Skrevet af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver, affiliate og Wenche Strømsnes, Stifter og leder i BetterMeetings
”Så gik der lige halvanden time med ingenting. Jeg fatter ikke, hvad jeg laver hér”.
Hvis du nogen siden har tænkt eller sagt dette om et møde, du har deltaget i, skal du tage det alvorligt.
Ifølge den faglige organisation Lederne mener op imod 2/3 af alle danske ledere ikke, at deres mødeanstrengelser står mål med resultatet! Det er nærmest skandaløst, eftersom mange ledere bruger størstedelen af deres arbejdstid på møder. Og i Ledernes undersøgelse siger altså to ud af tre af virksomhedernes vigtigste og dyreste lønposter med andre ord, at de spilder tiden.
En – eller dén – afgørende parameter for en møderækkes succes er, om deltagerne er de rigtige – eller bare de, der - af grunde, som ingen rigtigt husker længere - plejer at blive indkaldt.
Det har vist sig frugtbart at foretage en skarp sondring mellem møde-deltagere og møde-interessenter.
(Artiklen fortsætter under boksen nedenfor)
Denne artikel er en del af serien "Det vigtigste i mødet sker, før det begynder". Her kan du læse specifikke artikler om, hvordan du gennem mødedesign kan imødegå nogle gængse problemstillinger.
”Bidrag” er eneste relevante adgangsbillet
”Mødedeltagere” er defineret som deltagere, hvis bidrag er afgørende for produktion af vigtige og kvalificerede beslutninger. ”Interessenter” er de, der er vigtig i fht. at eksekvere på en beslutning, men som ikke nødvendigvis besidder informationer, kompetencer og netværk, som ikke kan undværes i skabelsen af den gode beslutning. Om deltagerne er ledere eller ej, er ikke afgørende. Deres bidrag er det eneste relevante udvælgelseskriterium.
Helt lavpraktisk: tegn med jævne mellemrum dit deltager- og interessentkort – og skær igennem. Hvem bidrager kvalificeret – hvem er bare med? Næste skridt er at være eksplicit med, hvorfor deltagerne er valgt. I og med du kommunikerer det til deltagerne, er du normativt med til at definere forventningerne til samme deltagere. Både leder og deltager får derved noget at navigere efter.
Bliv væk, hvis meningen er væk
Hvis en deltager ikke forstår, hvorfor hun bliver indkaldt til mødet; ikke kan se, hvad hun kan bidrage med, eller måske kan se, at en anden kan bidrage med mere kvalitet end en selv – så skal deltageren inden mødet tage fat i mødelederen og bede om at få klare svar på disse spørgsmål. Hvis der ikke kommer gode, konkrete svar, er alle sandsynligvis bedre tjent med, at deltageren bliver på sin pind og ”passer sit arbejde”. Det handler om møde-følgerskab. Forlang af dine deltagere, at de reagerer, hvis og når meningsløsheden opstår.
(Artiklen fortsætter under billedet)
Undgå møder i mødet
Møder tjener som bekendt også som platform for lederens opfølgning på deltagernes arbejde i mellemperioden. Opfølgning er altid godt, men der er to spørgsmål, du kan overveje:
For det første: hvilken kvalitet skaber vi som ledergruppe ved, at du som mødeleder afholder et bilateralt møde med de øvrige deltagere som passive tilskuere? Hvis der ikke fremkommer informationer, som er essentielle i fht. de øvriges varetagelse af deres opgaver, skal du henlægge dit bilaterale møde til et – bilateralt møde på et andet tidspunkt.
For det andet: kan du gøre din egen indsats efterspørgselsbaseret i fht mødedeltagerne? Dvs. uddelegere lidt mere konsekvent og bede om kun at blive orienteret, hvis det uventede opstår. Det begynder og slutter med i hvilken grad, du viser tillid. Vi hører ofte den tætte opfølgning karakteriseret som micro management, hvilket for langt de fleste kompetente ledere og medarbejder sjældent er motiverende. Hvis du kun har inviteret deltagere til mødet for at kunne følge op på dem – og ikke for at efterspørge og udnytte deres kvalificerede input – behøver de ikke deltage i møderne.
Referatet er udelukkende et huskeredskab
Når vi reducerer deltagerantallet, er det ofte fornuftigt at skrue op for kommunikationen. Erfaringsmæssigt er mange beslutninger underkommunikerede. Gør det til en regel, at din dagsorden har plads til, at enhver vigtig beslutning bliver efterfulgt af en kvalificeret aftale om, hvordan beslutningen kommunikeres – til hvem – hvornår – og af hvem. Og igen: referatet ikke en kommunikationsplatform, men udelukkende et huskeredskab for dem, der deltog i mødet.
