”Vi er meget mere effektive i digitale møder end i fysiske!” , ”Der går sport i at indrette hjemmearbejdspladser!” ”Man kan sagtens drikke en kop virtuel morgenkaffe sammen”. Dette er nogen af de positive reaktioner, vi har fået i denne første uge.
Den seneste uge har BetterMeetings kunder haft travlt med at omstille sig til at samarbejde uden at være fysisk i samme lokale eller i kontorets tjekkede videokonference. Og der var ikke mange ledere, der sov helt roligt natten til torsdag efter myndighederne meldte Danmark lukket.
Ledelse uden fysisk samvær er en realitet!
Mange ledere er blevet positivt overraskede over, hvor effektivt det lader sig gøre. Dette ’ugens tip’ er dedikeret til disse gode erfaringer, vi løbende har fået meldt ind. Vi vil prøve at trække videnskabelig understøttelse og vores mangeårige erfaring (sidst vi talte kunne vi samlet mønstre 217 års topledelseserfaring) ind og give nogle anbefalinger til de kommende uger, hvor adrenalinen fra en krisesituation erstattes af en hverdag, der skal fungere.
”Vi er meget mere effektive i digitale møder end i fysiske!”
Der er god læring af hente i den uønskede situation, vi alle er bragt i. Særligt om, hvor meget man kan opnå i digitale møder. Det er ikke mediet og teknologien, der er særlig vigtig her. Det er adfærden. Vi er i en undtagelsestilstand, og det betyder, at vi fokuserer på det vigtigste, rykker sammen og skubber personlige dagsordner til side. Det giver mere effektive møder. Alle er interesseret i at bidrage og nå frem til en løsning.
Men der sker også noget nu, som videnskabsfolk udi møder har opfordret til længe: vi skiller ting ad. I hverdagen har vi en tendes til at ordne mange forskellige ting på møder, når vi nu alligevel er samlet. Det betyder, at en typisk dagsorden let kan indeholde både dagligdags beslutninger og mere komplekse sager. Og dette er kilden til dårlige møder. Det kræver nemlig helt forskellige mindset og forberedelse at drøfte operationelle temaer i modsætning til strategiske temaer. Det kræver helt forskellige møde-setup. Og derfor bør det foregå i hvert sit møde, også selv om personkredsen går igen.
Denne evne til at skabe fokus og klarhed, bl.a. ved at gøre dagsorden helt kort og præcis er vigtig at fastholde
”Der går sport i at indrette hjemmearbejdspladser!”
I mange virksomheder viser ideer sig fra de mest uventede kanter. En pedel servicemedarbejder, der bruger virtuelle møder i sin karateklub, er pludselig blevet eksperten, der får skoleledelsen til at kunne mødes effektivt. Nettet bugner med gratis redskaber, der gør det let at samarbejde. Det kan godt være, at det er noget rod lige nu, fordi folk har forskellige foretrukne platforme, men til gengæld er der ejerskab. Sørg dog for at fastholde en høj disciplin omkring deling af fortrolige dokumenter og persondata.
For mange er det uvant at arbejde hjemme, og der er risiko for, at der går joggingtøj og fuldstændig sammensmeltning af privat liv og job liv i situationen. Det er ikke godt, hverken for individet eller arbejdspladsen. Brug derfor situationen til at lade alle videndele om indretning af hjemmearbejdspladsen – både fysisk og digitalt.
”Man kan sagtens drikke en kop virtuel morgenkaffe sammen”
Facebook især har givet os alle nogle vaner omkring chat og meningsudveksling, og det kommer os til gavn lige nu. Læg også mærke til, hvordan vi får tilbud om virtuelle fitnessprogrammer og selv kulturelle oplevelser som museums-rundture. Vi er i dag meget mere vant til at chatte og bruge smileys til at beskrive, hvilken sindstilstand vi er i. Mange har udviklet virkeligt gode venskaber på tværs af kontinenter i spiluniverset. Og derfor er situationen ikke umulig. Man skal blot være opmærksom på, at e-sport har meget klare regler. Formålet med det, man samarbejder om, er klokkeklart. Situationen er ikke kompleks og kræver ikke belysning af mange facetter for at komme frem til dem rette vej videre. Det gør til gengæld mange arbejdssituationer.
Det er vigtige end nogensinde nu, at giver alle en oplevelse af at være en del af et team. Derfor er det også vigtigt at kalendersætte hyppige tjek-in møder. De kan fint være på telefon de fleste gange, men bør mindst en gang om ugen være på video, så man kan se hinanden.
Selv om vi lige nu hylder alt, der kan laves digitalt, må vi ikke glemme, at kropssprog, øjenkontakt og uformel dialog er afgørende for at skabe et tillidsfuldt samarbejde. Det kan ikke erstattes af digitale løsninger. Berøring er et basalt behov og manglen på det vil påvirke trivsel og i forlængelse heraf effektivitet på en arbejdsplads. Wikipedia: ”Fysisk berøring får hjernen til at udskille oxytocin, der dæmper stress, angst, smerter og får puls og blodtryk til at falde. Det gavner også social adfærd og tillid, samt skaber ro.”
Så for at samle op:
- Sæt små tjek-ind møder i kalenderen – f.eks. som en kort fælles morgenstartup.
- Lav hyppig og kort skriftlig ledelsesinformation og skær dermed orienteringer væk fra møder
- Juster dagsorden, så det bliver helt kort og præcis.
- Sæt hjemmearbejdsliv på dagsorden, så det er noget I får talt om, f.eks.:
- Indfør faste arbejdsrutiner – stå op, kom i gang og lav en plan for dagen.
- Indfør et fysisk arbejdsrum, så du laver et skel mellem arbejde og privatliv.
- Lave tidsafgrænsende arbejdsrum, hvor sociale medier, popup-informationer og mail er slukket.
- Hold frokostpause et andet sted end ved din arbejdsstation.
- Husk at fastholde en høj disciplin omkring deling af dokumenter og persondata.
Denne situation har allerede kostet erhvervslivet dyrt. Vi må gøre, hvad vi kan, for at holde hjulene kørende. Vi samler løbende tips til mødeafvikling under Corona-karantæne på denne side. Du finder masser af gratis digitale redskaber, gode råd til afvikling af videokonference møder og meget andet. Og hvis du mangler noget - som sædvanligt: skriv til info@bettermeetings.as. Du får direkte svar.
