Case. Adskil mødemateriale og arbejdsmateriale

På Instituttet er der i alt 11 ledere fordelt i forskellige mødefora. En af de meget positive effekter af at lave bedre dagsorden var, at det blev meget klart, hvad der skulle konkluderes på. Den bedre forberedelse gjorde, at samtalen på mødet var mere åbenhjertig og undersøgende og konklusionerne skarpere. Referaterne kunne derfor erstattes af knivskarpe aftalepapirer og personlige opgavelister.

Med de nye dagsordner, som alle på instituttet nu gjorde sig umage med at lave, fulgte også en ændring i bilagenes form. De skulle være kortere og skarpere. Det betød, at afsenderen måtte arbejde mere med notatet, så den udsendte information blev mere målrettet. Den skulle pensle problemet ud – ikke blot videregive en masse information, som modtager selv skulle sortere i. Der blev etableret et "forklæde" til alle bilag. Det var på maks. en side og indeholdt et executive summary og en opsummering af, hvad der skulle drøftes.

Og så blev der lavet en ganske markant ændring i praksis. Man indførte nemlig en klar adskillelse mellem mødebilag og arbejdsbilag.

Før havde man haft en tendens til at dele arbejdsbilag i forbindelse med møder. Alle bilag til et konkret møde lå dengang i én selvstændig mappe i filstrukturen. Der var gennem tiden sneget sig den meget uheldig praksis ind, at mødebilagene blev behandlet som arbejdsbilag eller "levende dokumenter," som nogen kaldte dem. Det betød, at der kunne blive redigeret i dem helt frem til dagen før mødet. Det var ikke usædvanligt, at der kom en mail kort før mødet med orientering om, at der var uploadet nyt bilag på drevet. Det skabte en uklarhed om versioner og en dårlig forberedelsesrytme hos mødedeltagerne. "Jeg kan nogen gange blive usikker på, om vi sidder med de samme versioner", sagde en af sektionslederne.

Med den nye praksis blev bilag en integreret del af dagsorden. De blev vedhæftet i selve mødeindkaldelsen, og i det øjeblik adskilt fra det sted i filstrukturen, hvor de blev arkiveret under udarbejdelsen. Lås teksten! kaldte de den nye mødevane. Det har bidraget positivt til møderne, fordi der aldrig er usikker om, hvad de øvrige mødedeltagere har og ikke har set. Den fælles kalenderindkaldelse er blevet hele omdrejningspunktet for mødet, og der er ikke andre kilder eller arkiveringssteder for de ting, der er blevet behandlet.