Denne artikel handler blandt andet om mødeklyngeteknik. Den blev bragt i Erhverv+  den 13. december 2018.

Teksten er gengivet under pdf'en.

Artiklen er gengivet med tilladelse fra Jysk Fynske Medier.

Leder – sæt forstyrrelser i system
Af Wenche Strømsnes, Stifter og leder BetterMeetings A/S

Jeg arbejder med møder. Det giver mig travlt, for langt de fleste virksomheder oplever, at de drukner i møder.

Det skaber dårlig jobtilfredshed, svag handlekraft og det koster dyrebar tid. Rigtig mange møder genererer i sig selv flere møder, fordi det, der foregår, er for uklart, eller fordi de beslutninger, der bliver taget, ikke overlever eftertanken. Det aftalte holder simpelthen ikke, når det skal føres ud i livet, fordi man overså noget, da man tog beslutningen.

En nyere kilde til mange møder er faktisk de velmenende principper om at skære f.eks. 25 % af alle møder. Så man gør en time til 45 minutter og en halv til godt 20. Den reelle konsekvens er, at man flytter opgaver fra det synlige – møderne - til det usynlige, og det koster. Pludselig har man mistet alle de fordele, der er i at mødes.

For møder indebærer flere fordele end ulemper. De er helt afgørende for en virksomheds fremdrift. Det er her, man samarbejder om at løfte niveauet i alle de handlinger, der skal drive forretningen fremad. Opgaven er dermed ikke at fjerne møder, men at løfte kvaliteten af dem. Bedre møder skaber færre møder.

Videnskaben er ret klar, når det kommer til at forbedre mødekvalitet. Der er kun én vej: forberedelse. Det handler blandt andet om, at der både skal individuel tænketid og samtaler i grupper til for at optimere den enkeltes bidrag til helheden.

Det paradoksale er, at tre ud fem møder gennemføres uden tilstrækkelig forberedelse. At møde op uforberedt og forvente at kunne håndtere samtalen på rutinen er ikke bare arrogant, men faktisk også kontraproduktivt, fordi de handlinger, der aftales, ofte ikke overlever eftertanken.

Jeg drøfter dette dilemma med ledere dagligt. Det største problem er tid! Mangel på tid. Mange ledere har væg-til-væg møder, dvs. at hele dagen er pakket sådan, at man går fra det ene møde til det næste. Man kan have de bedste intentioner om handling, når man går ud af mødet, men når dagen er gået og de mange møder er ”veloverstået,” så er der kun begrænsede kræfter tilbage til at få fulgt op og forberedt sig til det næste. Alt for mange vælger at leve med dårlige møder.

Det er helt grundlæggende personlige vaneændringer, der skal til for at bremse op og vende rytmen i arbejdskalenderen, så der bliver plads til at afholde og deltage i møder af højere kvalitet. Gevinsten er, at behovet for møder reduceres, når kvaliteten øges. Det er alles ansvar. Mødeleder og mødedeltager!

Nøglen til at løse dette dilemma er at få bugt med de mange falske arbejdsopgaver, som tager plads op i en arbejdsdag. Det er forstyrrelser, der lægger beslag på arbejdstimer, fordi de enten skal håndteres med det samme eller planlægges til senere. Jeg kalder dem falske, da de måske nok føles som arbejde, men egentlig ikke bidrager til at kerneopgaven løftes bedre. Dygtige ledere analyserer disse forstyrrelser og sætter dem i system.

Her er nogle at de greb, som jeg har oplevet ledere anvende med succes:

Om planlægning af møder

1. Accepter ikke at deltage i møder uden dagsorden
2. Bloker tid i kalenderen til forberedelse, når du accepterer en mødeindkaldelse
3. Sørg for, at der er luft i kalenderen før og efter et møde til at få klaret hovedet

Om at skaffe sig tid

4. Sæt tid af til faste opgaver i din kalender, og lad dig ikke forstyrre af dem uden for denne tid
5. Lær at skelne mellem afbrydelser, der er nødvendige for at løse din kerneopgave, og afbrydelser der lige så godt kan vente
6. Brug faste møder med fast frekvens til alt det, der kræver koordinering og undgå at bruge tid på det mellem møder

Om samarbejdet

7. Bed kolleger om at notere kommentarer og spørgsmål fremfor at afbryde ofte
8. Planlæg faste én-til-én møder med dem, der refererer til dig og brug dem på det, de har noteret. Dvs. lad dem sætte dagsorden for netop disse møder
9. Brug daglige tjek-ind møder til hverdags-koordinering. F.eks. stående kaffemøder hver morgen

Samtale er noget af det stærkeste, der findes på en arbejdsplads. Et godt kollegaskab indeholder samtaler, der er meningsfyldte, energigivende og fremadrettede. Struktur og systemer er med til at skabe rammerne for dette. Det begynder med en personlig handling. At forstyrrelser analyseres og sættes i system.