"Hov! Husk lige mine ti minutter", sagde referenten
Mødeleder sagde med et smørret grin "Nå men så vil jeg sige tak for god ro og orden", da referenten sagde "Hov! Husk lige mine 10 minutter". Herefter åbnede han et dokument på storskærmen og rullede tilbage til første punkt på dagsorden. "Her har jeg skrevet, at vi talte om forskellige modeller for intern afregning. Men vi besluttede at køre med en helt enkel faktor 1,2, fordi det er let og gennemskueligt. Stig (økonomichef) skal nu gå tilbage og sætte det op i vores system." Alle nikkede, og Stig konfererede med sine egne noter. Sådan fortsatte referenten gennem mødets dagsordenspunkter. Ved det fjerde punkt reagerede Bente, på en opgave, hun havde fået angivet. Hun skulle kontakte tre kunder og afklare, om de havde opdaget og anvendt en ny service, de havde fået tilbudt. "Jeg har altså noteret, at vi droppede det med at kontakte kunderne, og jeg i stedet undersøger vores interne data. Det var jo her Anja havde en bekymring, hvis vi spørger kunderne for tidligt." Referatet blev rette til.
Denne praksis med at bruge de sidste 10 minutter på referat blev indført efter en workshop om møder, hvor alle 52 ledere i denne mellemstor sjællandske virksomhed var blevet enige om, at det var en god idé. Og hvad har Karstens ledergruppe, som vi netop har hørt en historie fra, så opnået ved det? Ja tidligere, så ville referatet være blevet udsendt næste morgen. Så ville deltagerne læse det på et ledigt tidspunkt i løbet af den næstkommende uge. Bente ville ved punkt fire læse, at opgave forventes løst helt anderledes, end hun huskede det. Så der bliver brug for afklaring. Men med hvem? Mødeleder Karsten? referenten? hele gruppen?
Undersøgelser viser, at hver fjerde til hvert andet internt møde i en organisation er overflødigt. Det skyldes netop uklarheder som dette.
Mødeleder skal skabe klarhed
Jeg har personligt haft fem forskellige bestyrelsesformænd gennem min karriere som adm. direktør. Og hos mig er der ingen tvivl om, hvem den bedste var. Af mange gode kvaliteter var han fremragende til at lede bestyrelsesmøderne. Vi gjorde os umage med dagsorden. På mødet stoppede han efter hvert punkt, kiggede på mig (der jo skulle sørge for, at tingene blev eksekveret og i øvrigt også til tider selv var referent) og sagde: "Godt, det, vi har besluttet, er, at v........." På den måde var der ingen uklarhed overhovedet efter et møde.
Mødeleders vigtigste rolle er at skabe klarhed. Ingen må være i tvivl om, hvad der er aftalt, hvorfor, og hvem, der skal gøre hvad, hvornår. I Karstens tilfælde hjalp sekretæren ham til at lykkes med dette, og det er hamrende godt. Pointen er, at der på mødet er skabt grundlag for, at alle kan arbejde videre i eget regi uden uklarhed.
Referatskrivning er en af de mest ineffektive og ressourcekrævende opgaver ved et møde.
Man kan aldrig undvære et referat. Men alt for mange steder bliver der brugt alt for meget energi på det. Der står for meget i referaterne, de færreste læser dem (før næste møde nærmer sig) og handlingspunkterne efter mødet er uklare for alle andre, end referenten selv, der har skrevet det.
Store dele af dialogen på et møde bør ikke refereres. Det er samtalen, der leder mod en aftale, og jo flere krøller der er her, jo bedre er det faktisk. Studier viser, at beslutninger taget under stor konflikt har større sandsynlighed for at blive eksekveret end nemme beslutninger, dels fordi flere vinkler bliver vendt, dels fordi konflikten skaber ejerskab. Også hos dem, der ikke fik ret. Hvis alt refereres, animerer det ikke til at mødedeltagerne tør fremhæve de skæve vinkler. Det er også meget sjældent vigtigt, at notere med navn, hvem der er for eller mod en sag. Når gruppen har besluttet noget, må hele gruppen arbejde for det, uanset hvem der var for eller imod undervejs. Dermed bliver det beslutninger, argumenter og handlinger, der skal noteres ned. Og det kan lige så godt gøres på den måde, Karstens referent gjorde det her.
