Case. Få input fra mødedeltagerne før mødet

Denne case er fra bestyrelsesmøderne i en mellemstor servicevirksomhed.

Der var altid et stort arbejde for direktionen op til et bestyrelsesmøde. Den mundtlige orientering var et fast punkt på dagsorden, og der blev altid produceret en lækker PowerPoint med status på dette og hint. Faktisk var det en fin proces sådan at stoppe op og gøre status. Men det betød desværre, at der var lidt for meget envejskommunikation på møderne, hvor et eller flere af direktionsmedlemmerne stod ved skærmen og gennemgik. Selvfølgelig havde bestyrelsen spørgsmål, og enkelte emner fik altid mere tid end andre, men det blev altid en lidt lang, kedsommelig og uforudsigelig seance.

På forslag fra et af bestyrelsesmedlemmerne ændredes processen, så den forberedte PowerPoint blev sendt ud et par dage før mødet. Her kunne bestyrelsesmedlemmerne notere sine spørgsmål og sende dem til bestyrelsesformanden og direktionen forud for mødet. På selve mødet blev det de konkrete spørgsmål, der kom til at sætte dagsorden. Det gav mange fordele.

1. Direktionens mundtlige orientering blev mere nærværende og relevant for deltagerne på mødet.
2. Direktionen havde mulighed for at finde uddybende materiale til det, bestyrelsen var optaget af.
3. Bestyrelsen var bedre forberedt og stillede bedre spørgsmål. Måske fordi spørgsmålene ikke opstod ud af dagsformen på mødet men i stedet af en individuel forberedelse.
4. Direktionen oplevede, at bestyrelsen blev bedre sparringspartnere på de drifts-temaer, der typisk var genstand for orienteringen. Ofte blev der budt meget mere konkret og konstruktivt ind.
5. Der blev brugt mindre tid på punktet, og det gav plads til mere tid til de strategiske beslutningsoplæg.

Virksomheden har ca. 300 ansatte, en ledergruppe på syv og en direktion på tre personer. De tre direktionsmedlemmer og ind i mellem en eller flere mellemledere fremlagde på skift til bestyrelsesmøderne.

Der er tre væsentlige pointer i denne case:

1) Kvaliteten af møder er et fælles ansvar. Metoden ansvarliggør deltagerne, da det er kvaliteten af deres input, som sætter retningen i mødet. Ved at gøre det før mødet givers der mulighed for reel refleksion og nysgerrighed hos den enkelte.

2) Metoden tilgodeser både de hurtige og de langsomme; de introverte og de ekstroverte; de grundige og de overfladiske, da den giver mulighed for andet end sling shot-input og tilfældige indfald, som ofte præger møder.

3) Casen er et eksempel på, hvor vigtigt det er, at en gruppe fra tid til anden sætter fokus på deres eget samarbejde. Dette er en opgave som de fleste ledergrupper, bestyrelser eller grupper i det hele taget nedprioriterer.