Møder er det vigtigste ledelsesredskab i en organisation, fordi det er et redskab til samarbejde. Straks, der er mere end én personer om en opgave, er der brug for møder. Desværre driver og deltager mange i møder uden den store bevidsthed, dels fordi teknikkerne, der skal til for at gennemføre et møde, virker banale, dels fordi mange har dårlige erfaringer med at være med i møder. Den største erkendelse, der skal til for at tage møder alvorligt, er, at ejerskab for en beslutning har større betydning end beslutningen i sig selv. Fordi det er ejerskab, der skal sikre, at der handles som aftalt. I denne artikel uddyber vi disse pointer og slutter af med tre do's og tre don'ts, når du deltager i møder.
Dårlig erfaring med møder - en deltagervinkel
Det er oplagt at give mødeleder skylden for et dårligt møde: Hun skulle have planlagt det bedre. Hun skulle have slået ned på den eller den adfærd.
Men problemet er, at møder desværre er et oplagt sted at gøre karriere og blive set, og derfor misbruges det bevidst eller ubevidst af deltagere til dette formål. Det kommer til at overskygge det reelle formål med mødet, fordi nogle deltagere er mere optaget af sin egen adfærd. Et andet problem er, at deltagerne ikke føler, at deres input er efterspurgt og dermed bruger tiden på at tænke på den mail, der skulle have været sendt, den kunde, der skulle følges op på etc.
Ægte indflydelse får man kun på møder
Det, man ser mest, er desværre, at indflydelse udøves én til én. Bilateralt. Fordi det er lettere at overbevise én person end en hel flok. Bagsiden er, at det skaber møder, hvor deltagere føler, at processen kun er til skue, fordi noget er klappet af på forhånd. Det giver på ingen måde ejerskab og fungerer således kun, når det kun er en enkelt person, der skal gøre noget anderledes, mens resten blot skal være orienteret.
Kan man til gengæld få en hel gruppe til at blive begejstret for en sag på samme tid, kan man være sikker på, at der kommer til at ske noget. Også langt ud over den grupper, der har mødtes. Fordi energisk adfærd smitter.
Derfor er det en indlysende god taktik, at bliver god til møder. For har du først fået alle med på en ide, kan du være ret sikker på, at der også kommer til at ske noget.
Hvis du vil have indflydelse, må du træne din mødeadfærd
- Lad være med at tale impulsivt. Kom forberedt til mødet og vær afklaret med, hvad du vil bidrage med.
Hvert punkt på dagsorden er en samtale, og selvfølgelig skal du bidrage i den som den flyder frem. Men sørg også for at få dine forberedte budskaber frem. Ellers er der overhængende risiko for, at dit input vil blive præget af dagsformen og tidligere input, og du kommer ikke til at bidrage med dit allerbedste. - Hav mod til at stille "dumme" spørgsmål.
En væsentlig årsag til, at vi bliver påvirket af dagsformen i en grupper, er, at vi ubevidst tror, at vi mangler et stykke viden, andre har. Måske har du overset et bilag? Måske hørte du ikke godt nok efter, sidst dette blev gennemgået? Men tænk altid på, at der helt sikkert er andre i rummet, der har samme uklarhed. Og den skal afklares, for at samtalen ændrer der, hvor den skal. Det bidrager du til, ved at stille spørgsmålet. - Tilpas dit sprogbrug og ordvalg til den gruppe, du er en del af.
Du få meget mere opmærksomhed, hvis du bestræber dig på at tale i samme tone, som de deltagere, du gerne vil nå igennem til.
God mødeadfærd er også at vide, hvornå man skal tie stille
Tænk over, at der er tidspunkter, hvor det er bedst ikke at tale.
- Hvis en anden i gruppen siger, det der er din pointe, så lad hende endelig tale videre. Ejerskab kommer af at sætte ord på ting og hvis du ønsker, at hun tager ejerskab, er det bedre sagt af hende selv.
- Hvis det, du ønsker at sige, går på en person og derfor hører bedre til i en én-til-én snak efter mødet. Lad være med at ydmyge andre - det skaber kun dårlig stemning og frygt for at være ærlig. Men undlad heller ikke at sige fra, hvis en person f.eks. fylder for meget eller agerer kontra-produktivt.
- Hvis det egentlige motiv for at tage ordet er "blær", så læg bånd på dig selv. Det fremmer ikke formålet.
Møder er det allerbedste sted at være synlig og bygge gode samarbejdsforhold. Selv om teknikkerne virker banale, så er det noget, der skal trænes igen og igen. Heldigvis har du sikkert mange anledninger hver eneste uge, til at træne god mødedeltagelse i praksis.
