Fem sætninger, vi bare ikke gider høre længere på møderne!

Af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver og affiliate i BetterMeetings

Vi har samlet sætninger fra  standardvokabulariet i mange lederteams. I al deres uskyldige banalitet er de på forskellig vis med til at suge fart, energi og retning ud af møderne.

#1 "Er der nogen, der har set John ..?”

Nej! Og det er sådan set også ligegyldigt, om nogen har set John. Hvis mødet er sat til at begynde kl. 09.00, så begynder det kl. 09.00, uanset om John måtte være på vej eller ej.

Ved at vente på det mest forsinkede, upræcise, useriøse, uengagerede teammedlem deponerer I vetoretten for rettidig fremdrift og god udnyttelse af tiden hos den mindst egnede.

Når John (endelig) møder op, må han stille falde ind og forsøge at koble sig på det tog, som altså afgik rettidigt. Og hvis det ikke er en enlig svale, så bør nogen tale alvorligt med John om hans prioriteter.

charles-deluvio

Photo by Charles Deluvio on Unsplash

#2 "Nå, men vi har jo allesammen læst materialet, så lad os gå direkte til kommentarer ...”

Nej, stop! Det ville da være ualmindeligt letsindigt. Det er sympatisk, at du tillægger dine medmennesker gode intentioner og perfekt mødeforberedelses-disciplin. Men i ni ud af ti tilfælde overvurderer du kvaliteten af jeres aggregerede forberedelse og forståelse af problemstillingen.

Den fejlagtige antagelse om gruppens forberedelses- og forståelsesniveau sender deltagerne ind i dialogen med vidt forskellige forudsætninger. Det gavner på ingen måde mødets kvalitet. I bedste fald bliver den efterfølgende beslutning forudindtaget (biased) – i værste fald fejlagtig.

Det er derfor altid nødvendigt med en kort – kort – opridsning af sagen først. Hvis I er langt fra fælles forståelse, er det enten en ommer eller også må I suspendere mødet, så folk kan læse materialet, inden de kaster sig ind i dialogen!

Photo by Headway on Unsplash

#3 "Er der nogen kommentarer ..?”

Ja, kommentarer kan man altid få. Men er det assorterede kommentarer, du har brug for, mødeleder? Eller er det i virkeligheden fokuserede tilbagemeldinger om f.eks. fordele og ulemper ved et forslag. Eller er det vurdering af konsekvenserne af et beslutningsforslag, som du er interesseret i?

Kvalificerede kommentarer kræver stille, individuel forberedelse, inden folk højlydt mener noget.

Spørgsmålet åbner en ladeport for ustrukturerede ind- og udfald, refleksioner og ’synsninger’ i én pærevælling. Oftest iscenesat af de hurtigste, mest ekstroverte, i mødet. De har en fest med de løse rammer og den frie verbale leg, men det er langt fra sikkert, at I på den måde får det vigtige frem.

Photo by Steve Johnson on Unsplash

#4 ”Nu må det vist være min tur ..!”

Ja, det må det muligvis – men kun, hvis du har noget nyt at bidrage med. At du markerede for fem minutter siden, giver ikke en grundlovsfæstet ret til at ytre dig. Kriteriet for at gå på banen er, at du bringer noget nyt frem. Hvis du missede chancen, da den bød sig, er det bare bad luck –  i hvert fald hvis dialogen har bevæget sig i en ny retning.

Ved at hævde din ret opnår du nok matematisk retfærdighed – men risikerer mere sandsynligt at afspore dialogen.

Talerækker er gode i store forsamlinger (som til gengæld ikke er ret effektive), men i mindre grupper tvinger de blot dialogen i zigzag ned ad en stenet vej, så den – i bedste fald – kun når frem til målet ad omveje. Brug evt. evalueringen af mødet til at diskutere, om I bruger hinanden godt nok.

Et dagsordenspunkt skal drøftes lige præcis så længe, der kommer nyt frem og stoppes i det øjeblik, argumenter begynder at gå igen.

Photo by Dylan Gillis on Unsplash

#5 "Jeg bliver lige nødt til at tage det her opkald ..!”

Nej, du bliver overhovedet ikke lige nødt til at tage den dér. Du vælger at gøre det – og du vælger samtidigt ikke bare at forstyrre men også at fortælle resten af mødedeltagerne, at dette opkald er vigtigere end dem, og hvad I end måtte have gang i på mødet.

Hvis du up front havde spurgt, om det var ok, at du (måske) på et tidspunkt i mødet ville tage en forretningskritisk telefonsamtale, var de andre allerede adviseret, og du kunne lige så stille have listet ud – hvis altså de andre ikke havde bedt dig lade være.

Lav regler for den slags afbrydelser. Og søg helst at undgå dem. Det er faktisk muligt. Hvornår har du f.eks. sidst brugt sætningen i en jobsamtale, til bestyrelsesmødet eller en 1:1-samtale?

Det handler om prioritering.

Photo by Jim Reardan on Unsplash

Print Friendly, PDF & Email
Share