Er du træt og uoplagt efter en dag med virtuelle møder?

Denne artikel er skrevet i samarbejde med Michael Bo Nielsen, selvstændig ledelsesrådgiver og affiliate i BetterMeetings 

"Mit hoved kører rundt, og jeg kan ikke tænke en klar tanke efter kl. 17" Sådan skriver en af de mange kunder, der lige nu holder arbejdet kørende hjemmefra. Mange klager over træthed og uoplagthed efter en hjemmedag med mange videomøder.

Vi har nu en virkelighed, hvor alting foregår virtuelt på videomøder eller telefonmøder. Langt de fleste har gode erfaringer med formen. Teknikken er til at gå til, uanset om man anvender den ene eller den anden tjeneste. Og mange steder er man ret begejstret for alt det, man kan få fra hånden, fordi virtuelle møder ofte er mere fokuserede end de fysiske. Alligevel slider det. Man bliver ganske enkelt træt af at have sit fokus så ensidigt ind i en skærm.

 

Mange har gjort det til en god vane at holde sine telefonmøder gående. Hvis man har en helt almindelig telefonsamtale med en enkelt anden person, er det let. Ved at gå får man alle de gode elementer fra bevægelse og frisk luft, samtidig med at man får klaret sin samtale.

Men mange steder har det ikke været så let at tage møder med flere personer med ud i det fri. Når nogen finder det vanskeligt, skyldes det to ting: Teknik og møde design.

Teknik
Man har mange steder valgt at bruge mødesystemer, hvor man både kan tjatte, række fingeren op og samarbejde i dokumenter under mødet. Og denne del er umulig at tage med ud i det blå. Men vi har set eksempler på, at man bliver så begejstret for den teknik, man nu mestrer, at man overser at skifte metode. Og det kan også diskuteres, om en drøftelse bliver bedre af, at alle kigger på det samme bilag fra forberedelsesmaterialet på samme tid. Der er intet i vejen med et godt gammeldags telefonmøde en gang i mellem.  Det er vigtigt at lade teknikken understøtte formålet med dagsordenspunktet - ikke omvendt. Her nedenfor kan du læse om, hvordan en topledergruppe varierede sine metoder.

Mange oplever, at virtuelle møder er mere effektive. "Vi når mere på kortere tid," lyder det. Men det er tankevækkende, hvordan vi ser den sparede tid anvendt: Til endnu flere møder! Det er som om, vi glemmer eller underkender værdien af mellemrummene: Small talk´en ved kaffemaskinen; den vigtige small talk inden mødet; gåturen hen ad gangen og ned ad trapperne til og fra næste møde; bilturen med inspiration fra radioen, podcasts eller stilheden til refleksion osv. Mange store ideer er født under de omstændigheder. Og når vi er "sammen hver for sig" må man også finde et rum til dette.

Mødedesign
Virtuelle møder kan ikke gennemføres effektivt, hvis man gør det på præcist samme måde, som man ville have gennemført det fysiske. Dagsorden skal tilpasses og skærpes, så den egner sig til de medier, man anvender. I ugens tip fra den første uge under Corona-krisen kan du læse om, hvordan man både kan afholde fredagsbar og tage komplekse beslutninger på distancen gennem omtanke i mødedesign.

Et eksempel
Topledelsen i en finansiel virksomhed er vant til møder med mange og omfattende bilag. De har ændret deres mødestruktur på flere måder. For det første holder de kortere møder. Til gengæld mødes de hyppigere. De kortere møder betyder, at dagsorden har færre punkter; ofte blot lidt orientering og et enkelt hovedpunkt som kræver mere drøftelse og beslutning. De har indført den praksis, at alle mødedeltagere indsender deres kommentarer til de bilag, de har modtaget, dagen før mødet. Mødeleder og hans PA gennemgår kommentarerne og sammenfatter, hvor der er enighed, og hvor der er brug for yderligere dialog. Dette fremlægger mødelederen som det første punkt på dagsorden til selve mødet, der gennemføres som almindelig MS Teams videomøde. Efter 45 minutter holder gruppen en pause og samles derefter på telefonkonference, som gennemføres mens alle går ude i det fri.  De fleste har anskaffe sig gode plugs eller headset for at forbedre oplevelsen. De første par gang brugte de video (MS Teams har en udmærket telefonapp). Men de nåede frem til, at det var bedre kun at have lyd på den gående del af mødet. Under denne del taler de meget målrettet omkring de få udestående punkter i beslutningsoplægget, og til sidst bruger de et par minutter hver på gensidig orientering.

At kunne få bevægelse ind i en dag propfyldt med virtuelle møder er et fælles opgave for ethvert team. Det kræver kreativitet i den enkelte gruppe.  Det er i høj grad et spørgsmål om at skære dagsorden til og prioritere den, så der er mulighed for medie og metodeskift undervejs. Gruppen ovenfor og mange andre har god erfaring med, at slå over til gående møder og tage sidste del af dagsorden gående eller på en bænk i det fri.

Print Friendly, PDF & Email
Share