Et møde skal slutte til tiden

Mange sidder og tripper for at komme videre i teksten, når et møde går over tid. Forståeligt nok! Men hvad gør I for at overholde tiden? Det kræver blot ti minutter… ⏰

Den påstand folder vi ud på denne side, hvor du finder tekster, podcast og redskaber. God fornøjelse.

Blev vi egentlig færdig med dét punkt? Hvad var det, vi aftalte? Hvem fik bolden på den opgave? Hvis bare én eneste tænker sådan efter et møde, har I tabt mere, end I har vundet på at mødes. Det er nemlig meget usandsynligt, at tingene bliver gjort efterfølgende, men til gengæld meget sandsynligt, at I kommer til at tale om det samme igen på næste møde.

”Vores møder er møde-genererende,” sagde en kunde engang til mig. Mit svar til det? Problemet kan løses ved at sætte ti minutter af i slutningen af mødet til at samle op og konkludere. Mit forslag bliver imidlertid ofte mødt med himlende øjne efterfulgt af udbrud som: ”Skal jeg bruge MERE tid på mødet? Vi har i forvejen ALT for mange og lange møder.”… Eller endnu værre: ”Folk er stort set på vej ud af mødet under det sidste punkt – det ville aldrig fungere hos os!”

Men tro mig, det virker! Samtidig har det den helt fantastiske sideeffekt, at det, I har talt om, bliver gjort. Et møde, der slutter til tiden med klarhed, viser respekt for alle deltagers tid og efterlader alle med følelsen af, at tiden var godt givet ud.

Her er opskriften og nogle idéer fra de dygtigste:

1. Slut altid mødet til tiden. Sæt en alarm fx ti minutter før sluttid og stop med at tage nye punkter eller synspunkter ind herefter. Hvis I ikke er helt færdige, når alarmen ringer, og hvis du har lavet din dagsorden klogt, vil der blot være mindre vigtige punkter tilbage. Punkter, der kan udskydes til næste møde eller orienteringspunkter, der kan sendes på en mail bagefter. I er igennem det vigtigste, og nu skal der bare sluttes ordentligt af.

2. De fleste dygtige mødeledere vælger at samle op efter hvert dagsordenspunkt. Jeg har også oplevet ledere, der uddelegerer denne opgave - fx til en referent eller den, der var ansvarlig for det konkrete punkt. Det er nemlig ikke mødeleders opgave at gøre det. Men det er mødeleders opgave at sørge for, at det bliver gjort. Man kan også læse hele referatet op til sidst. Men det kræver, at energien er til det. I grupper, hvor alle tager opgaver med ud, har jeg oplevet, at man slutter med bordet rundt, hvor alle siger højt, hvad de har noteret sig af opgaver.

Den sjoveste version, jeg har oplevet, var til et møde, hvor referenten først blev kaldt ind de sidste ti minutter, og så var alle mødedeltagere sammen om at fortælle om, hvad der var blevet konkluderet og dermed skulle skrives ned. Der var energi i den model. Også for den referent, der ankom og alene derfor bragte frisk energi ind i rummet.

Uanset, hvordan mødets udfald samles op, er en afslutning med de skarpeste aftaler den bedst mulige måde at sende folk ud af mødet på – og til tiden!