Minutterne, før mødet begynder, har betydning for mødets kvalitet
Ja - så enkelt er rådet. I det videnskabelige arbejde om møder, er der en gren, der undersøger "før-møde-aktiviteter." Det er de ting, der foregår fra de første to personer er til stede i mødelokalet, indtil mødeleder går i gang med dagsorden.
Det viser sig, at det slet ikke er ligegyldigt, hvad der foregår i de få minutter. Den samtale, der forgår i netop dette tidsrum, har en indflydelse på, hvordan mødet forløber, og kvaliteten af den samtale i mødet, som skal lede til handling bagefter.
I studierne deler man før-møde-aktiviteter op i fire typer. En af disse kan have en positiv betydning for, at det efterfølgende møde bliver effektivt. De tre andre har ingen eller sågar negativ effekt for mødekvalitet.
Mere præcist er det:
- Small talk (f.eks. om vejret)
- Snak om punkter på dagsorden for mødet
- Shoptalk (her defineret som sladder om personer, konkurrenter, trusler)
- Worktalk (snak om en fælles opgave, der ikke har med mødets dagsorden at gøre)
Studier peger på, at af de fire typer har kun small talk en signifikant positiv sammenhæng til mødeeffektivitet. Hvor de andre tre typer kan skævvride mødet og skabe forkerte alliancer eller forkert fokus, kan smalltalk være med til at skabe sociale bånd, som gør stemningen mindre anspændt og dermed fremmer videndeling, åbenhed og interaktion mellem deltagerne.
Så det er smart at være opmærksom på, i hvilken retning samtalen før et møde drejer. Kan I holde det til small talk, er der lagt kim til et effektivt møde.
___
Studier i PMT (Preemeeting Talk) er samlet af Michael A. Yoerger og Joseph A. Allen University of Nebraska at Omaha og Kyle Francis, Creighton University. De er samlet i The Cambridge Handbook of meetings science, 2015
