Derfor bør du forbyde væg-til-væg-planlægning af møder

Det føles så effektivt. At gå fra det ene møde til det andet og bidrage med sine input. Men ved nærmere eftertanke vil de fleste hurtigt erkende, at dén arbejdsdag kunne være brugt bedre.

Selv i den situation, hvor du er grundigt forberedt til disse møder og ikke bare "kører dem på rutinen," er der stadig al mulig god grund til at insistere på, at der er luft mellem hvert møde. Den tid skal bruges til at afslutte det, du lige har været i og komme til stede i det næste.

Sådan gør andre ledere

Da møder jo per definition foregår mellem flere personer, er det nødvendigt at stræbe mod nogle fælles principper i organisationen for dette. Her er nogle eksempler på, hvad vores kunder gør:

Når du selv planlægger møder, kan du tilstræbe at lægger dem på forskellige lokationer, så man skal bevæge sig fra det ene til det andet møde.

En ledergruppe, vi har arbejdet med, har gjort det til en fælles rutine at skrive i kalenderens emnefelt, hvornår mødet begynder - f.eks. kl. 12.30 - men indkalde selve mødet fra 12.15.

Mange dygtige ledere har selv den gode vane at reservere tid til "transport" i samme øjeblik, et møde accepteres.

I en travl hverdag bliver man meget hurtig blind for betydningen af at "komme til stede". Det kommer til at virke som irrelevant spildtid. Men det er veldokumenteret, at netop dette har betydning for kvaliteten af det møde, man skal i gang med.

Faktisk har nogle ledergruppe gode erfaringer med at holde to minutters stilhed sammen før, under og efter et møde. Og der er lavet interessante undersøgelser af betydningen af at have tid til smalltalk, inden et møde går i gang. En forskergruppe har vist, at smalltalk giver bedre møder. Læs mere om det i linket nedenfor.

Læs artiklen: Smalltalk giver bedre møder

 

Print Friendly, PDF & Email
Share