Fremdrift og handlekraft skabes af struktur

Mangel på fremdrift og handlekraft i ledelsen kan skyldes mange ting. Næsten uanset årsag vil de kunne løses ved at ændre på strukturen for ledermøderne, fordi møderne er det sted, hvor ledelsen samles og stilen lægges. 

Som en virksomhed udvikler sig gennem klassisk livscyklus, vil dens mødestruktur også ændre sig. Nedenfor er der fire typiske former for mødestrukturer. For hver type er angivet et eksempel på, hvordan WhatGoesUp-systemet kan bidrage til at understøtte mødeleder. 

Adhoc-møder

Unge virksomheder, iværksættere og andre mindre virksomheder har sjældent en reel organisation med en klar arbejdsdeling. I stedet ser man ofte en netværks-organisation, der former sig efter driften.

Det betyder, at møder etableres for at løse konkrete opgaver. Dermed opstår møderne adhoc, og de rette mødedeltagere bestemmes af problemets karakter. 

Planlægning

Møder indkaldes (ofte uden dagsorden) af den, der har et problem eller en opgave. 

Moededeltagere

Mødet gennemføres med de deltagere, der er relevante for opgaven. 

referat

Der er ikke et referat, men den, der indkaldte til mødet, tager viden med tilbage. 

Når virksomheden når en vis størrelse, vil det have enorme omkostninger at skulle mødes adhoc. Arbejdsformen kommer til at betyde, at lederen får vanskeligt ved at styre sin egen tid, fordi hun aldrig ved, hvornår hun bliver forstyrret af et møde. Hurtigt vil adhoc-møderne vise sig at være tidsrøvere. Samtidig er det ikke helt let at forudse, hvem der bliver påvirket af en tværgående beslutning, så koordinations-omkostninger, som opstår ved at beslutninger tages bilateralt, bliver for store. 

Begge disse omkostninger - spildt tid og koordinations-omkostninger - er desværre skjulte, og nogen virksomheder opdager dem aldrig. De forbliver i en illusion af at være effektive.

Leder møder

De fleste virksomheder vil på et tidspunkt nå en størrelse, hvor der er for meget spildt tid og for mange koordinations-omkostninger ved ad hoc møder. De tager de første skridt til faste møder.    

Planlægning

Lederen laver selv dagsorden, typisk med en "åben-dør-" og "åben-mail-politik" for input til dagsorden.

Moededeltagere

Leder styrer mødet, som holdes fast en gang om ugen, hver anden uge eller hver måned.

referat

Der laves en form for referat som deles og næste møde begynder med gennemgang af referatet fra sidst.

Ved en fast mødestruktur er der altid en risiko for, at møderne bliver trivielle og rutineprægede. Det sker oftest, når lederen af gruppen ikke selv er tæt på planlægningen af mødet. 

En bevidsthed om at der er forskellige typer af dagsordens-punkter vil gøre en stor forskel. Ledergrupper har brug for både orientering, drøftelse og beslutninger. 

Når man er skarp på, hvilke typer af punkter, man har på dagsorden, vil det give plads til nogen væsentlig bedre møder, hvor man faktisk bedriver ledelse sammen.

Opgaver som at

  • videreudvikle og styrke visionen,
  • prioritere strategiske initiativer,
  • forbedre samarbejde på tværs og
  • fjerne barrierer for fremdrift,
  • skabe forenkling og fokus,
  • og sørge for, at de rette mennesker er på holdet

kommer til at fylde mere.  

Mange finder andre løsninger end ledermøder til orienterings-punkterne. Det kan være tavlemøder, digitale opgave-platforme eller andre former for interne opslagstavler og - sociale medier. Andre har orienterings-punkter på møderne på lige fod med drøftelser og beslutninger.  

 

Ledelses-møder

For at løfte niveauet på det der sker på møderne, vælger man at prioritere en dagsorden med flere drøftelses-punkter og beslutnings-punkter. Dagsorden vil i høj grad været styret af et forretningsmæssigt års-hjul, som sikrer en helheds-orienteret forretningsudvikling.

Planlægning

Lederen laver selv dagsorden, måske med udgangspunkt i et udkast fra sekretær eller assistent. Alle kan bringe punkter ind.  

Moededeltagere

Leder eller facilitator styrer mødet, som holdes fast to til tolv gange om året og som primært omhandler drøftelse og beslutninger.

referat

Der laves en form for referat eller dokument, som dokumenterer det aftalte. 

Vane-møder

I flere typisk store organisationer er møder i sig selv blevet en opgave. Her er der personer eller hele sekretariater ansat til at planlægge, gennemføre og følge op på møder. Der vil være ledere i organisationen, der stort set ikke laver andet end at gå fra møde til møde. 

Planlægning

Et sekretariat står for dagsorden, som er detaljeret og omfattende.

Moededeltagere

En leder styrer mødet igennem. Der vil typisk være møde med en fast frekvens hver uge eller måned. 

referat

Der er lange omfattende referater.

 

 

Ovenstående er selvfølgelig stereotyper og findes i forskellige varianter. For at afgøre hvilken mødestruktur, der passer bedst lige nu til din ledergruppe, skal du se på de typer af opgaver, gruppen faktisk løser. Læs mere her.