En dagsorden består typisk af punkter, som er til beslutning, til drøftelser eller til orientering. Det er altid en god ide, at det fremgår af dagsorden, (f.eks. med et B, D eller O), da det er med til at afstemme forventning og signalere, hvad det ønskede resultat af drøftelsen skal være.
Men hvordan planlægger man samtalen om et dagsordenspunkt? Nedenfor er nogle forskellige eksempler på sager, der er på dagsorden og et bud på, hvordan samtalen kan planlægges.
Samtale om status på et projekt (et typisk orienteringspunkt)
- Projektejer giver en kort status på projektets fremdrift
- Alle kan stille afklarende spørgsmål
- Mødeleder ridser op: Hvad var det, vi ville med dette projekt, hvordan hænger det sammen med andre ting, der foregår i virksomheden, og hvad vil fremme og hæmme projektet i dets næste fase?
- Få alle mødedeltagere til at byde ind med glæder og bekymringer vedr. projektet. Jo mere jo bedre. Gerne individuelt, i par og i plenum.
- Saml de vigtigste punkter op. Er der kommet vigtigt nyt frem, så tag stilling til, hvordan det skal adresseres i projektets næste fase, og hvem der har ansvaret
- Rund af med, hvornår næste status er.
Samtale om projektopstart (et typisk beslutningspunkt)
- Projektejer fremlægger det helt overordnede mål med projektet. Hvilke konkrete resultater skal det skabe, og hvilke faser er der i projektet?
- Hvad har projektejer brug for fra denne gruppe (ud over et mandat)?
- Hvornår følger dette mødeforum op og på hvad?
- Hvad er det første mål, der skal nås, og hvordan ser vi det?
- Hvilke ressourcer er nødvendige for at lykkes. Har vi stillet dem til rådighed?
- Hvem følger op på hvad mellem møderne? Hvordan og hvornår?
- Hvad udløser at denne gruppe bliver involveret ud over planen?
- For meget komplekse projekter er det en god idé allerede fra start at drøfte, hvad der kan lukke projektet ned, og hvad man i så fald vil gøre med det problem, som projektet skal løse.
(Alt for ofte kører dårlige projekter videre, fordi man ikke oplever at have et alternativ. Her vil et godt referat fra opstartsmødet kunne gøre underværker)
Samtale om opstart på et nyt tema for gruppen (et typisk drøftelsespunkt)
- Temaejer beskriver situationen og problemet
- Alle bidrager med tanker og overvejelser. Det kan være skemasat som "bordet rundt" eller blot fri drøftelse
- Mødeleder holder styr på forskellige input og opfordrer løbende til nye vinkler
- Temaejer samler op, hvad hun har hørt, og hvordan hun vil arbejde videre med det
- Mødeleder runder af med, hvad der nu sker med sagen.
Drøftelse af et konkret problem (et typisk beslutningspunkt)
- Problemejer beskriver problemet så præcist som muligt. Vær tydelig med, hvad der er fakta og hvad der er vurdering.
- Gennemfør en drøftelse med henblik på at lave en liste over mulige årsager til problemet, herunder ting, der skal undersøges for at komme kerneårsagen nærmere. Der kan gemme sig vigtig viden i "dumme" kommentarer, og det er mødeleder, der skal sørge for at få alle tanker frem.
- Mødeleder og/eller problemejer lægger frem, hvad der vil være kriterier for en god løsning og hvilket tidspres, der er.
Ved meget komplekse problemer kan det være hensigtsmæssigt at stoppe her, og lade problem-ejer arbejde videre med at finde fakta på de ting, der kom frem under punkt 2. Herefter kan processen fortsætte sådan her: - Hvad findes af mulige løsninger?
- Hvad taler for og imod dem. Her er det supergodt, at have en "djævlens advokat" blandt deltagerne og i det hele taget sørge for så meget forskellighed som muligt.
- Mødeleder sikrer, at problemejer konkluderer tydeligt med at angive hvem, der gør hvad, hvornår.
Samtale om en beslutning
- Mødeleder beskriver klart, hvad der skal besluttes. Der vil typisk være to eller tre alternativer.
- Mødeleder beskriver om dette er en flertalsbeslutning, om den kræver, at alle er enige, eller om mødeleder tager beslutningen selv.
- Drøft konsekvenser af de forskellige beslutninger. Gør brug af "djævlens advokat." Det er vigtigt at få mange nuancer frem.
- Mødeleder konkluderer igen, hvilke alternativer der er, og hvad konsekvenserne vil være.
- Træf en beslutning.
- Drøft, hvordan der skal kommunikeres om dette og til hvem.
- Oprids meget konkret, hvad der kommer til at ske de næste par dage.
Samtale, der skal skabe tilslutning (f.eks. til en strategisk indsats)
- Beskriv hvad du vil gøre, hvordan du vil gøre det og vigtigst: hvorfor.
- Få alle deltagere til at sætte ord på deres tanker. Jo mindre gruppen er, jo lettere er det. Prøv at få så mange forskellige tanker frem som muligt. Anerkend dem, der taler imod idéen. Stil f.eks. spørgsmålet: "hvad er det værste, der kan gå galt?"
- Drøft hvordan projektet kan justeres eller kommunikeres for at imødegå det, der kom frem under 2.
- Konkluder, hvad der skal gøres nu.
- Stil et helt åbnet spørgsmål, om der er noget, der mangler at blive sagt?
- Giv tid til denne del af processen. Jo bedre samtalen lykkes, jo mere gnidningsfri vil forandringen efterfølgende blive.
