Skrevet af Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver, affiliate og Wenche Strømsnes, Stifter og leder i BetterMeetings
Du kender situationen.
Der er 20 minutter tilbage af det ugentlige ledermøde. I er nået til pkt. 3 på en dagsorden med seks punkter. Det strammer til. Igen.
”Orientering fra direktionen” tog næsten 30 minutter, fordi lysten til at diskutere nogle beslutninger var større, end du havde forudset. Igen. ”Siden sidst” blev den sædvanlige langgaber af en omgang bordet rundt med den sædvanlig blanding af improviseret stort og småt fra organisationens mange hjørner. 20 minutter gik der med det (selv om de fleste havde gang i mails og sms´er undervejs).
Nederst på dagsordenen står ”Opsigelser i indkøbsafdelingen - er der noget strukturelt på spil?” nærmest og blinker i neon. Men du kan allerede nu se, at I ikke når det, hvis I også skal forbi ugens brandslukning og det rituelle pkt. 4 ”Økonomiopfølgning”. Og det skal I jo.
Virker situationen bekendt? Vi siger ikke, at den kan undgås. Men erfaringen viser, at vi med nogle enkle greb i forberedelsen kan nå langt.
(Artiklen fortsætter under boksen nedenfor)
Denne artikel er en del af serien "Det vigtigste i mødet sker, før det begynder". Her kan du læse specifikke artikler om, hvordan du gennem mødedesign kan imødegå nogle gængse problemstillinger.
Det vigtigste først
Byg din dagsorden op, så I begynder med det vigtigste punkt. Lige på og hårdt. De fleste af os auto-designer dagsordenen efter en logik, som tilsiger, at vi lige skal have det rutinemæssige og mindre vigtige af vejen først, inden vi kaster os over hovedretten: de tunge punkter så som strategi, konfliktløsning, MTU, organisationsændring osv. Alt det, som vi i virkeligheden glæder os til at vende med lederkollegerne. Ved at du tager ledelse for prioriteringen af jeres fælles tid, undgår du, at det er enkeltpersoners pludselige indskydelser eller behov, som kommer til at gå forud for helheden – hvilket er det, der sker, når du igen må sige: ”Vi når ikke de to sidste punkter. Dem tager vi næste gang”.
Orientering on demand
Orienteringspunkterne kan med fordel gøres skriftlige og efterspørgselsbaserede. Bed folk om inden mødet at lave en kort skriftlig orientering, som sendes til alle i god tid inden mødet. På selve mødet er der mulighed for at spørge ind til punkter med relevans for hele gruppen. Alt andet tages bilateralt. On demand-tilgangen er også her med til at spare tid.
”At spørge” betyder her, at man spørger for at blive klogere. Ikke for at vise, at man er klogere, eller vise, at man er uenig.
Spot tidsrøverne. Og stop dem
Når et møde mister fokus, er det ofte fordi dynamikken i gruppen stikker af med dagsordenen. Grundene kan være legio.
Det kan handle om hende, der har brug for at tale sig selv og sin afdeling op; om de to, der altid skal overgå hinanden; om de to, der trækker sig og brænder inde med pointer, som både er vigtigere og mere forretningskritiske end det, den ordrige ekstroverte har at byde på – og som han gladeligt fylder tiden ud med. Fortsæt selv listen.
Vores erfaring er, at langt de fleste mødeledere forholdsvis nemt kan udpege teamets tidsrøvere. De der – uforvarende eller ej – igen og igen high jack´er dagsordenen. Dem, der stjæler tiden fra de andre. Erfaringen viser også, at det er de færreste mødeledere, der får det gjort og handler på det.
Som al anden ledelse handler mødeledelse om at opfange, fortolke og handle på mønstre i og omkring organisationen. Hvis du i forberedelsen af dagsordenen tænker igennem, hvordan et punkt normalt vil forløbe, kan du i designet tage forbehold for de vaner og uvaner i teamet, som svækker jeres fælles effektivitet.
Vi vil i et senere ugens tip behandle, hvordan en fremadrettet mødeevaluering kan være med til at rette op på de værste uvaner.
Once again: gentagelser er forbudt!
En af de gode ting, den corona-affødte, virtuelle mødevirkelighed har kastet af sig, er, at gentagelserne er blevet færre. Vi er ikke så tilbøjelige til (nogle gange selvsmagende) at gentage vores skarpeste pointe eller argument i de virtuelle møder. Dén gode vane kan med fordel tages med tilbage i den fysiske verden. Forbered, hvordan du kan være eksplicit med dine forventninger til deltagernes – og din egen – selvdisciplin på det punkt. Og bed gruppen hjælpe dig med at slå ned på de værste gentagelser.
