Mødeleder skal skabe klarhed

Det er en fælles opgave at skabe gode møder. Men der er én opgave, som kun mødeleder kan løse. Det er at skabe klarhed.

Den påstand folder vi ud på denne side, hvor du finder tekster, podcast og redskaber. God fornøjelse.

Gode møder er et fælles ansvar. Har man sagt ja til at deltage i et møde, har man også sagt ja til at gøre sit til, at mødet bliver godt. Det er ikke kun mødelederens ansvar. Men der er EN TING som KUN mødeleder kan sørge for. Det er KLARHED.

Dårlige møder er kendetegnet ved uklarhed. Her er nogle eksempler. Det er uklart, hvorfor man skal mødes. Det er uklart, hvem der forlader mødet med hvilke opgaver. Det er uklart, hvorfor netop disse personer er med til netop dette møde. Det er uklart, hvordan processen på mødet skal være. Rituelle mødevaner har tendens til at skabe uklarhed.

Det er faktisk ikke spor svært at skabe klarhed. Det er bare ofte underprioriteret. Måske underforstået. Vi regner med, at alle andre har præcist det samme klarsyn som os selv om, hvad det er vi er i gang med.

Mødelederen er den ENESTE, der skal skabe denne klarhed, og det er mødeleders VIGTIGSTE opgave. Det er ikke at være tidsstyrer på mødet, at være ordstyrer eller den, der sørger for, at alle bliver hørt. Alle disse roller PÅ selve mødet kan alle, der er til stede, løfte. Men kun hvis der er klarhed!

Så her er nogle tip til mødeleder: Den bedste måde at skabe klarhed på er at tænke grundigt over, hvad der er DET vigtigste formål med mødet. Det er meget tænkeligt, at der allerede er indkald til mødet. Men når dagen for mødet nærmer sig, vil der være noget, der er vigtigere end andet at få talt om lige nu. Selv tilbagevendende møders formål vil være forskelligt fra gang til gang. Ret overskriften for mødet eller emnefeltet i kalender, så der nu står ”Formålet med dette møde er at…. F.eks. finde ressourcer til projekt X”. Eller måske kan du ligefrem formulere det som et spørgsmål: ”Hvordan finder vi flere ressourcer til projekt X?”. Allerede her har du forventningsafstemt med dine mødedeltagere.

Nu til alle punkterne på dagsorden. Skriv dem op, og sorter dem, så det, der er vigtigst for formålet, kommer først og det mindst vigtige til sidst. Så begynder I nemlig mødet med høj energi og du er sikker på, at I når det, der er vigtigst. Tænkt over hvor meget tid, du tror, skal bruges på hvert punkt, og marker om punktet er til Beslutning, Drøftelse eller Orientering. Sæt også en ansvarlig på og gør dig umage for at involvere så mange af mødedeltagerne som muligt.

Skriv nu en lille manchet til hvert dagsordenspunkt. Vi skal tale om dette fordi…… og der skal komme følgende ud af vores samtale……..

Nu har alle optimale betingelser for at bidrage til mødet. Bare ved at læse indkaldelsen vil tankerne arbejde i baghovedet, og I kan forvente af hinanden at mødet ikke er spild af tid. Så hvis du er mødedeltager: efterspørg klarhed. Hvis du er mødeleder: skab klarhed