Ib Ravn fra Aarhus Universitet undersøgte i sin artikel fra 2014, hvordan ledere i organisationer kan trænes til at forbedre møder gennem en metode kaldet mødefacilitering. Denne tilgang går ud på, at mødelederen ikke blot styrer mødet, men aktivt faciliterer diskussioner og engagement blandt deltagerne. Undersøgelsen omfattede træning af 103 ledere i to danske organisationer og bestod af workshops, coaching og redesign af mødeformater.

Målet var at forbedre ledernes evne til at engagere deltagerne og holde mødet fokuseret på konkrete mål. Resultaterne viste, at ledernes kompetencer inden for mødefacilitering forbedredes statistisk signifikant, men forbedringerne var små. Selvom ledere blev bedre til at anvende inkluderende teknikker som round-robin og par-diskussioner, oplevede mødedeltagerne kun en marginal forbedring i deres følelse af engagement. Desuden viste det sig, at mange klassiske mødeproblemer – som uklare dagsordener og manglende konklusioner – ikke blev løst af den korte træningsindsats. Ravn konkluderer, at længerevarende og dybere interventioner er nødvendige for at skabe større forandringer i organisationers møder (Ravn, 2014).

Facilitationsmetoder fra Ib Ravns studie:

1. Round-Robin: Alle deltagere får på skift en fast tid til at tale, så ingen bliver overset.
2. Par-diskussioner: Deltagerne diskuterer i par i 5-10 minutter for at sikre bred deltagelse.
3. Silent Reflection: Et par minutters stille refleksion for at samle tankerne før diskussion.
4. Facilitator Cherry-Picking: Facilitatoren udvælger relevante bidrag fra deltagerne i større grupper.
5. 'What’s-to-be-Accomplished' Agenda: Dagsordenspunkter formuleres som spørgsmål for at skabe klarhed og målretning.
6. Aktiv styring af diskussioner: Facilitatoren griber aktivt ind for at holde fokus og undgå afsporinger.

Kommentar: Effektive møder starter før mødet begynder

Selvom Ib Ravn’s forskning belyser vigtige aspekter af mødefacilitering, er det afgørende at forstå, at de største gevinster ved mødeoptimering ofte ligger i forberedelsen. Mange af de problemer, som mødeledere forsøger at løse under selve mødet, kunne have været undgået med bedre planlægning og klarhed inden mødet. Som jeg ser det, kan en mere enkel og effektiv tilgang til mødeledelse opnås ved at fokusere på to nøgleelementer:

1. Formulering af klare spørgsmål i dagsordenen: En simpel, men kraftfuld metode er at reducere antallet af dagsordenspunkter og formulere dem som spørgsmål. Dette skaber automatisk klarhed og målretning, idet dagsordenen definerer, hvilke svar eller løsninger der skal findes under mødet. Spørgsmål fremmer en løsningsorienteret diskussion og hjælper deltagerne med at forberede sig bedre. Når et spørgsmål er besvaret, ved alle, at emnet er afsluttet, hvilket effektiviserer mødeforløbet.

2. Forberedelse som fundament: Effektive møder handler ikke kun om, hvad der sker i selve mødet, men også om, hvordan både mødeleder og deltagere forbereder sig. Mødelederen skal sikre, at dagsordenen er tydelig og målrettet, mens mødedeltagerne skal tage ejerskab ved at møde op velforberedte. Når alle forstår, hvad der skal opnås, og hvad deres rolle er, kan mødet forløbe mere gnidningsfrit og produktivt.

Denne tilgang understøtter princippet om, at møder ikke behøver være komplekse eller tidskrævende for at være effektive. Med færre punkter, formuleret som spørgsmål, og en kultur, der værdsætter forberedelse, kan man undgå de klassiske faldgruber, som ineffektive møder ofte falder i. Dette er en simpel, men struktureret metode, der kombinerer klarhed, ejerskab og effektiv facilitering på en måde, der skaber værdi for alle deltagere.

Konklusion

Ib Ravn's forskning viser, at faciliteringsteknikker kan forbedre møder, men også at effekten kan være begrænset, hvis forberedelsen ikke er tilstrækkelig. I BetterMeetings anbefaler vi at supplere ved at implementere en metode med fokus på få, klart formulerede spørgsmål i dagsordenen og sikre god forberedelse fra både leder og deltagere. Derved kan organisationer opnå mere fokuserede og produktive møder.

Kilde: Ravn, I. (2014). "Training Managers to Facilitate Their Meetings: An Intervention Study", *International Journal of Management Practice*, Vol. 7, No. 1, pp. 70-87.