Hvordan kommer vi lettest i gang?

Implementering af systemet kræver ingen træning og ingen særlig IT indsigt.

Systemet sender mail, hver gang opmærksomhed er påkrævet, og adgang fås direkte fra mail.
Systemet kan selvfølgelig også tilgås fra en app på skrivebord eller hjemmeskærm.

Men det kræver en ildsjæl, der brænder for at skabe større handlekraft gennem bedre mødekvalitet, og som vil spille bold med BetterMeetings om at lave den bedst tænkelige opsætning for jer.

Derfor anbefaler vi, at

1. begynde i én enkelt intern gruppe og køre fire møder her. Her skal mødelederen spille sammen med BetterMeetings om opsætning, mens deltagerne alene vil opdage en ny måde at få dagsorden på. Dette er uden beregning.

2. Først herefter skal IT involveres og de nødvendige integrationer laves til (f.eks. outlook, dokumentstyring etc.) Hvis der ønskes tilbud på dette, inden vi går i gang, behøver vi en oversigt over hvilke systemer, der evt. skal integreres til.

3. Samtidig skal der tages stilling til hvor mange beslutninger vedr. mødekultur, der skal tages centralt, og hvad der skal kunne sættes op af den enkelte mødeleder. Hvis der ønskes tilbud på dette, inden vi går i gang, behøver vi en fornemmelse af, hvor mange grupper, der evt. skal på systemet.

4. Først når dette er gjort og testet, tages resten af organisationen ind og det aftales, hvilken rapportering der skal ske løbende til ildsjælen.

Videokonference – er det via SKYPE?

Som standard anvender vi et video software der hedder Jitsi (https://jitsi.org/).

Skype kan dog integreres efter ønske – hvilket dog kræver at jeres organisation har Skype for business

Hvordan med IT sikkerhed?

Sikkerhed er helt grundlæggende, og i BetterMeetings følger vi naturligvis internationale standarder.

• Vores webservices bruger Thawte SSL 123 Certificate som kører 256 Bit kryptering – dvs. fuld sikkerhed.
• Vores servere kører med failover, dvs. skulle én server få problemer, hopper hele løsninger over på et parallelt setup, med en max nedetid på 1 minut.
• Alle filer bliver gemt på amazon S3, og er ikke offentligt tilgængelige, sikkerheden ved amazon er helt i top.

Dokumenter bør ideelt set aldrig forlade jeres eget filsystem. Det kan gøres på flere måder og skal løses konkret mellem vores IT funktioner.
Systemet skaber en zip-komprimeret mappe med samtlige dokumenter fra hvert møde til arkivering på lokale drev.