Mødet begynder før mødet. Det slutter, når spørgsmålene er besvaret
Dette er det mest enkle og effektive greb til bedre møder, jeg nogen sinde har oplevet. Jeg kalder det Spørgsmålsdagsordenen, og det er en metode, der har gjort en enorm forskel for de møder, jeg designer.
Dagsorden = ?
Referat = !
Det er ikke nødvendigvis revolutionerende – det er bare effektivt. Men det er desværre svært og et stort arbejde, fordi mødedesigner skal kende sagsens kerne i alle punkter på dagsorden i god tid før mødet.
Her er nogle huskesætninger til spørgsmålsdagsordenen før under og efter mødet.
SPØRGSMÅLSDAGSORDENEN
Før?
Mødedesign som ledelsesdisciplin
Spørgsmålet er nøglen
Mødelederens vigtigste opgave før mødet er at designe dagsordenen som en række skarpe spørgsmål. Det kræver dyb indsigt i sagens kerne.
Dagsordenen sætter retningen
Når dagsordenen formuleres som spørgsmål, skaber den automatisk fokus og refleksion. Spørgsmålene giver optimal forberedelse, fordi deltagerne skubbes til at tage stilling.
Møder begynder før mødet
Den egentlige værdi af et møde skabes, før det går i gang. Et godt mødedesign sikrer, at mødet bliver effektivt og handler om at finde svar.
Under?
Møder, der kører sig selv
Spørgsmål skaber samtale
Når dagsordenen er bygget op af spørgsmål, bliver samtalen naturligt fokuseret. Det er nemt for deltagerne at følge med og bidrage.
Facilitering uden friktion
Mødelederen kan træde i baggrunden og lade samtalen udfolde sig frit, fordi spørgsmålene holder deltagerne på sporet. Hvis diskussionen afviger, er det let at gentage spørgsmålet.
Svar er målet
Mødet bliver færdigt med et punkt, når der er fundet et svar. Det giver en naturlig afslutning og sikrer, at mødet ikke kører ud i unødvendige sideveje.
Efter!
Enkelt og effektivt referat
Referat med mening
Referatet bliver interessant og let at overskue. I stedet for at gentage dagsordenspunkter eller opsummere lange diskussioner, formuleres svaret på spørgsmålet!
Fra spørgsmål til beslutning
Når dagsordenen allerede er struktureret efter spørgsmål, bliver det tydeligt, hvad der er opnået, og hvad næste skridt er.
Dokumentation uden overarbejde
Denne metode gør det nemmere for alle deltagere at forstå og følge op på mødernes resultater, fordi referatet fremstår skarpt og fokuseret.
