Møder er et helt centralt redskab i bestyrelsens arbejde, og det er der god fornuft i. På møderne er hele bestyrelsen samlet - fysisk eller virtuelt - og alle hører alt og har mulighed for at bidrage. Hvis beslutninger lægges udenfor møderne, vil man hurtigt opleve en skæv-vridning i de enkelte bestyrelsesmedlemmers bidrag, og det er virksomheden ikke tjent med.
Denne artikel indeholder små tips til bestyrelsesformanden til at få det maksimale ud af møderne.
Gå bordet rundt efter hver beslutning
- så alle tager andel i aftalen
Få alle i lokalet til at sætte ord på, hvorfor de støtter forslaget. Fordi det at sætte ord på skærper ejerskab og engagement. Og så er det bare lettere at huske det, man selv har udtalt.
Rids hovedpointerne fra en drøftelse op inden den afsluttes
- og undgå misforståelser
Fordi gode samtaler på et møde kommer vidt omkring, og essensen kan opleves forskelligt. Mødeleder konkluderer. Samtidig definerer du det, der skal til referat.
Få så mange vinkler med som muligt
- så I ikke overser det vigtigste
Konflikt er godt! For det får forskellighederne frem. Undersøgelser viser i øvrigt, at der er større ejerskab for beslutninger taget under konflikt – også fra dem, der stemte imod. Nogen gange er det en god ide at opfordre folk til at modsige beslutningen inden den træffes.
Inviter ledere fra organisationen ind på jeres møder
- og få en bedre indsigt i virksomhedens 'DNA'
Det giver en langt bedre forståelse og dermed kommunikation gennem organisationens lag, at bestyrelsen møder forskellige ledere.
Sæt større beslutnings-punkter først på dagsorden
- så I gør det vigtigste først
Fordi det skaber energi og bedre samtale.
Vær tydelig om jeres beslutnings-proces
- og undgå at nogen gemmer sig ved at få noget 'ført til referat'
Husk, at alle i en bestyrelse formelt står på mål for alle fælles beslutninger. Også selv om man var med i det mindretal, der stemte imod.
Reducer orienterings-punkter
- så du får alle engageret på mødet
F.eks. ved at sende orienteringsmateriale ud på forhånd og bruge mødet på at drøfte kommentarer og spørgsmål.
Send referat fra seneste møde ud med dagsorden til det kommende møde
- så alle er helt opdateret på, hvor I sluttede sidst
Fordi alle har haft andre aktiviteter siden sidst og denne service er en lille ting med stor effekt.
Tænk på din dagsorden som en serie af samtaler
- for jo bedre samtale jo bedre resultat af mødet
Sørg for at involvere så mange som muligt i hvert dagsordenspunkt og dig selv mindst muligt. Fordi du, med din rolle som formand, vil komme til at farve drøftelsen. Hvis det er nødvendigt, så lav regler mod afbrydelser f.eks. at alle har tre minutters taletid.
Brug ikke referat som et kommunikations-redskab
- og få en klar rød tråd i jeres møder
Referatet er den røde tråd mellem jeres møder og dokumentation for jeres aftaler. Lav det kort og præcist lige efter mødet. Referatet bliver ikke bedre af at ligge. Bestyrelsesreferater er et juridisk dokument og skal underskrives. At løse to helt forskellige opgaver – at lave et referat og at kommunikere – med det samme redskab, medfører at begge dele bliver middelmådigt.
Læg vægt på godt bilags-materiale
- så virksomheden får mest muligt ud af sin bestyrelse
Undgå, at bestyrelsen alene præsenteres for én løsning. Bed i stedet direktionen om at lave materiale, der redegør for årsagen til det problem, der skal løses og evt. flere løsnings-forlag. Så får I mest ud af bestyrelsens erfaring.
Stil krav til en skarp løbende rapportering
- så bestyrelsen altid er velorienteret om det væsentligste af det væsentlige
De mest afgørende fakta på, hvordan virksomheden klarer sig på økonomi, kunder, medarbejdere, miljø og samfundet bør være løbende basis viden for bestyrelsen.
Husk at en hurtig beslutning er ikke det samme som en god beslutning
- så jeres beslutninger holder og gennemføres
Nogen gange giver det mening at træffe beslutning over to møder. Så alle ”sover på det” og I får alle eftertankerne med.
Husk, at det I gør på bestyrelses-møderne er rollemodel for det, der sker i organisationens andre møder
- så I viser vejen for effektivitet i hele virksomheden
Undersøgelser viser, at op til hvert andet interne møde kun er nødvendigt, fordi kvaliteten af et tidligere møde var for ringe. Hvis du regner med at 15-25% af virksomhedens lønsum anvendes i møder, er det til at tage og føle på, hvor meget, der er at hente i at hele organisationen holder møder af høj kvalitet. Fordi gode møder giver færre møder!
Få rammerne på plads og hold fast i dem
- så I kan bruge jeres energi på at være en bestyrelse
Læg møderne i kalender mindst et år frem. Hav et årshjul for, hvornår I drøfter hvad. Sørg for at vedtægter er kendt af alle og at forretningsorden revideres med jævne mellemrum. Aflys aldrig møder i bestyrelsen! Men variér gerne varighed, sted og metoder efter, hvor tung den konkrete dagsorden er. Hav en fast struktur for, hvornår deltagerne modtager dagsorden, så de kan planlægge deres forberedelse.
Genbesøg vedtægter, forretningsorden og årshjul
- så I altid har jeres formål og hovedopgave for øje
Vedtægterne er jeres formålsbeskrivelse og forretningsorden er arbejdsbeskrivelsen. Årshjulet skal holde jer på forkant. Brug det som aktivere redskaber.
Mindst én gang om året bør I have en 'samtale om jeres samtaler'
- så I bliver bedre og bedre som gruppe
Læg evaluering af jeres samarbejde ind i årshjulet, så I taler om det mindst en gang om året. Som mødeleder kan du gerne tage bilaterale 1:1 møder om dette tema.
Hvor tæt skal bestyrelsen på virksomheden?
Filmen ovenfor er produceret i 2015 for Dansk Kommunikationsforening af Plus2. Det er en del af serien 'Board Visions & Communications'.
