Skrevet af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver og affiliate og Wenche Strømsnes, Stifter og leder i BetterMeetings
Det er det nok det meste kendte eksempel på organisatorisk sjusk og tidsspilde, når et møde er planlagt, men ikke kan gennemføres ordentligt, fordi en eller flere personer ikke har forberedt sig. Og det er den direkte årsag til, at det er nødvendigt med opfølgningsmøde eller bilaterale møder efterfølgende. Møder, der kunne have været sparet, hvis alle havde gjort det rigtigt første gang.
Det paradoksale er, at få greb kan dæmme op for problemet. Dårlig forberedelse skyldes nemlig meget ofte en misforståelse.
(Artiklen fortsætter under boksen nedenfor)
Denne artikel er en del af serien "Det vigtigste i mødet sker, før det begynder". Her kan du læse specifikke artikler om, hvordan du gennem mødedesign kan imødegå nogle gængse problemstillinger.
Desværre er møder en så naturlig del af alles arbejdshverdag, at man ofte glemmer, hvor central en betydning det har for et godt samarbejde. Mon ikke alle på et tidspunkt har tænkt: "Jeg kan godt gennemføre dette møde uden at sætte mig ind i alt dette materiale først - jeg er jo erfaren." Og flere siger det endda højt: "Det er simpelthen ikke muligt for mig at være forberedt til alle de møder, jeg deltager i. Der er ikke timer nok i døgnet."
Det er nedslående, og det er den direkte årsag til, at mange oplever, at deres møder er spild af tid. For hvis bare én deltager møder op uforberedt, så mangler vedkommende at have investeret individuel tænketid i problemstillingen, og det øger sandsynligheden for, at han enten forfalder til sin sædvanlige kæphest eller gribes af stemningen i rummet. Begge dele reducerer kvaliteten af den samtale, der foregår og man kan overse vigtige nuancer. Det her er kilden til overflødige ekstramøder og dårlig eksekvering.
(Artiklen fortsætter under billedet)
Elendigt bilagsmateriale er den største synder
I denne artikel vil vi særligt fremhæve én årsag til dårlig forberedelse: elendigt bilagsmateriale.
Vi ser en tendens til, at der er alt for meget materiale til møder. Næsten alle steder har man i dag fælles arbejdsdrev, og det er for let at lægge alverdens ting ind på det. I værste fald får en mødedeltager ikke fremlagt en sag, men blot adgang til alt tilgængeligt materiale. Så kan han eller hun selv finde sin vinkel i det.
Godt mødemateriale er ikke levende igangværende dokumenter, men færdigbearbejde fremstillinger med diskussionsoplæg. Og gerne med en læsevejledning, hvor punktejer peger på særligt vigtige passager. Den, der fremlægger en sag, har forholdt sig til, hvad hun gerne vil drøfte på mødet. Hvad er det konkret, vi skal have afklaret. De andre deltagere må til gengæld have tillid til, at den, der fremlægger sagen, har gjort sit forarbejde.
Det er bedre at holde lidt længere møder knap så ofte og til gengæld komme helt rundt om en sag, end mange korte møder*. Fordi dårlige møder genererer flere møder.
Tips til mødeleder
- Send dagsorden ud i god tid
- Sørg for at materiale er bearbejdet, og saml det i én PDF eller mail
- Motivér punktet ved at angive, hvorfor det skal drøftes, og hvad der skal komme ud af det. Er punktet til beslutning, i proces eller til orientering?
- Bed gerne alle deltagere melde spørgsmål ind inden mødet - eller besvare et konkret spørgsmål
- Hvis forberedelse er et strukturelt problem - så sæt tid af i begyndelsen af mødet til at deltagerne kan læse materialet igennem.
- Tag deltagernes forberedelsesdisciplin op i 1:1. Mødedeltagelse er en helt central kompetence på en arbejdsplads.
Tips til mødedeltager
- Sæt tid af i kalenderen til at forberede møder
- Tag det op på 1:1 møder med din leder, hvis der ikke er tilstrækkelig mulighed for at forberede møder
- Meld fra til møder, hvor der ikke er mulighed for forberedelse
- Stil spørgsmål og undersøg uklarheder før mødet går i gang. Vigtige spørsgsmål, der først kommer op på mødet, har det med at sende ting i udvalg
- Tænk over forinden, hvad dit særlige bidrag er til det møde, du skal ind til
- Afklar uklarheder før et møde begynder
* De korte møder er til operationelle, dagligdags koordineringer, og det er en helt anden snak.
