Denne artikel blev bragt i Business Syd den 25. februar og i Erhverv+ den 26. februar 2018.
Teksten er gengivet under pdf'en.
Artiklen er gengivet med tilladelse fra Jysk Fynske Medier.
Møder. Mange ledere fravælger oplagt konkurrencefordel
af Wenche Strømsnes, wst@BetterMeetings.as
Ikke nok med at interne møder er den enkleste måde at bedrive fremragende ledelse på. Det er også et redskab, alle ledere allerede har og anvender. Selv meget små justeringer i mødekulturen vil have enorm effekt på en virksomheds konkurrencekraft og produktivitet. Alligevel stiller mange sig tilfreds med ”godt nok.”
Alle mødes
I samme øjeblik der er mere end én person om en opgave, opstår behov for at mødes. Møderne er med til at holde fremdrift i den aftalte opgave. Det er også her man koordinerer, videndeler og afstemmer.
Møder kan holdes fysisk, virtuelt eller asynkront. Dvs. man kan mødes samme tid og sted i et mødelokale. Man kan mødes samme tid men forskellige steder over en videolinje, eller man kan ”mødes” på forskellige tider og steder ved digitale platforme.
For at man kan tale om møder i videnskabelig forstand, skal der være tale om en ”arbejdsrelateret interaktion.” Der skal med andre ord være en fælles opgave.
Tag ledermøder som eksempel: Som en virksomhed udvikler sig, vil dens møder også ændre sig. For meget unge virksomheder er tilgængelighed altafgørende, og møderne former sig med driften. Man mødes typisk ad hoc. Når en virksomhed når en vis størrelse, vil ad hoc møderne vise sig at være en tidsrøver med alt for meget spildtid og alt for dårlig koordinering. Der vil komme lidt mere struktur på møderne, som ligger fast og får faste dagsordenspunkter. Som virksomheden modnes, vil der opstå behov for at drøfte ting som prioritering i strategiske initiativer, forbedret samarbejde på tværs, fjerne barriere for fremdrift, skabe forenkling og fokus, sørge for at de rette mennesker er på holdet osv. Møderne vil blive mere involverende og styret af både faste punkter og årshjul. I mange meget store virksomheder bliver møder så omfattende, at de bliver en vane. Nogle steder har man ligefrem mennesker ansat alene til at drive møderne.
Pointen her er, at alle mødes! Og et møde er et ledelsesredskab.
Møder påvirker en organisations præstationer
Måden, man afvikler sine møder på, har en stærk og direkte sammenhæng med en organisations økonomi, handlekraft, jobtilfredshed og stress-niveau. Alle disse fire sammenhænge er dokumenteret grundigt, og de fleste ledere er allerede klar over dette.
I hvert fald er den økonomisk byrde tydelig for de fleste. Man kan roligt regne med at mindst 15 % af lønsummen ”brændes af” i møder, og kan man optimere bare 10 % bedre end konkurrenterne, er der meget at hente. Undersøgelser viser, at virksomheder har potentiale til at optimere endnu mere; helt op til halvdelen af interne møder indkaldes kun fordi kvaliteten af et tidligere møde var for ringe.
Men møders potentiale til at skabe handlekraft, gejst og ejerskab vægter endnu tungere. Der skal så lidt til.
En mødeleder skal hele tiden bruge sin dømmekraft
Her er to sande påstande, som stritter i hver sin retning.
- Det er ikke, når vi sidder i møde, at vi får noget lavet.
- Møder er motoren i forretningens udvikling.
Mødeleder skal kunne navigere i dette. Det kræver dømmekraft.
Mange sætter fokus på færre og kortere møder. Indsatserne vil typisk være regler for hvor langt et møde må vare, stående møder mv.
Det virker umiddelbart, fordi møderne er korte og dermed fremstår mere energifyldte. Men ofte skubber man blot det tidskrævende fra det synlige til det mindre synlige: nemlig masser af bilaterale forstyrrelser i den tid, hvor man burde få noget lavet. Koordinering, der bliver nødvendig, fordi der fortsat er behov for afklaring.
Design og involvering giver færre og kortere møder
Der er kun én dokumenteret vej til færre og kortere møder: Design og involvering. Design handler om, at mødeleder på forhånd har en plan for, hvordan samtalen skal forløbe, og hvad dens fokus er (beslutning, drøftelse, orientering). Involvering handler om, at mødeleder skal gøre det let for den enkelte at tage stilling og byde ind.
Det betyder, at en stor del af arbejdet sker før mødet overhovedet er gået i gang. Både hos mødeleder og -deltager. Det gælder for alle typer af møder, og det kræver bevidst handling hver eneste gang.
Selv meget erfarne mødeledere må løbende arbejde med design af deres møder for at skabe bemærkelsesværdige resultater. Fordelen er, at det giver så meget fremdrift, at møderne automatisk bliver kortere og færre, fordi behovet for efterfølgende koordinering forsvinder.
Her er konkurrencefordelen
Fem ud af fem leder ved det. To ud af fem ledere gør noget ved det. Det viser internationale studier. Det gælder også i Danmark. I 2017 viste organisationen Lederne, at danske ledere bruger mere tid i møder end i 2015, men mindre tid på forberedelse. Forklaringen på det kan være svær at få øje på. Men det giver en fordel til dem, der vil.
Denne vinderstrategi er lige til at plukke!
