Der er en mærkelig modvilje mod at lave forretningsgange
Nogen steder er processen for tung og bureaukratisk. Andre steder finder lederne det for banalt, og får det derfor ikke gjort.
Men det er den mest effektive måde at sikre, at opgaver ikke glemmes, sander til, bliver udført per rutine eller noget af alt det andet, der sker i en virksomheds hverdag og er med til at gøre den ineffektiv og uproduktiv.
Alle kritiske processer for en virksomheds drift bør være dokumenteret
Hvis de er det - og processerne følges - opstår der ikke gentagne problemer. Hvis der er mange møder, der handler om koordinering og problemløsning, og det ikke handler om manglede mandat til den enkelte leder eller om dårlige faste ledelsesmøder, så undersøg, om din virksomhed tager for let på dette med forretningsgange.
At have forretningsgange og tjeklister er med til at gøre enhver virksomhed effektiv.
- Det er relevant i enkeltmandsvirksomheder, hvor indehaver husker at få alle detaljer med.
- Det er relevant i små virksomheder, hvor man hurtigt kan dække af for hinanden på konkrete opgaver.
- Det er relevant i mellemstore virksomheder, hvor man kan fordele ansvaret for nøgleprocesser på medlemmer af ledergruppen
- og endelig er det relevant i store virksomheder, hvor man ofte har en kvalitetschef eller en COO til at styre driftsopgaver.
Her er et par råd til at beskrive og arbejde med forretningsgange
En forretningsgang er en beskrivelse af en arbejdsproces. En proces består af en række aktiviteter, som består af en række opgaver eller kontroller.
Den enkleste forretningsgang er blot en tjekliste med opgaver.
Forretningsgange bør arkiveres ét sted og tildeles:
- en beskrivende titel (f.eks. back-up af databaser, upload af sider på web, forberedelse af medarbejder-seminar),
- en procesejer (som ikke nødvendigvis er den, der udfører)
- et interval (ugentligt, kvartalsvist etc.).
Man kan vælge mere eller mindre avancerede dokument-håndterings-systemer, og der findes også IT, som er udviklet specifikt til forretningsgange. Husk dog på, at selv standard-Microsoft-office-pakken kan fritekstsøge på titler.
Lad være med at lave for rigide skabeloner
Der findes virksomheder, hvor man er nødt til at tage et kursus for at kunne skrive en forretningsgang. Det er ufleksibelt. Lad folk arbejde, som det passer dem bedst, men vær sikker på, at bestemte oplysninger er med. F.eks.:
- Tjekliste med aktiviteter, der skal udføres, det vil sige opgaver eller kontroller, der sammenlignes med sidst. Hver af disse med mere eller mindre udførlig instruktion. Det finder sit leje, når tjeklisten bruges.
- Uddrag af lovtekst eller anden vigtig viden
- flowdiagram over hele processen – især hvis der er flere afdelinger med
- Vigtige datoer.
Når man beder en person udvikler en forretningsgang, er det vigtigt at understrege formålet: at andre end vedkommende selv skal kunne løse opgaven, men også at man noterer og minder sig selv på den bedste måde, at løse opgaven på.
Hold øje med tiden
Når en opgave udføres – f.eks. back-up af database, upload af ny side til web eller planlægning af medarbejderseminar - er det en god idé, at tjekliste underskrives af den, der har løst opgaven og herefter arkiveres. Det er også en god ide at skrive på listen, hvor lang tid der blev brugt på opgaven. Til nogle forretningsgange giver det mening at have en log, hvor den, der har udført opgaven kort skriver, hvad han fandt. F.eks. ved back-up af IT systemer, hvor et bestemt område måske pludselig kører særligt langsomt eller en bestemt lagerenhed hurtigt bliver fyldt. Det kan være forbigående og dermed spild af ressourcer at løse umiddelbart, men hvis problemer stadig er der ved næste gennemførelse af arbejdsprocessen, bør man gøre noget ved det.
Hvis det ikke ligger naturligt i opgavens udførelse, bør man en gang imellem lade opgaven udført af en anden person. Nye øjne ser nye ting, og det er med til at holde processen skarp og opdateret. Det er en god idé, at procesejer selv gennemfører processen en gang imellem, da det som udgangspunkt vil være lettere for ham at tage beslutninger om optimering. Hver gang skal tjeklisten opdateres af procesejer.
Når man udfører en opgave, vil man forhåbentligt hver gang finde noget, som kan gøres bedre. Input til forbedring af tjeklisten skal ikke bare indføres, men sendes til procesejer. Nogen virksomheder vælger at lade forbedrings-input være en fast del af, at den udførende personer underskriver, noterer tid anvendt på opgaven og altså noterer forslag til forbedring.
Evaluér
Mindst en gang om året bør det vurderes, om den processen, som tjeklisten beskriver, stadig er tiden værd ved at gennemføre regnstykket:
Værdi af proces > timer brugt på tjeklisten
* gennemsnitlig timeløn
Ud over tjeklister er kalenderreservationer også et vigtigt redskab i arbejdet med forretnings-gange. Der skal komme en opgaveanmodning automatisk, når en bestemt proces skal gennemføres. Når den er i kalenderen, behøver den ikke være i hovedet, dvs. ingen behøver at huske på det.
Læs mere om hvordan tid i møder kan reduceres og effektiviteten øges:
Ledere bruger forskellige mødetyper.
Faste møder på faste tidspunkter giver arbejdsro.
