger vi i forhold til milepælene, og hvad kræver justering?”

I stedet for: ”Budgetopfølgning”
Brug: ”Hvilke tre budgetområder skal vi prioritere højere i næste kvartal?”

I stedet for: ”Siden sidst fra Direktionen”
Brug: ”Hvad er direktionen optaget af lige nu?”

Denne enkle ændring gør en enorm forskel. Før mødet sikrer det, at deltagerne af sig selv bliver mere forberedte, fordi vores hjerner naturligt forholder sig til spørgsmål. Under mødet sikrer det at samtalen bliver fokuseret og selvkørende. Mødelederen kan træde i baggrunden, fordi spørgsmålet holder diskussionen på sporet. Efter mødet sikrer det at referatet nærmest skriver sig selv. I stedet for at gentage dagsordenspunkterne består referatet af svaret på spørgsmålet.

Hvad står i vejen?
Selvom Spørgsmålsdagsordener virker så godt, er det ofte den klassiske vej, der vinder: Stikord og brede punkter, ofte udarbejdet i sidste øjeblik eller af en assistent. Hvorfor? Fordi det kræver tid og indsigt at lave en Spørgsmålsdagsorden. Det er faktisk slet ikke let. Som mødeleder skal du forstå sagens kerne dybt nok til at formulere de rigtige spørgsmål. Det kræver en grundig gennemgang af bilag eller samtale med dem, der har punkter på dagsordenen. Du skal forberede dig så grundigt, at du kan prioritere punkterne og strukturere mødet omkring de vigtigste spørgsmål.

Det er et stort arbejde, og det er kun mødelederen selv, der kan gøre det. Jeg kender til ledergrupper, hvor alle er trænede i at lave deres indstillinger som spørgsmål, men prioriteringen og rammesætning kan kun mødelederen skabe. Til gengæld er belønningen tilsvarende stor: Et møde, der altid ender i stor klarhed og med ejerskab, hos dem, der deltog.

Sådan kommer du i gang
At lave en Spørgsmålsdagsorden kræver tid og fokus, men det er en investering, der betaler sig fra første møde. Her er tre trin, der kan hjælpe dig i gang:

1. Start med slutningen: Spørg dig selv, hvad du vil have ud af mødet. Hvilke beslutninger eller svar skal findes? Formuler dine spørgsmål ud fra dette.

2. Prioritér det vigtigste: Placér de vigtigste spørgsmål først. På den måde sikrer du, at der er tid til de mest kritiske emner, selv hvis tiden skrider. Find ro i, at dine sidste punkter på dagsordenen måske skal klares på en mail bagefter.

3. Tænk på hele processen: Brug tid på at formulere spørgsmål, der engagerer deltagerne og driver samtalen fremad. Åbne hv-spørgsmål, hvor du ønsker samtale, f.eks. ”Hvad skal vi være særligt opmærksom på, når vi kommunikerer om ny strategi?”. Lukkede ja/nej spørgsmål, hvor du ønsker klar beslutning, f.eks. ”Kan vi godkende referat fra seneste møde?”

Tidsstyring uden rigiditet
En Spørgsmålsdagsorden gør mødet mere selvkørende, men kræver din indsats før mødet. Rigtigt formuleret sætter spørgsmålet naturlige rammer for samtalen. Diskussionen afsluttes, når spørgsmålet er besvaret, uden at kunstige tidsgrænser hæmmer dialogen.

Spørgsmålsdagsordenen forenkler og styrker dermed mødedesignet, så de klassiske råd ti bedre møder bliver nemme at følge – uden ekstra arbejde eller særlige faciliteringsfærdigheder på selve mødet.

Tid brugt før mødet sparer tid for alle
Spørgsmålsdagsordenen er ikke kun en metode; det er en ny måde at tænke møder på. Ved at lægge tiden før mødet skaber du ikke bare bedre møder, men også engagerede deltagere og klare beslutninger. Det er en investering i både effektivitet og kvalitet. Bedre møder giver færre møder. Spørgsmålsdagsorden er nøglen til møder, der nytter og flytter.