Undgå brand-slukning ved at have gode ordinære ledelsesmøder

Kunne sagen udskydes til et ordinært møde i ledelsen eller til et kommende planlagt én til én møde?

En rolig kalender

Fordelen ved planlagte og skemasatte møder er, at det giver en rolig kalender. Alle indkaldte ved i god tid, hvornår mødet er. Derfor er de i beslutningsmode og kan møde velforberedte op.

Når der ikke er skemasatte møder, skal kalenderen være fri til kundeaktiviteter og drift. Det giver et mere uforstyrret arbejds-flow i hverdagen. Vi går jo ikke på arbejde for at holde møder, men for at levere vores kerneopgave til kunderne. Det er derfor en fordel at lægge møderne i klynger, så man har lange perioder, som er uforstyrret af møder.

De rigtige temaer

For at det kan lykkes, skal møderne være velplanlagte. Man skal tale om de rigtige ting og tage de rigtige beslutninger. Det kræver et gennemtænkt årshjul, der følger virksomhedens strategi. Det kræver, at man kender tidspunktet for møderne, og det kræver en god disciplin i hele ledelsen om at sætte emner på dagsorden.

Bedre møder bedre ledelse

En ledergruppe er en sammensætning af folk, der har deres egne teams og ansvarsområder. Mange kritiserer ledelsesmøder for at være rituelle og vaneprægede. Men det er vigtigt, at de forskellige teams trækker i samme retning, og det er den mest afgørende grund til at holde jævnlige ledelsesmøder.

Møder med jævne mellemrum gør, at ledergruppen kender hinanden og over tid udvikler en form for gensidighed og fælles ansvarlighed for beslutninger.

• Jo bedre ledergruppen er til at arbejde sammen på strategisk niveau, jo bedre bliver den til at komme på forkant af brandslukning og problemløsning.

• Beslutninger bliver bedre af, at flere funktioner har vurderet og spillet ind. Det er en god tommelfingerregel, at alle større beslutninger tages på et ledelsesmøde, også selvom ikke alle deltagere i ledelsen påvirkes af det. Det maksimerer antallet af vinkler før beslutningen tages, og det minimerer koordinationsomkostningerne ved bilaterale beslutninger. Ergo en gennemtænkt beslutning, der kan eksekveres!

• Endelig kan det bidrage til inspiration og forbedret ledelseskvalitet at skulle forholde sig til dilemmaer, som er tilknyttet en helt anden funktion end den, man selv sidder i. 

Kan problemet udskydes?

Så når behovet for at indkalde til et problemløsningsmøde opstår, må man spørge sig selv: Hvad mister kunderne ved, at vi venter med at drøfte og tage stilling til dette til et kommende ledelsesmøde? Og hvis det viser sig at have omkostninger for kunderne, er det næste vigtige spørgsmål: ”Hvad burde jeg have sat på dagsorden ved et tidligere møde, for at denne situation kunne være undgået?”

Møder er ikke kun til beslutninger

På dagsorden til et ledelsesmøde bør der være plads til både beslutningspunkter, drøftelsespunkter og orienteringspunkter, og erfaringen viser, at meget brandslukning kan undgås, hvis man har modet til at sætte principper, kundetilgange og processer til drøftelse i ledelsen.