Telefonkonferencer er en effektiv måde at tage hurtige beslutninger på, fordi mødedeltagerne ikke skal flytte sig fysisk for at deltage. Men alt for ofte ender de i frustration og uklart beslutningsrum.
Se Dave Gradys herlige karikatur i videoen nedenfor.
Nedenfor er nogle få tips til, hvordan du som mødeleder kan gøre telemøder effektive.
Small-talk i begyndelsen af mødet skal være small
Når folk tjekker ind vil de typisk sige deres navn, og der vil måske være lidt small-talk, indtil alle er på. Hvis den drejer sig i retning af mødets tema, bør du stoppe det og bede om, at man venter til alle er på.
Det er en god idé at have en liste liggende med alle navne på mødedeltagere og begynde mødet med, at du remser dem op et ad gangen. Folk siger "ja" på gammeldags skolemanér.
Styret tjek ind hvert tiende minut
Det er fint med noget fri snak om refleksioner på det forberedte men ikke for længe ad gangen. Det kan være en god idé, at bede folk sige sit navn, før de taler.
Med jævne mellemrum bør du stoppe op, tage ordet og finde ud af, hvor folk er, ved at bede om en refleksion "bordet rundt", dvs. nævne navne fra listen og få en holdning fra hver – en ad gangen. Det er også en måde at sikre, at alle stadig er med i mødet. En god tommelfingerregel er ca. hver 10. minut.
Forstyrrelser
Hvis nogen falder ud af mødet af den ene eller anden grund, vil der være en lyd, der indikerer, at der er sket noget. Her er det en god idé, at du som mødeleder konstaterer at, "der tabte vi en, men vi kører videre og venter på at vedkommende selv kommer på igen." Så undgår du, at folk bliver distraherede, eller at der begynder en samtale om, hvad lyden handlede om.
Når en ny lyd indikerer, at nogen er kommet på igen, bør du stoppe mødet og spørge, hvem der kom på linjen. Du bør spørge vedkommende, hvornår han/hun faldt af og kort resumere, hvad I har talt om siden. Det vil være en god anledning til at tage en "bordet rundt" igen og slutte med den person, der sidst kom på.
Konflikt er godt
Hvis snakken peger meget entydigt i en bestemt retning, bør du aktivt efterspørge andre synspunkter eller måske endda provokere et modsat synspunkt frem. En i udgangspunktet uenig gruppe tager meget bedre beslutninger, end én der er enig.
Hvis folk taler i munden på hinanden
Hvis folk taler i munden på hinanden, må du som mødeleder annoncere, at du laver en "tale-række." Folk "rækker fingeren op," ved at sige sit navn én gang. Du skriver det ned og giver ordet til vedkommende i den rækkefølge, han/hun har meldt ind. Dette er en af de væsentligste mangler ved almindelige telekonferencer (modsat webmøder), men talerækker og det systematiske tjek ind hvert 10. minut kan som regel afhjælpe det.
Forbered konklusionen
Et telefonmøde bør ikke vare længere end 30 minutter og kun have et enkelt tema, som fremgår tydeligt af dagsorden. Det afsluttes med "bordet rundt," hvor folk svarer ja/nej på dit spørgsmål: "Er vi enige om at ....." De to-tre udfaldsrum bør du forberede hjemmefra.
Dem, der aldrig kommer på
Der kan være personer, som af den ene eller anden grund ikke kan være med i mødet af "tekniske årsager". De kan have trykket på "mute" ved en fejl, være et sted med dårlig forbindelse eller bare "fejl 40". Pointen i en telefonkonference, som folk selv ringer ind til, er, at der ikke er nogen, der skal hente dem ind. Derfor behøver det ikke at forstyrre andre deltagere i mødet. Bed dem om at lægge på og ringe op fra en anden enhed og lykkes det ikke, så konkluder, at mødet gennemføres uden vedkommende, men at du som mødeleder kontakter personen direkte efter møder for at resumere drøftelsen og få de sidste synspunkter med.
