Artiklen er gengivet med tilladelse fra Jysk Fynske Medier.
Fire tips til at opretholde samarbejdet under corona-karantæne
Af Wenche Strømsnes, stifter og leder af BetterMeetings.
Ledelse uden fysisk samvær er på kort tid blevet en realitet for alle. Det påvirker selvfølgelig de samarbejdsformer, vi er vant til. Situationen kalder på at sætte den eksisterende mødestruktur på hold og gentænke den. Denne artikel opsamler erfaringer og deler gode råd.
Dette er ikke ’bare’ distance-samarbejde
Mange virksomheder kender allerede til at skulle samarbejde på distancen, men situationen er alligevel en helt anden. Normalt har man to strukturer til at styre, hvordan en virksomhed skaber fremdrift og leverer kundeværdi.
- Organisationsstrukturen, der sikrer at hverdagens delopgaver bliver løst effektivt og
- Mødestrukturen, der sikrer det, der skal koordineres.
Men dette er som sagt undtagelsestilstand. Teams bliver nu brudt op på en organisatorisk ulogisk måde, fordi formålet er et helt andet. Og det må nødvendigvis påvirke mødestrukturen.
- Gentænk din dagsorden
Møder, som afvikles på telefon eller video, kan ikke have samme omfang som et normalt fysisk møde. Det skyldes, at det er vanskeligt at fastholde opmærksomhed og koncentration på medier, hvor hele det fysiske element er fraværende.Hvis man er vant til en omfattende dagsorden, er det derfor en god ide at skære den ned. En god tommelfingerregel er omkring tre emner pr møde. Måske kræver det, at man holder møder mere hyppigt end man er vant til. Det er ikke generelt en god anbefaling – for et møde i kalenderen er en forstyrrelse fra den daglige arbejdsrytme, uanset om det er langt eller kort – men i denne særlige situation er det alligevel tilrådeligt.
Hvis de normale møder traditionelt indeholder mange orienteringspunkter, kan det være en fin anledning til at gentænke dette. Helt generelt hører orientering ikke til på møder, medmindre der er behov for at drøfte f.eks. implementering eller kommunikation. Så det vil være godt at finde en anden form. For nogen virker ugentlige nyhedsbreve fra ledelsen godt. For andre små videoer. Pas dog på ikke at lave lange dræbende fortællinger. Skel gerne til de virkemidler, pressen bruger for at holder dig orienteret.
- Find former til daglige eller ugentlige tjek-ind
For teams, der fysisk sidder samme sted, er daglige korte tjek-ind-møder et vidundermiddel til at skabe koordinering, fælles overblik og handling. Men det skal styres, så det bliver skarpt på opgaven og de forhindringer, der skal fjernes her og nu. Men i denne særlige situation er tilfældet jo netop, at teams ikke sidder sammen.
Ud over at give et fælles overblik har de daglige tjek ind også en meget vigtig social funktion. De understøtter oplevelsen af at være en del af et team. Og de små samtaler, der forgår på vej til og fra mødet er vigtige for skabelsen af tillid og kultur.
Når holdet er spredt på forskellige lokationer, bliver dette vanskeligt og i værste fald er konsekvensen, at lederen er den eneste med overblik. Det er en magtfuld position, den er ekstremt sårbar og helt uholdbar på sigt. Der skal findes en vej til at samle teamet.
Nogen er gode til at holde skarpe korte telefonmøder, hvor alle i få sætninger giver status og efterspørger input eller hjælp. Andre har en fast tid hver uge, hvor alle skriver en kort update på chat og besvarer evt. spørgsmål. En gruppe har indført et fast ugentligt telefon-fredags-øl, hvor dagsorden er ’ingenting – smalltalk om dit og dat.’ Dette er ikke pjat.
- Dyrk de asynkrone møder
Asynkrone møder er, når deltagerne er samlet om ét emne fra forskellige steder og på forskellige tidspunkter. Herved adskiller det sig fra både det fysiske møde og det virtuelle. Det adskiller sig også fra almindelige digitale samarbejdsplatforme, ved at der er én person, der ejer dialogen. Dvs. sætter den i gang, indsamler input, laver delkonklusioner, afstemninger mv og til sidst samler op på konklusionen og formidler den. En anden forskel er, at arbejdet begynder og slutter indenfor en styret tidsramme.
Mange organisationer bruger allerede de asynkrone møder til at forberede et almindelig fysisk møde. Det kan gennemføres meget mere effektivt, fordi alle er klædt grundigt på og har taget ejerskab gennem deres individuelle arbejde og bidrag til emnet. De asynkrone møder kan da heller ikke erstatte fysiske møder. Alligevel bliver de fleste overrasket over, hvor meget der kan klares på denne måde.
Der er ingen grund til at udskyde alle strategiske og mere overordnede mødetemaer, til vi igen kan samles fysisk. Emnerne kan sagtens belyses og drøftes grundigt og tilstrækkeligt gennem det asynkrone møde. Men det kræver en processtærk mødeleder.
- Pas på, at det daglige samarbejde ikke bliver gjort til møder
De ting, man normalt vil tage hen over skrivebordet, skal pludselige klares pr telefon, video eller chat. På det bilaterale plan har det endnu ikke vist særlige udfordringer, fordi de fleste allerede er godt vant - om ikke andet fra privatsfæren - til at kommunikere på den måde. Hvis en medarbejder vælger at slukke for disse kontaktmuligheder – og det er faktisk en rigtig god ide, hvis man vil have en effektiv arbejdsdag – så sørg for at vedkommende er tydelig overfor alle med, hvornår han kan træffes. Opfordr gerne de bilaterale teams til at lave fælles regler for forstyrrelse og arbejdsro.Brug hellere video eller telefon frem for chat. Det er med til at give oplevelse af nærvær. Vær meget opmærksom på, at ingen svinder ud af teamet, fordi karantænen fjerner de fysiske påmindelser.
Corona-karantæner kan blive en anledning til at lære nyt og ændre praksis. Det tvinger nemlig alle til at se på mængden og formen af de eksisterende møder på en ny måde. Samtidig er det en mulighed for at eksperimentere med teamets evne til andre samarbejdsformer.
