Nærvær i møder. De fleste mødeleder opgiver at bede om, at Smartphones, tablets og PC'ere fjernes fra mødebordet. Men i denne gruppe blev det pludselig helt naturligt.
Denne case er en fortsættelse af fortællingen om instituttet, der arbejder mod nye mødevaner. Det mest banebrydende, de gjorde, var at stille krav om dagsorden til alle møder, og om at den skulle designes med omtanke hver eneste gang. Fik du ikke læst om det, kan du gøre det her. https://bettermeetings.as/inspiration/mod-til-vaneaendring/
På Instituttet sidder 6 personer i den øverste ledelse sammen med Institutleder. I ledelsen tæller også 5 sektionsledere, der hver især leder en række møder. En af de meget positive effekter af at lave bedre dagsorden var, at det blev meget klart, hvad der skulle konkluderes på. Den bedre forberedelse gjorde, at samtalen på mødet var mere åbenhjertig og undersøgende og konklusionerne skarpere. Referaterne kunne derfor erstattes af knivskarpe aftalepapirer og personlige opgavelister.
En af grupperne på Instituttet havde indført fast mødeevaluering i slutningen af hvert møde, og ved denne lejlighed spurgte en mødedeltager, om der egentlig var behov for, at man havde sin PC eller smartphone med til mødet. Argumenterne kom prompte. "Jeg bruger min telefon til at tage noter," argumenterede en. "Jeg har alt mødemateriale digitalt," svarede en anden. "Det er på niveau med en notesblok - bare i moderne format. Ville du forbyde en notesblok?" argumenterede en tredje. Men alle var dog enige om, at der også var en vis forstyrrelse, fordi den digitale enhed også repræsenterer mange andre arbejdssituationer end blot det at sidde i møder.
Selvfølgelig tjekker man ikke mails, mens man sidder i møde
Det er i hvert fald det svar, Lederne har fået, når de har lavet undersøgelser af mødekultur. 3 ud af 4 virksomheder accepterer ikke e-mails og sms'er under møder. Og hvis man spørger en virksomhedsleder, vil han svar det samme. Således også i denne gruppe. Alle var enige om, at det selvfølgelig ikke er OK. Men under drøftelsen på mødet fik en deltager en djævelsk ide. "Jeg ved, at Mogens sidder i et møde lige nu - Jeg prøver lige at skrive til ham!". Få sekunder efter kom der svar. Jo - vi tjekker vores telefoner, mens vi sidder i møde.
Hvad skal man bruge sin telefon til?
Det springende punkt i drøftelsen i denne konkrete gruppe var, hvilket behov der er for at tage noter undervejs. Gruppen havde jo allerede indført skarpe dagsordener og gjort den løbende referatskrivning overflødig. De sidste 10 minutter af mødet før evalueringspunktet, blev brugt til at samle op, dels på konklusioner på hvert dagsordenspunkt, dels på hver enkeltes opgave. Kun her blev der skrevet referat til senere omdeling. Gruppen besluttede - som en prøveordning - at indføre, at det også kun er i dette tidsrum digitale enheder må anvendes.
Som en konsekvens af dette begyndte mødedeltagerne at printe dagsorden og ofte var den omfattende, fordi den indeholdt mange bilag. Flere og flere havde dog kun selve dagsorden med, hvorpå kommentarer var anført til de mange bilag. I denne gruppe besluttede man til sidst, at bilag blev vist på storskærm, mens punktet blev behandlet. Det tog tid at nå hertil, og de øvrige grupper på Instituttet er endnu ikke med på de smartphonefrie møder. Men alle i denne gruppe er overraskede over, hvor meget nærvær der er kommet i drøftelserne. Telefonen, IPad'en og PC'en kommer aldrig mere med til møderne!
Gode dagsordner gør det let at implementere andre modige mødevaner
I tillæg til at stille krav om, at alle møder skal indkaldes med en velovervejet dagsorden, er der på instituttet nu aftalt fire yderligere principper
- De klassiske referater skal som udgangspunkt erstattes af aftalepapir og personlige opgavelister, der afstemmes inden mødet er slut. Læs mere
- Der skal ikke være tændte skærme på mødet, dvs. hverken PC, IPads eller smartphones.
- Uenighed skal frem på mødet – udenfor mødet er vi enige. Læs mere
- Frys mødematerialet. Der må ikke ske ændringer i mødemateriale efter dagsorden er sendt ud. Arbejdsdokumenter og mødedokumenter adskilles. Læs mere
I de kommende ugers tips vil vi udfolde erfaringerne med disse yderligere fire principper.
