Artiklen er gengivet med tilladelse fra Jysk Fynske Medier.

Fremtidens møder: Inspiration fra en 1.000 år gammel tradition
af Wenche Strømsnes, stifter og leder af BetterMeetings

I dag torsdag præcis kl. 12.00 mødes otte mænd på torvet i Valencia. De sidder i sorte kapper i rundkreds på stole foran kirkedøren. I mere end 1.000 år har dette møde fundet sted. Hver eneste torsdag.

Tribunal de las Aquas de Valencia, også kendt som vandtribunalet, består af otte medlemmer, formand, næstformand og sekretær. De repræsenterer hver deres vigtige vandingsområde i regionen, og de mødes for at løse konflikter og tage beslutninger om vandfordeling. Bønderne fra området møder op på torvet for at fremlægge deres konflikter. Denne mødeform eksisterer uden dokumenter eller bygninger, og afgørelser blev oprindeligt meddelt mundtligt. I dag føres der et kort referat af mødet, men selve mødet tager sjældent mere end nogle få minutter. Denne enkle og effektive mødeform har overlevet i mere end tusind år, uanset skiftende regimer og kulturer. I dag er det især turister, der samles på torvet for at overvære mødet. Det er et symbol på lokal ressourcestyring og fællesskabsbaseret beslutningstagning.

I denne artikel vil jeg trække et par af symbolerne fra denne gamle mødetradition ud og opfordre til, at du som moderne leder lader dem indgå i dine overvejelser om, hvordan du leder dine møder. Mange af os har nemlig fået mødeuvaner gennem tiden. Faste møder, faste pladser og faste dagsordener er blandt synderne. Og det kan være fristende at finde løsningen i det stik modsatte. Men…

Symbol 1: Fast mødetidspunkt
Det første tydelige symbol er det faste mødetidspunkt. Alle ved nøjagtigt, hvor og hvornår de skal mødes for at løse problemer, hvem der håndterer dem, og hvornår de forventer en løsning. Dette skaber klarhed og eliminerer potentielle konflikter og forvirring. Denne praksis giver også arbejdsro, selv i moderne arbejdsmiljøer, hvor tilgængeligheden er høj. Nogle gange alt for høj. Med faste møder undgår vi at forstyrre hinanden på en uproduktiv måde.

Symbol 2: Rundkredsen
Vandtribunalet praktiserer fælleskabsbaseret beslutningstagning, ligesom de bedste møder også gør. Måden, folk sidder ved bordet, har betydning, og runde borde kan skabe en mere inkluderende og effektiv samtale. Et alternativ kan være kvadratiske borde med lige mange deltagere på hver side, ligesom stående  møder kan ophæve fornemmelsen af ulighed i samtalen.

Symbol 3: Uden papirer og uden bygninger
Engang var bønderne analfabeter, og mundtlige afgørelser var naturlige. Men det er stadig værd at overveje dette symbol. Måske er vores møder i dag for meget styret af mødelokalernes indretning, eksisterende bordopstilling og den overflod af dokumenter, der kræves for møder. Forenkling og skærpelse af fokus kan gøre møder mere effektive. Måske kan man erstatte lange dokumenter med korte noter og ændre mødelokationen fra tid til anden.

Symbol 4: Mødet slutter, når dets formål er opfyldt
I dag varer et møde i vandtribunalet kun få minutter. Mødet starter med formandens klare redegørelse for mødets formål, og det slutter, når formålet er opfyldt. Dette er en afgørende lektie, som moderne ledere også kan drage nytte af. I stedet for at binde sig til faste tidsrammer, kan møder fokusere på at nå målene og afsluttes, når det er opnået. En klar formålsangivelse hjælper med at forhindre uendelige diskussioner.

Symbol 5: Hver torsdag
Hvorfor vandtribunalet mødes præcis om torsdagen, har flere teorier. En af de bedste er, at det var tæt på weekenden, så beslutninger kunne implementeres inden næste hele arbejdsuge begyndte. Når jeg fremhæver dette, som et symbol, skyldes det, at jeg ofte oplever uklarhed om, hvorfor faste møder ligger som de gør. Det er værd at overveje, om møderækken, du leder, har sammenhæng med dine kollegers møderytmer og behov.

Symbol 6: Alle kan overvære mødet
Vandtribunalet afholder åbne møder, hvor alle kan overvære dem. Dette symbol minder os om betydningen af at dele beslutninger og information efter møder. Overvej, hvordan det, I beslutter, påvirker resten af organisationen, og hvordan I kan kommunikere det.

Symbol 7: Kapper og ritualer
”Det var alt, hvad havde at sige.” skulle være den rituelle afslutning på enhver sagsfremlæggelse for vandtribunalet. Ritualer kan bidrage til klarhed og ro, men det er vigtigt at finde en passende balance. For mange ritualer kan hæmme effektiviteten. Ritualer kan dog hjælpe med at markere vigtige øjeblikke i møder og fremme samarbejde. Det er en balance, der bør findes i den gruppe, du leder.

Disse syv symboler fra vandtribunalets tusindårige tradition kan være vigtige huskeregler til dig, der leder moderne møder. At indarbejde elementer som faste mødetidspunkter, runde borde, forenkling og meget tydelige mål med hvert eneste møde er netop, hvad de allerdygtigste mødeledere gør, for at forbedre mødekvalitet og produktivitet.