Traditionelle møder skal ikke bruges til drift

Klassisk mødedisciplin med dagsorden, struktureret samtale og referat skal ikke bruges til hverdagens driftsopgaver.

Den påstand folder vi ud på denne side, hvor du finder tekster, podcast og redskaber. God fornøjelse.

Læg ALDRIG klassisk mødedisciplin ned over hverdagens opgaver. Det dræner arbejdsglæden.

Klassisk mødedisciplin er møder med

• et klar formål, dvs. en form for dagsorden og

• en tydelig opfølgning, dvs. en form for referat.

Møder uden et klar formål og en tydelig opfølgning er spild af tid! Tag ikke fejl.

Men, hvis man lægger den form ned over den type arbejdsopgaver, der kan kategoriseres som drift, har man lagt kimen til ineffektivt samarbejde. Netop dét har desværre taget arbejdsglæden og energien ud af mange arbejdsfællesskaber.

Hvis du oplever, at der går drift i de møder, I afholder, så er der to fundamentale spørgsmål, I bør stille jer selv som gruppe:

1. Kunne dette være håndteret uden et møde, hvis den, der sidder med opgaven, havde et større mandat til at tage beslutninger selv eller havde kompetencerne til at løse mere af opgaven selv?
2. Kunne det, vi drøfter nu, været afklaret på forhånd ved, at vi i god tid havde talt om det på et mere taktisk og overordnet plan?

Der findes nemlig ingen samarbejder, som ikke har et lag af mere overordnede opgaver rundt om sig. Er der barrierer for samarbejdet, vi kan fjerne? Er der noget, vi kan gøre smartere? Skal rollerne deles på en anden måde? Jo bedre man bliver til at løse disse opgaver på klassiske møder, jo mere effektivt kan hverdagens arbejde løses uden møder. For selve driftsopgaven hører ikke til på møder.

Der findes nemlig bedre måder at dele viden om, hvad I hver især gør for at koordinere HVERDAGENS opgaver. Her er nogle typiske alternativer:

• Brug en fælles digital platform som f.eks. Teams, Trello, Slack, Monday eller noget helt femte til at synliggøre, hvem der gør hvad lige nu, og hvordan fremdriften er.
• Hold dagligt morgen-tjek-ind f.eks. ved tavlemøder eller som stående kaffemøder. Viser der sig at opstå problemer her, så håndter dem mellem de involverede parter. Gør jer umage med rolleklarhed, så ting kan løses mellem de to eller tre, der sidder med de konkrete løsninger.
• Brug ugebreve (skriftlige, lydfiler eller video) til almindelig, gensidig orientering.

Intet af dette kræver forberedelse – møde – opfølgning sådan, som klassisk mødedisciplin gør. Det bærer nemlig i sig selv en tydelig struktur.