Skrevet af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver og affiliate og Wenche Strømsnes, Stifter og leder i BetterMeetings
Hvorfor sker der så lidt mellem møderne? Vi taler dagligt med frustrerede mødeledere, der gør meget for at lave gode dagsordener, gennemføre møder og udsende referat. Årsagen er ikke dovenskab eller slendrian. Det er meget ofte indforståethed.
(Artiklen fortsætter under tekstboksen)
Denne artikel er en del af serien "Det vigtigste i mødet sker, før det begynder". Her kan du læse specifikke artikler om, hvordan du gennem mødedesign kan imødegå nogle gængse problemstillinger.
Det er slet ikke unormalt, at en mødedeltager sidder med en uudtalt og nogen gang ubevidst opfattelse af, at mangle viden som andre i rummet har. Tanker som "Har jeg mon overset det bilag?" "Er der kommunikeret bredt om dette, uden jeg har fanget det?" "Burde jeg vide dette?" står i vejen for åbent og tydelig at sige "Jeg er ikke helt med, vil en eller anden ikke lige ridse dette her op for mig." Især i de virksomheder, hvor korte møder er en større dyd end få skarpe møder, ser vi indforståetheden træde tydeligt frem. Hvem vil stille det spørgsmål, der får mødet til at gå over tid? Det er mødegenererende! For uklare aftaler bliver ikke levet ud, og de kalder på flere møder for at få det uklare afklaret.
Det paradoksale er, at der skal så lidt til at løse dette. Med mere handling og med færre og bedre møder som resultat.
(Artiklen fortsætter under billedet)
Photo by Alejandro Escamilla
Uanset om der er misforståelser eller ej, så ser vi alle på en sag ud fra vores eget perspektiv. At stille spørgsmålet "Er der nogen spørgsmål, eller er noget uklart?" løser derfor ikke problemet. For man kan godt være helt sikker på at have et klart billede af aftalen, uden at dette billede er det samme, som andre mødedeltagere har. Resultatet er ingen eller dårlig eksekvering.
Her er tre gode vaner, som vil skabe klarhed om mødekonklusionen:
- Stop op efter hvert dagsordenpunkt og formuler konklusionen, eller bed en deltager om at sætte ord på konklusionen
- Tag en bordet rundt til sidst, hvor alle fortæller, hvordan de oplever mødets aftaler, og hvad de går ud fra mødet og gør
- Skriv det ned og vær konkret. Hvem? Hvad? Hvornår? og Hvorfor?
Disse vaner er enkle og effektive. Mennesker husker nemlig meget bedre de ord, der er kommet ud af deres egen mund. Og at gøre det helt lavpraktisk med "hvem gør hvad, hvornår?" sikrer, at opfattelsen er den samme. Når det også er en god ide at notere "hvorfor?" skyldes det, at alle jo efter mødet har en række aktiviteter, der også optager dem. Den energi, et møde forlades med, får meget hurtigt konkurrence. Når man har gjort sig umage med at formulere hvorfor en aftale er lavet, mindskes risikoen for at nogen fristes til at udfordre den - alene fordi deres fokus er flyttet siden sidst.
