Daglige "Tjek ind" har uvurderlig værdi for samarbejdet
I denne artikel får du en række tip til, hvordan du kan designe tavlemøder, daglige tjek ind og andet til at lette den operationelle koordinering. Den hører nemlig ikke til møder.
Hvis det skal fungere, er det bedst, at det daglige kaffemøde er helt fast og ufravigeligt. Det kan f.eks. være at mødes over en kop kaffe hver eneste morgen i 15 minutter – ikke mere. Det må gerne være stående, men det skal være i et rum, hvor I kan tale frit.
Her fortæller I på skift
- hvad dagen står på,
- hvilke udfordringer, der skal løses i dag og
- om der er brug for hjælp?
Når morgenbriefing er slut, vil det være helt entydigt hvem – hvilken ene person - der går ud og gør noget, ved det, I har talt om.
Det er en overset god måde at sikre momentum på. Det sparer en masse koordinering, misforståelser, forstyrrelser, fejlrettelser og passiv kommunikation i løbet af dagen.
At introducere tjek ind hver morgen kan virke lidt mærkeligt i begyndelsen, men hurtigt vil alle vænne sig til at bruge sine få minutter med ledelsen klogt. Stå fast og vær samtidigt opmærksom på at håndtere modstand.
Du måler værdien af disse 'tjek ind' på, at der bliver mindre koordinering i løbet af dagen. Behovet for det vil være forsvundet. Er det ikke tilfældet, skal metoden genovervejes.
Undgå disse fejl:
- Fejl 1: at droppe rytmen og lægge det hver anden, tredje eller fjerde dag. Hvis der går for lang tid mellem briefingerne, så begynder forstyrrelserne og uklarheden at snige ind i hverdagen samtidig, og så mister I effekten. Gennemfør hver eneste morgen med dem, der er til stede.
- Fejl 2: at det bliver orientering fra ledelsen. Hvis det sker, får I ikke de uklarheder frem, der skal frem. Direktionen taler til sidst. På den måde kan I også altid slutte morgenbriefing præcist efter 15 minutter.
- Fejl 3: at I begynder at løse komplekse problemer. Morgenbriefing handler om dagens drift. Hvis der dukker større problemer op så parker dem. Hav evt. en tavle, I skriver dem på, men lad være med at gå ind i dem! Snublesten og barrierer for fremdrift hører til på et møde med dagsorden, forberedelse og opfølgning.
I vil i løbet af et stykke tid have parkeret en række problemer på tavlen. Her er et forslag til, hvordan I løser det:
Bed én person om at tage ansvaret for problemstillingen og lave et beslutningsoplæg. Det vil sige at finde ind til kerneårsagen (hvorfor, hvorfor, hvorfor) og udtænke tre løsningsforslag. Tag dette beslutningsoplæg med ind i det kommende ordinært (rigtige) møde i gruppen til drøftelse og beslutning. Læs mere om beslutningsoplæg her.
Læs mere
