Effektive Møder: Videnskaben Bag Bedre Mødepraksis (2018)
Artiklen "Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings" udforsker effektiviteten og nødvendigheden af møder i arbejdsmiljøet. Artiklen konstaterer, at møder er en uundgåelig del af det moderne arbejdsliv, men at mange møder anses for ineffektive af de ansatte, hvilket kan have en negativ indvirkning på deres tilfredshed og trivsel på arbejdspladsen.
Forfatterne præsenterer en række forskningsresultater, der fokuserer på, hvad der sker før, under og efter møder, og hvordan disse faktorer kan påvirke mødernes succes. De diskuterer, hvordan en god mødestruktur, klare mål og forberedelse kan bidrage til mere effektive møder. Derudover beskriver artiklen, hvordan lederens rolle og adfærd under mødet er afgørende for at sikre, at mødet forbliver produktivt og målrettet.
Artiklen tilbyder også konkrete anbefalinger og en tjekliste for at fremme gode møder, herunder vigtigheden af at kun indkalde til nødvendige møder, holde dem korte og relevante, og sikre, at alle deltagere er forberedte og engagerede.
Afslutningsvis giver artiklen et blik på fremtiden for mødeforskning, hvor der lægges vægt på behovet for at undersøge teknologisk påvirkning på møder og behovet for teoretisk klarhed i forståelsen af mødernes rolle i organisationer.
(Kommentar. Individuel forberedelse før et møde. Fokus på at selve mødet skal være en samtale. Opfølgning, opfølgning, opfølgning. Det er essensen af denne gode videnskabelige artikel)
Tjekliste fra artiklen
Før mødet:
Mødestruktur:
- Afhold kun møder, når det er nødvendigt.
- Planlæg mødelængden, så den passer til mødeformålet; undgå lange møder.
- Hold møderne små ved kun at inkludere dem, hvis ekspertise og viden er nødvendig.
- Vælg den rette teknologi, der passer til mødets mål, især ved virtuelle møder.
Leder- og deltageransvar:
- Sæt klare mål og ønskede resultater for mødet.
- Forbered en dagsorden, der cirkuleres på forhånd.
- Sørg for, at mødet er relevant for alle inviterede.
- Deltagerne bør komme forberedt ved at gennemgå dagsordenen.
- Sikr, at teknologien fungerer og er klar før mødestart.
Under mødet:
Deltageransvar:
- Mød op tidligt eller præcis til tiden.
- Undgå klager, dominerende adfærd og upassende verbale udsagn.
- Undgå aktiviteter, der ikke er relateret til mødet, og deltag aktivt.
Lederansvar:
- Følg dagsordenen, som lægger klare mål og resultater for mødet.
- Start mødet til tiden.
- Undgå distraktioner og multitasking under mødet.
- Giv deltagerne mulighed for at deltage i beslutningsprocessen. Hvis en beslutning allerede er truffet, skal alle informeres om det.
- Opmuntr alle til at deltage aktivt.
- Grib ind, når interpersonelle kommunikationsmønstre bliver dysfunktionelle.
Efter mødet:
Kortsigtede handlinger:
- Send mødereferat og handlingspunkter straks efter mødet.
- Vurder kort mødetilfredsheden og kvaliteten umiddelbart efter møder for at informere fremtidig mødestruktur.
Langsigtede handlinger:
- Inkluder mødetilfredshed som en del af organisationens bredere medarbejderengagement- og tilfredshedsundersøgelser.
- Ledelsen bør kritisk vurdere rutinemøder for at fastslå deres nødvendighed og værdi.
Denne tjekliste kan hjælpe med at forbedre mødernes effektivitet og sikre, at de virkelig bidrager positivt til arbejdspladsen.
Mroz, J. E., Allen, J. A., Verhoeven, D. C., & Shuffler, M. L. (2018). Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings. Current Directions in Psychological Science, 27(6), 484–491. https://doi.org/10.1177/0963721418776307
