Skrevet af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver, affiliate og Wenche Strømsnes, Stifter og leder i BetterMeetings
"Vores møder slutter aldrig til tiden, og vi når sjældent alle dagsordenspunkter ordentligt igennem." Dette udsagn møder vi ganske ofte, når vi taler med ledere om kvaliteten af de møder, de deltager i.
Det har den allerstørste betydning, om man forlader et møde energefyldt eller drænet. Møder, der ikke slutter ordentligt, dræner! Det trækker spor ind i resten af arbejdsdagen og sandsynligheden for at det, mødet handlede om, bliver eksekveret er ret lille. Tilbage står ofte også en frustreret mødeleder og en referent men en stor opgave i at få beskrevet, hvad der egentlig lige er sket.
Her er syv tip til at undgå denne situation.
(Artiklen fortsætter under boksen nedenfor)
Denne artikel er en del af serien "Det vigtigste i mødet sker, før det begynder". Her kan du læse specifikke artikler om, hvordan du gennem mødedesign kan imødegå nogle gængse problemstillinger.
FØR MØDET
- Vurder, hvor lang tid der skal bruges på hvert dagsordenspunkt og tæl sammen, om det passer med den afsatte mødetid
Denne enkle øvelse lyder så banal, at mange overser den. Men det viser sig ofte, at man allerede inden det sidste punktum på dagsorden er sat kan forudse, at mødet kommer til at gå over tid. - Prioriter dagsordenspunkter efter, hvad der er vigtigst for mødet hovedformål
Selv om der er mange punkter på en dagsorden, vil der altid være ét emne, der er særligt vigtigt. Det er en god vane at skrive mødets formål øverst på dagsorden og i emnefeltet på mødeindkaldelsen. Herefter er det enkelt at sortere punkterne så mødet begynder energifyldt med det vigtigste og de sidste punkter er "nice to..." og dermed kan reduceres eller udskydes til skrift efter mødet. - Overvej om der er orienteringspunkter, som kan flyttes ud af mødet og over på en anden platform, f.eks. mail, chat eller interne opslagstavler
Måske er der ligefrem nogle af disse sidste punkter, som kan fjernes helt fra dagsorden og håndteres på anden vis? En god tommelfingerregel er, at mødedesigner for hvert punkt skal kunne beskrive, hvorfor vi skal tale om dette, og hvad der skal komme ud af samtalen. Er svaret ikke meningsfyldt, kan puntet nok fjernes.
PÅ MØDET - Afbryd en taler, når hun begynder at gentage sig selv eller andre
Under en drøftelse er det ikke vigtigt, at alle giver deres holdning til kende, men mere at forskellige synspunkter kommer frem. En samtale skal forsætte lige præcis så længe, som der kommer nyt frem og stoppes i det øjeblik, det sagte kun er gentagelser. Hvis den estimerede tid til dagsordenpunktet er overskredet, og der stadig kommer nyt frem, må drøftelsen fortsætte. At forcere en beslutning af hensyn til tid, giver sjældent gode resultater. Det er derfor det er så godt, at dagsorden er prioriteret efter vigtighed. - Hold styr på alle vinkler, efterspørg så mange forskellige argumenter som muligt og opsummer løbende
Uenighed skal frem på mødet - ikke efter! Nogen gange er det godt med en "djævlens advokat" til at sikre, at alt relevant er kommet frem. Det er en stor hjælp, at en deltager i mødet kan opsummere de forskellige synspunkter. Ofte er det mødeleder, men flere steder har referenten denne rolle. Et dagsordenspunkt, der ikke bliver færdigt, vil dukke op igen. Enten på et senere møde eller ved bilaterale ad hoc møder. Det er overflødigt. - Når I er klar til at konkludere, så gør det tydeligt og vær konkret med hvem, der gør hvad, hvornår. Og hvorfor I er nået frem til dette
Ved konklusionen er det vigtigt, at alle kommer på banen. Udtal konklussionen tydeligt PÅ mødet og giv alle mulighed for at kommenterer. Det er det, der siges nu, der skal til referat. Det er her misforståelser kan fjernes.EFTER MØDET
- Håndter de punkter, I ikke nåede og lær af det
Slut altid til tiden. Måske nåede I ikke alle punkter, men I fik tilgengæld grundigt behandlet og konkluderet på det vigtigste. Måske skal der sendes en mail ud med lidt information, om det I ikke nåede. Hvad skal justeres næste gang, der skal laves dagorden til et møde i denne gruppe?
(Under billedet er der link til flere artikler om emnet)
