Få bedre tid og bedre møder ved at analysere forstyrrelser
Forstyrrelser i hverdagen er et billede på de behov, der er i en organisation. Derfor er de vigtige. Og det nytter ikke bare at give slip og lade det ske. Prisen, når kolleger forstyrrer hinanden, er høj, for det koster ikke bare effektivitet og dermed bundlinje, men også arbejdsglæde på det længere sigte. Ved at interessere sig for forstyrrelser, både når man selv forstyrrer andre og når andre forstyrrer en, kan man lægge en fælles struktur på arbejdspladsen, som er optimalt.
Giv forstyrrelserne opmærksomhed
Det handler om at få bugt med de mange FALSKE ARBEJDOPGAVER, som tager plads op i en arbejdsdag. Det er forstyrrelser, der lægger beslag på arbejdstimer. Jeg kalder dem falske, fordi de måske nok føles som arbejde, men egentlig ikke bidrager til, at kerneopgaven løftes bedre.
De dygtigste analyserer, hvad de bliver afbrudt af i løbet af en dag. Og de sætter disse forstyrrelser i system. De sørger for at alle afbrydelser, der ikke er falske - men faktisk vigtige for løsning af kerneopgaven – får et forum til at blive løst. Det kan være faste opgaver eller en tilbagevendende mødestruktur, hvori man kan drøfte disse emner.
Sæt forstyrrelserne i system
Det betaler sig at ANALYSERE FORSTYRRELSER OG SÆTTE DEM I SYSTEM. Hvorfor forstyrrer vi hinanden på en arbejdsplads? Her er tre typiske årsager:
- Ide-brus
- Socialt behov
- Behov for Koordinering
Ofte forstyrrer vi hinanden, fordi en har fået en idé eller tanke, der bare fylder så meget i hovedet, at man må dele det med nogen. Man føler at man ikke kan komme videre, før det er sagt højt.
Det kan også skyldes et helt enkelt socialt behov for at grine med andre eller dele en oplevelse.
Endelig kan det skyldes et behov for at koordinere eller afstemme noget, før man kan løse den opgave, man sidder med.
- tænk over, hvornår du selv forstyrrer andre. Kan det vente. Måske kan din ide endda blive noget mere kvalificeret af at du noterer den og summer lidt længere over det.
- er der faste tilbagevendende møder til alt det, vi har brug for at koordinere. Og er der brug for daglige tjek in over en kop morgenkaffe.
- har vi sociale arrangementer nok
F.eks. valgte et team at sætte arbejdsbelastning på som tema til deres faste ugentlige møder. De havde opdaget at de brugte meget tid i hverdagen på at tale om dette. Tid de kunne spare ved at sætte det i system. Et andet sted fandt en koordinator, at hun ofte blev forstyrret af spørgsmål om, hvordan enkelt-opgaver skulle prioriteres. Hun gav sig selv en fast ugentlig opgave, hvor hun skrev ud til teamet, hvad der havde højst prioritet i denne uge. Et team valgte at mødes over en stående kop kaffe hver morgen, for at med få ord at dele, hvad hver enkelt havde af opgaver.
____
7 GREB TIL AT SKAFFE SIG BEDRE TID OG BEDRE MØDER
Tid og møder hænger uløseligt sammen. Møderne er der, hvor vi koordinerer med hinanden. For ikke at skulle bruge tid på det, når vi hver især har brug for at arbejde uforstyrret.
Møder er til for koordinering. Alt for mange vælger at leve med dårlige møder. De fortæller mig, at de godt ved det. De ved godt, at møderne kunne være bedre. Og de ved endda også godt, hvad der skal til. Nemlig en klar plan for mødet, så alle er godt forberedte og klar til at bidrage.
Som jeg ser det, er problemet således ikke manglende viden om møder. Problemet er at finde tid til at gøre det, der skal til. Det handler om at sætte forstyrrelser i system, som er temaet for denne artikel.
Her er nogle at de hverdagsgreb, som jeg oftest ser effektive mennesker anvende for at skaffe sig bedre tid. De:
- deltager aldrig i møder uden dagsorden
- blokerer tid i kalenderen til forberedelse
- sørger for luft i kalenderen før og efter et møde
- er gode til at skelne mellem nødvendige forstyrrelser og ligegyldige
- bruger faste tilbagevendende møder til nødvendig koordinering og
- beder kolleger om at gemme emner til disse møder fremfor at afbryde løbende
- bruger daglige tjek-ind til hverdags-koordinering. Det kan være stående morgen-kaffe-møder eller faste korte videomøder
