Det er kollektivt selvbedrag, hvis vi bilder os selv ind, at man kan opretholde samme fokus og produktivitet, når der samtidig skal underholdes børn og købes ind udenfor rush hour. Det er en personlig opgave at styre, hvordan arbejdsdagen bliver disponeret, og en vigtig del af det er forventningsafstemning opad, til siden, nedad og ud. Læs her en brush-up i personlig planlægning krydret med tips og ideer fra de mange, der netop har fået hjemmearbejdsplads. Principperne gælder også samarbejdet i familien.
Corona-virussen har smadret vores struktur omkring arbejdet. Flere beskriver, at det er som om de har fået et nyt job, mens andre prøver at opretholde den gamle struktur, selvom folk de facto arbejder på andre måder nu.
Mange oplever, at de kan være overraskende produktive alt det nye til trods, men mindst lige så mange er mere trætte end normalt. Det kommer af at skulle opfinde dagen hele tiden, fordi strukturen er væk.
En del af den struktur, der er væk, handler om den "tilfældige" men vigtige videns udveksling i organisationen. Dét, vi når at fortælle på vej hen ad gangen, under small talk´en før mødet, i kantinen, i træningscentret osv. Når denne kaotiske men uundværlige kommunikationsstruktur forsøges erstattet af mailkæder, chatfora, video- og telefonopkald, ender det med at blive anmassende og forstyrrende for alle dem, der kæmper med at skaffe sig selv kvalificeret arbejdstid i hjemmet. Udfordringen bliver at finde en intelligent og "god nok" måde at erstatte dette informations-flow på.
De, der fungerer bedst, er dem, der åbent, ærligt og realistisk sætter en ny struktur i stedet for den gamle. Det er f.eks. dem, der ikke lukker øjnene for, at man ikke kan være nærværende overfor en fireårig og passe sit arbejde samtidig. Men som gennem udøvelse af det muliges kunst, spørger: "Hvor mange uforstyrrede timer kan jeg skaffe på en dag"; "Hvornår kan jeg være tilgængelig” - og ”har jeg fortalt det til alle relevante samarbejdspartnere" og som bruger kalenderen til at strukturere dagen og ugen samtidigt med, at man gør det tydeligt for andre, hvornår man er tilgængelig.
Det er kollektivt selvbedrag, hvis vi - som det sker mange steder i disse dage - bilder os selv ind, at man kan opretholde samme fokus og produktivitet, når der f.eks. skal underholdes børn, købes ind udenfor rush hour - og når de vigtige møder afholdes uden den merinformation, som det fysiske møde indeholder.
Når det kommer til at være effektiv, er én koncentreret time mere værd en tre forstyrrede timer. Det sidste er dårligt for alle: familien, en selv, kvaliteten af opgaveløsning og dermed arbejdspladsen.
Det er en personlig opgave at styre, hvordan arbejdsdagen bliver disponeret. Så her kommer et hurtigt oprids over, hvad selvledelse indebærer krydret med tips og ideer fra de mange, der netop har fået hjemmearbejdsplads.
Personlig planlægning kræver realisme, forventningsafstemning og planlægning
Der er tre helt afgørende faktorer i den personlige planlægning af en arbejdsdag.
REALISME - hvor mange uforstyrrede timer kan jeg skaffe på en dag
FORVENTNINGSAFSTEMNING - klarhed overfor og aftaler med omgivelserne om tilgængelighed
PLANLÆGNING - kalender og opgavestyring i respekt for ovenstående
De tre ting hænger sammen, men beskrives hver for sig nedenfor. Der er eksempler fra den situation hvor du skal lede, er i et arbejdsfællesskab og der, hvor du skal fordybe dig.
Realisme
Når du er leder af andre, er realisme at erkende, at god ledelse ikke er at være tilgængelig hele tiden. God ledelse er at være tydelig om, hvornår man er tilgængelig.
Realisme i samarbejdet med andre handler om at få afklaret, hvem der - her og nu - har hvilke roller i opgaveløsningen.
Og når det kommer til den tid, hvor du skal fordybe dig og få noget fra hånden, er realisme at stå ved, at selv den mindste forstyrrelse gør dig ineffektiv. Det er helt nødvendigt at skaffe sig uforstyrret rum.
Har man mindre børn hjemme er det oplagte at flytte sit arbejde til de tidspunkter, hvor børnene sover og til gengæld med god samvittighed nyde børnene, mens de er vågne. Nogle par vælger at gå ud med barnet på skift, så den anden får et sprint med koncentreret arbejdsro. Endelig er det nogen, der lykkes med at lave ”arbejdsfællesskaber med barnet”, hvor barnet også kan fordybe sig, i alderspassende onlineforløb, spil eller andre sysler. Se idéer til lege og aktiviteter her.
Forventningsafstemning
Hvis du er leder, er forventningsafstemning at være tydelig med, hvornår du kan træffes og sørge for, at alle har det nødvendige til at kunne agere, når du ikke er tilgængelig. Alternativet, hvor du til enhver tid kan træffes, gør det umuligt at have kvalitetstid på din hjemmearbejdsplads og man må også sætte spørgsmålstegn ved, om det er godt for din medarbejder. Nogen har lige nu rigtig god erfaring med at give medarbejdere endnu større handlerum til at kunne træffe beslutninger selv, eller lidt mere tid til selv at tænke over en løsning, for de spørger chefen.
I et arbejdsfællesskab handler forventningsafstemning om at være i stand til at sige eksplicit, hvad man skal bruge for at løse en opgave og hvornår man har mulighed for at levere. På den måde undgår man at spilde den tid, der er sat af til opgaven, med at skulle forstyrre hinanden unødigt, fordi man er kommet på bagkant. Eller at bruge unødige kræfter på at bekræfte deadline eller rykke for svar.
Når man skal fordybe sig i en opgave, skal man gøre netop det: Fordybe sig. Det betyder at lægge telefonen væk, slukke notificationer og pop ups, lukke døren. Fokuser! Du er ikke tilgængelig lige nu.
Planlægning
Planlægning for en leder handler om at kalendersætte tilbagevendende møder. Dels gruppemøder og dels 1-til-1 møder. I disse dage har mange god erfaring med at tage disse møder gående med det valgte medie som app på telefonen. For virtuelle møder gælder det samme som ved fysiske, nemlig at der altid skal være en kort og præcis dagsorden.
Når man er en del af et arbejdsfællesskab, er den personlige planlægningsopgave at styre, hvordan og hvornår man tillader opgaver at lande på sit bord. De mennesker, der får mest fra hånden, tømmer mailboks og andre kilder til opgaveindgang hver dag på faste tidspunkter. Opgaver, der kan løses på mindre end 5 min, løses med det samme i dette tidsrum. Opgaver som løses på mere end fem min, sættes i opgavelisten, og der forventningsafstemmes med de andre. Dem, der spilder tiden, håndterer mails og dermed indkommende opgaver i samme rækkefølge som de opstår, så længe de kan følge med til det og derefter, ja…. Så er det, at ting ikke bliver gjort.
Hjælperedskaber til forventningsafstemning er f.eks. at indtale, hvornår man er tilgængelig på sin telefonsvarer og skrive det i autoreply på mails.
Fordybelses-opgaver skal også planlægges. De bedste erfaringer siger 25 til max 45 minutter ad gangen. Afsat og låst fast i kalenderen.
Disse principper gælder også samarbejde i familien
I rigtig mange hjem arbejder begge forældre nu hjemme. Det kræver gensidig plads, støtte og forventningsafstemning. Her gælder de tre faktorer også.
Realisme: Man kan have modsatrettede behov eller begge kan have behov for tid til arbejde.
Forventningsafstemning: Del med hinanden, hvornår der er brug for arbejdstid, og hvor meget tid.
Planlægning: Planlæg dagen og hvem, der skal have arbejdstid og arbejdsro hvornår, mens den anden tager sig af hus og børn.
Har du brug for specifik rådgivning, så se mere her:
Michael Bo Nielsen og Susanne Teglkamp er medforfattere til denne artikel.
