Denne artikel blev bragt i Business Syd den 26. november og i Erhverv+ den 5. december 2017.
Teksten er gengivet under pdf'en.
Artiklen er gengivet med tilladelse fra Jysk Fynske Medier.
Ledelse er ikke så svært. Men det er pokkers svært at få tid til.
Af Wenche Strømsnes, BetterMeetings
Ærligt – hvor meget af din egen arbejdsdag går med at arbejde, og hvor meget går med at håndtere forstyrrelser. De fleste bliver ikke glade, når de endelig når frem til svaret. Mange steder er vi blevet så vant til forstyrrelser, at vi forveksler det med rigtigt arbejde. Mails, facebook-opdateringer, tweets, opdatering på intranettet, telefonopkald, ad hoc møder. Pludselig er vores dagsplan en helt anden, end den vi gik i gang med.
Nogle mennesker nyder det. De trives med mange bolde i luften og har en følelse af tilfredshed, når dagen er godt gået, og nogle af de mange bolde er landet. Men hvis man spørger sig selv, hvor meget forretningen blev bragt fremad af dagens handlinger, er det ofte minimalt. ”Jeg læste materialet i flyet, kastede mig ind i mødet, bidrog med et par skarpe betragtninger og tog tilfreds videre. Fra møde til møde gør jeg en forskel for de mennesker, jeg møder.” Sikke en skøn illusion.
Andre mennesker slides af det, og vi ser det i en sådan grad, at der næppe findes mennesker i dag, der ikke har stress tæt ind på livet, enten personligt eller i kollegaskabet.
Det er et problem for ledere! Det er et problem for alle på en arbejdsplads! Det kan kun løses gennem (selv-)ledelse.
Når ledere går på kurser for at lære at blive bedre ledere eller bestiller analyser eller rådgivning til at pege det næste skridt ud, så er det efterhånden meget sjældent de helt store AHA oplevelser fra det, de allerede vidste. Det vil de fleste ledere i en alder fra midt 30’erne og op kunne genkende.
Problemet er nemlig ikke i så høj grad, hvad der skal gøres, for at agere i bestemte situationer, men meget mere at få skaffet sig tid, luft og klarhed til faktisk at gøre det. Tid er den helt knappe faktor i enhver leders og medarbejders hverdag. Tid er det eneste, man ikke kan købe sig mere af.
I en digitaliseret hverdag er der meget hjælp at hente. når det kommer til at optimere sin tid. Alligevel er den eneste holdbare løsning, at arbejde med holdning til tid gennem ledelse og selvledelse. Selvfølgelig kan og skal man i en organisation indføre fælles systemer til at styre processer og sagsgange. Det er helt basalt og knusende nødvendigt. Men alt for rigide rammer skaber en dårlig arbejds-atmosfære, hvor folk nok gør, som de skal, men ikke har hjertet med. Alt for rigide systemet fjerner omtanken og arbejder på den måde imod en god holdning til tid.
Ledere skal derfor arbejde med, hvordan den enkelte forvalter sit arbejdsrum, sådan at mest mulig tid anvendes på kerneopgaven. Her er nogle helt konkrete dagligdags handlinger, som vil skabe en god holdning til tid hos alle på arbejdspladsen:
- Langtidsplanlægning så tidligt som muligt
Jo bedre tid man er i, jo mindre tidskrævende er opgaven og jo flere muligheder vil der være. F.eks. kan man, når man modtager indkaldelse til et møde, med det samme reservere tid i sin kalender til forberedelse og opfølgning. På et mere overordnet plan bør man som leder tage stilling til de tilbagevendende opgaver i sit team og etablere et årshjul, så alle ved, hvornår hvad sker. Et årshjul kan f.eks. være en oversigt over, hvornår større udviklingsorienterede tiltag kommer på teamets dagsorden. Bestyrelser har et årshjul, topledelser, salgsteams, afdelinger og projektteams. Det giver en stor arbejdsro at hele gruppen ved, hvornår hvad bliver taget op. - Detailhåndtering så sent som muligt
At arbejde detaljeret med sager i meget god tid er ofte mere tidskrævende. Hvis man f.eks. læser en indstilling eller mail, når man modtager den, fremfor at vente til det tidspunkt, hvor der skal tages stilling, risikere man at skulle genlæse materialet og dermed sætte sig ind i sagen mere end én gang. Her er det meget bedre, at man langtidsplanlægger, hvornår men vil detailhåndtere.
Der er ganske mange gode arbejdsvaner, der bliver lettere, hvis man har styr på sin langtidsplanlægning og sin detailhåndtering. Vaner som
- At gøre ting færdigt
Det er en god vane at vente med at løse en opgave, til man ved, at man har tilstrækkeligt tid til at gøre den færdig. Helt færdig. Det er enormt tidskrævende at gå til og fra sager. Jo bedre man er til langtidsplanlægning og detailhåndtering, jo lettere er det, at få gjort ting færdigt. - At sige nej
Det bør være normen, at man siger nej til møder, der ikke har en dagsorden, og hvor man ikke kan se sin rolle. Ligesom det er OK at sige nej til opgaver, der ikke er indenfor rammen af kerneopgaven. Det kræver bare, at man er i god tid, så man ikke svigter mødeindkalder eller opgavestiller, men derimod gør det muligt for ham at finde en bedre løsning. - At tænk på sin modtager
Omtanke, med hvem man indkalder til møder, eller hvem man forstyrrer med kopi på mails, bliver der overskud til, hvis man er på forkant med sine opgaver og sin kalender. - At stille op
I respekt for andres tid bør man altid deltage i de møder, man har sagt ja til. Det er dårlig stil at melde afbud. I stedet kan man bidrag på skrift, hvis man helt uopsætteligt er blevet forhindret. - At fokusere
De mange forstyrrelser, der frister os i hverdagen primært fra medier, skal tøjles. Det er en personlig sag og skal løses ved at sætte forstyrrelserne i system, f.eks. ved at til- og fravælge alerts.
Det er et spørgsmål om dømmekraft, men det kræver altid at en leder opfordrer til en effektiv kultur. Det er en væsentlig ledelsesopgave at arbejde med alles holdning til tid. Hvordan anvendes den, hvordan styrers den og hvordan skaber man mest mulig værdi for kunderne med den.
