Skrevet af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver, affiliate og Wenche Strømsnes, Stifter og leder i BetterMeetings
Hvem vil være referent? På samme tid en ’hade-opgave’ og den mest magtfulde i mødet. Nogle grupper har gode erfaringer med at lade opgaven gå på skift. Men de fleste steder er det den samme person til hvert eneste møde. Og ind i mellem også en person, der ikke har andre roller i mødet end at skrive referatet.
Vi fik følgende mail fra en, der ofte har referent-opgaven i sit team: ”Jeg har tit siddet som referent – og sendt referat ud asap (og aldrig hørt noget tilbage). Til næste møde i rækken viser det sig, at folk ikke kan genkende det, vi aftalte – og derfor ikke har fulgt op på actions. Det har virkelig været frustrerende – dels fordi man let kommer til at ligne en lille ’tosse’ som referent – og dels fordi teamet kommer til at stå i stampe, når der ikke er fremdrift. Jeg har ofte tænkt, at det var spild af tid med de referater, som ingen alligevel læser. Nu har jeg fået et par tips, som jeg tror, jeg kan/vil bruge fremover på de møder.”
(Artiklen fortsætter under boksen nedenfor)
Denne artikel er en del af serien "Det vigtigste i mødet sker, før det begynder". Her kan du læse specifikke artikler om, hvordan du gennem mødedesign kan imødegå nogle gængse problemstillinger.
Læg referentopgaven PÅ mødet
Tipsene handlede om at lægge referent-opgaven på mødet i stedet for efter mødet. Der er flere måder at gøre det på:
- Mødeleder opsummerer efter hvert dagsordenspunkt, hvad der er aftalt og hvorfor. ’Hvorfor’ er vigtigt, for dage efter et møde, hvor alle deltagere har været optaget af en række andre vigtige opgaver, er det glemt og det er en stor hjælp, når man af referatet kan læse - ikke bare hvad der er aftalt men også - hvorfor.
- Sidste punkt på dagsorden handler om i fælles skab at notere, hvad der er aftalt og hvorfor. Måske har referenten et udkast som lægges frem og kommenteres. Måske går turen bordet rundt, hvor alle ridser op, hvad de oplever, at der er konkluderet.
- Mødet afsluttes med en bordet rundt, hvor alle fortæller hvilke opgaver, de tager med ud af mødet og referenten stemmer af til sine notater.
- Referenten læser højt, hvad hun eller han har noteret undervejs.
At lægge referent-opgaven PÅ mødet har en række fordele:
- Uklarheder afstemmes med det samme
- Alle får selv sat ord på de opgaver, der tages med ud
- Referatets indhold defineres af det, der er blevet sagt
- Hvis referenten sætter lidt tid af lige efter mødet er det let at skrive dette rent og omdele til alle. Referatet bliver ikke bedre af at ligge
- Det bliver overflødigt at bede om kommentarer, for de er jo allerede givet på mødet
(Artiklen fortsætter under billedet)
Mellemregningerne er ligegyldige i referatet
Mellemregningerne – altså alle de drøftelser, der har ledt frem til konklusionen – er meget vigtige. Jo flere holdninger og vinkler, der er kommet frem her, jo bedre er det. For det øger sandsynligheden for at nå frem til den bedste konklusion og det giver ejerskab for alle, der har deltaget i drøftelsen.
Men de hører ikke til i et referat. Det er ligegyldigt, hvem der har sagt hvad, og det kan endda påvirke samtalen negativt, hvis alt, der bliver sagt, går til referat. Tillid og mod er nøgleord i en god samtale og det fremmes af et ”lukket rum”.
Hvis man vænner sig til at skrive hvorfor sammen med konklusionen, har man essensen af argumentationen med og mellemregningerne bliver overflødige at dokumentere.
Referatet er ikke til kommunikation uden for mødekredsen
Det er en nem løsning, når nogen efterspørger mere åbenhed eller bedre kommunikation, at lægge referater fra interne møder tilgængeligt for bestemte grupper. Ingen kan sige, at de ikke har haft adgang til information, for det er jo bare at følge med og læse de referater, der lægges ud. Men hvor mange gør egentlig det?
Der sker noget med kvaliteten af et referat, når det pludselig skal skrives, så personer uden for mødet også kan læse det. Skarpe argumenter bliver blødere og skæve nuancer bliver fjernet. Det er slet ikke unormalt, at det næste skridt i denne helt forkerte retning bliver, at der findes to varianter af referater – et intern og et eksternt. Referatet har nu helt mistet sit formål, nemlig at sikre at det, der aftales på mødet, bliver gjort.
Det giver ikke mening at løse to helt forskellige opgaver - at lave et referat og at kommunikere - med det samme redskab. Det medfører blot at begge dele bliver middelmådigt.
Interessenter uden for mødet skal have direkte kommunikation
Der er altid interessenter til et møde, som ikke har været mødedeltagere. Det er en god ide at sætte tid af på møde til at aftale, hvordan disse personer eller grupper orienteres om de konklusioner, der er lavet. Det kan f.eks. gøres ved at en person får ansvaret for at kontakt dem. Ellers ved at der laves et slags talepapir for, hvordan mødedeltagerne generelt omtaler det, der er sket på mødet. Det kan også være at referenter klipper passager ud af referatet og videresender dem til intern kommunikation.
Begynd næste møde med referatet
Når gruppen mødes igen, kan man være sikker på, at hver eneste deltager har foretaget sig en masse andre spændende ting i mellemtiden. Derfor er det en vigtig del af alles forberedelse, at man lige genbesøger, hvad man nåede til sidste gang, man mødtes. Det er her et referat for alvor har en værdi. Det sikrer en rød tråd mellem møder, og derved kan man undgå, at gamle aftaler kommer til debat igen. Vi kan også se, at mange opgaver bliver løst lige op til det næste møde, fordi deltagerne bliver mindet om opgaven i forbindelse med forberedelse. Men dette er også langt bedre end at begynde mødet med at konstatere, at folk ikke kan genkende det, der blev aftalt.
