”Det er så banalt, at det næsten er pinligt” Sådan sagde viceinstitutleder for forskning, da ledergruppen samlede op på erfaringerne fra de seneste ugers fokus på møder.
De i alt 11 ledere på instituttet sidder i møder konstant. Hverdagen består af at gå fra det ene til det næste møde. Det er trivielt, og det er rituelt. Formen er altid den samme. ”Vi sidder for mange mennesker i møderne, og folk er optaget af alt muligt andet, medmindre de selv er på,” sagde en sektionsleder.
Den store beslutning og det banebrydende nye var, at give mere opmærksomhed på at designe gode dagsordener. Til nogle af møderne var der allerede omfattende dagsordner, med bilag og forklæder med ”executive” briefings. Til andre møder var der ingenting. Gruppen besluttede at tage kompleksitet væk fra dagsordner men stille krav om, at hvert punkt var bedre motiveret. Bilagene skulle være kortere og skarpere, så afsender måtte bearbejdet dem bedre, sådan at den udsendte information var mere målrettet. Den skulle pensle problemet ud – ikke blot videregive en masse information, som modtager selv skulle sortere i. Af dagsorden skulle tydeligt fremgå, om et punkt var til orientering, beslutning eller drøftelse. Det skulle være helt klart, hvorfor et punkt fik plads på mødet, og hvad man vil opnå med at tale om det.
Det gjorde en markant forskel på møderne. Sektionslederne oplevede, at der var mere energi og handlekraft, deltagerne mødte op bedre forberedte og handlingerne efter mødet blev tydeligere. ”Der er jo ingen raketvidenskab i dette. Det er så banalt, at det næsten er pinligt. Men det virker!” konstateret en af de to viceinstitutledere. ”Det her skal vi holde fast i.”
Hele ledergruppen var enige om altid at kræve dagsorden, og at gøre det til en anerkendt disciplin, at kunne designe en god dagsorden. Det kræver mod, fordi det virker så banalt, men gruppen har givet håndslag på at håndhæve det.
En veldesignet dagsorden betyder mere, end man skulle tro
Generelt er det veldokumenteret, at mange interne møder opstår, fordi man ikke bliver ordentlig færdigt med tidligere møder. ”Nogle møder er nærmeste mødegenererende,” som institutlederen formulerede det. Det er netop dette, en gennemtænkt dagsorden gør op med. Den gør det muligt for mødedeltagerne at forberede sig bedre, og det er forberedelsen, der er nøglen til gode møder.
Når en sag skal belyses, er det afgørende, at hver person, der skal bidrage, har tænkt sig om for sig selv først. I sin egen tid og uden at blive farvet af andres meninger. Når disse gennemtænkte refleksioner bringes til mødebordet og blandes med andres individuelt gennemtænkte refleksioner dannes grobund for gode, robuste aftaler. Man får populært sagt vendt alle sten, og når man er nået frem til en konklusion, har alle hørt den på samme tid.
Ved at vende alle sten bliver man ordentlig færdigt, og det reducerer sandsynligheden for, at der er brug for opfølgende eller bilaterale møder. Ved at alle hører konklusion på samme tid kommer man udenom den efterfølgende koordinering, der så ofte kan skabe uklarhed og misforståelser.
Gode dagsordner gør det let at implementere andre modige mødevaner
I tillæg til at stille krav om, at alle møder skal indkaldes med en velovervejet dagsorden, er der på instituttet nu aftalt fire yderligere principper
- De klassiske referater skal som udgangspunkt erstattes af aftalepapir og personlige opgavelister, der afstemmes inden mødet er slut. Læs mere
- Der skal ikke være tændte skærme på mødet, dvs. hverken PC, IPads eller smartphones. Læs mere
- Uenighed skal frem på mødet – udenfor mødet er vi enige. Læs mere
- Frys mødematerialet. Der må ikke ske ændringer i mødemateriale efter dagsorden er sendt ud. Arbejdsdokumenter og mødedokumenter adskilles. Læs mere
I de kommende ugers tips vil vi udfolde erfaringerne med disse yderligere fire principper.
