Møder der går over tid. Møder med dårlig forberedelse. For mange møder. Det er blot tre eksempler på udfordringer, der mange steder følger af dette helt afgørende vigtige ledelsesredskab. Nogen gør noget ved det. Andre vælger at leve med det. De dygtigste oplever, hvordan møder bidrager til forretningsmæssig fremdrift, skaber ejerskab og dermed handlekraft og energi i en organisation.
Der er kun én holdbar vej til færre møder: bedre møder. Videnskabsfolk har vurderet, at op til halvdelen af interne møder kun er nødvendige, fordi kvaliteten af et tidligere møde var for ringe. Hos BetterMeetings er det ønsket om at understøtte vaner til bedre mødekvalitet, der ligger bag digitalisering.
Nedenfor har vi beskrevet, hvordan en typisk situation kan se ud, hvad den ideelle løsning er, og hvordan BetterMeetings mødesystem understøtter dette.
Møder der går over tid
En typisk situation
Dialogen om et punkt tager længere tid end forudset. Ingen i rummet har redskaber eller mod til at stoppe en dialog, der går i ring. Gruppen kan ikke nå frem til en konklusion. Det kan være nogle af de årsager, der gør, at et møde løber over tid. Modsat ser man også, at en dialog bliver stoppet før tid grundet et forsøg på at holde en tidsplan eller grundet andre interne magtbalancer.
Den ideelle løsning
Dårlig mødeledelse bliver mange steder samlebetegnelse for problemet. Men i den ideelle verden er et godt møde alles ansvar. Ikke bare mødeleders. Det forudsætter ejerskab og ejerskab kræver en klar dagsorden, der er prioriteret, kvalificeret og motiveret. Når formålet står krystalklart, giver det mødeleder et redskab til at skære igennem, og det giver mødedeltager mulighed for at ”styre sig”, og fokusere på indlæg, der bidrager til formålet.
Det er ikke blot et spørgsmål om tidsstyring, men også om at kunne vurdere hvornår en dialog har tilstrækkelig kvalitet. Beslutninger taget uden en god forudgående drøftelse på møder har en tendens til at blive vanskelig at eksekvere og kalder ofte på flere møder til at afstemme det, man ikke nåede første gang. På den måde oplever nogle organisationer, at deres møder er mødegenerende.
Et møde skal altid begynde og slutte til tiden. Ellers forstyrrer det alle de indkaldtes arbejdsrytme. Metoden er at prioritere dagsorden sådan, at det vigtigste kommer først, og at de sidste punkter kan udskydes uden voldsomme konsekvenser, hvis det bliver nødvendigt.
Hvordan BetterMeetings mødesystem understøtter
BetterMeetings mødesystem gør det let for mødedesigner at lave en ”State of the art” dagsorden. Vi har sat strøm til alle de greb, man lærer på et godt kursus i mødeledelse, og dermed fungerer systemet som en konstant påmindelse om det, de fleste allerede ved, men ofte mangler tid til. 12 minutter er den gennemsnitlige tid, vores kunder bruger på at lave en dagsorden, og dagsordner til enkle møder laves på få minutter.
Systemet understøtter, at punkterne på dagsorden prioriteres indbyrdes i forhold til mødets formål. Det er denne prioritering, der skal sikre, at alle møder slutter rettidigt. Kræver det, at et punkt udskydes, gøres det let digitalt, så punktet med evt. bilag og kvalificering automatisk ligger på dagsordensudkast til næste møde i rækken.
I kvalificeringsfunktionen opfordres mødedesigner til at vurdere forventet tidsforbrug punkt for punkt, og systemet vurderer løbende dette op imod den afsatte tid og kommer med forslag til optimering. Det er en indsigt og et overblik, der typisk medfører større realisme af en dagsordens omfang.
Over tid trænes mødedesigner altså i at lave dagsorden med stadig større realisme.
Møder med dårlig forberedelse
En typisk situation
Mødet er i gang, men hurtigt viser det sig, at bredden og dybden af deltagernes forberedelse er meget forskellig.
Der kan være mange årsager til, at mødedeltagere ikke er ordentlig forberedte. Den værste er, når de ikke opfatter mødet som vigtigt, ikke tager det tilstrækkeligt alvorligt og derfor deltager på rutinen i en forventning om, at mødeleder har overblik. En anden årsag kan være, at dagsorden er uklar eller fraværende, bilag for omfattende eller helt fraværende. Endelig er der den typiske forklaring: Mangel på tid, som jo i sidste ende er et udtryk for prioritering.
Den ideelle løsning
Enhver drøftelse af ethvert tema bør forinden være overvejet grundigt af hvert individ for sig. Dette er midlet til at undgå den gruppetænkning, der slører mange beslutninger og aftaler. En gennemtænkt dagsorden er nøglen til, at deltagerne kan forberede sig. Den sender både signal om, at mødet er vigtigt og giver klarhed og information. Hermed kan mødedeltageren i sin egen tid tænke mødets tema grundigt igennem og evt. finde ønskede yderligere oplysninger frem til mødet. Dette bidrager også til det ejerskab, der gør, at beslutninger eksekveres efterfølgende. Videnskaben understøtter dette markant. Erfaring peger på, at 80 % af mødets kvalitet ligger i forberedelsen.
Hvordan BetterMeetings mødesystem understøtter
Systemet gør det let for mødedesigner at prioritere, kvalificere og motivere dagsorden. Prioritering sker via en drag and drop funktion. Kvalificering sker i et særskilt vindue, der giver mødedesigner hurtigt overblik og gør de let at skabe klarhed for mødedeltager om punktets behandling. Motivering sker i et fritekstfelt.
Et antal dage før dagsorden skal udsendes, får mødeleder en påmindelse pr. mail om at lave dagsorden, medmindre denne allerede er lavet. Mødesystemet sender automatisk dagsorden til mødedeltagerne.
For mange møder
En typisk situation
Dagen er bare pakket med møder. Man går fra møde til møde, bidrager så godt man overhovedet kan og er så forberedt, som tiden tillader. Ofte sker forberedelse under transport, fordi det er det, der er muligt.
Den ideelle løsning
Alle – også på topledelsesniveau – skal have perioder helt fri for møder.
På individniveau lægger man en ambition for det, blokerer det i sin kalender og melder ud, at det er mødefri tid. Erfaringsmæssigt kan mellemledere finde flere sammenhængende dage uden interne møder, mens nogle topledere kun kan finde en enkelt dag hver anden uge. Det er signalet, der tæller.
På organisationsniveau indføres totalt stop for indkaldelse til ad hoc møder, alternativt krav til omtanke om dagsorden, deltagerkreds og omfang hver gang.
Alle fast tilbagevendende møder revurderes. Har de det rette indhold, eller kunne noget af det lægges i basisorganisationen ved at justere på mandat? Ligger møderne fornuftigt i forhold til hinanden således, at opgaver genereret et sted lander rigtigt et andet. Er de booket i kalender så langt ud i fremtiden som muligt? Ved alle, hvornår dagsorden kommer ud og har alle reserveret tid til forberedelse i kalenderen? Denne øvelse vil som regel medføre, at frekvensen af de faste møder kan sættes ned.
Hvordan BetterMeetings mødesystem understøtter
Til Ad hoc møder har BetterMeetings en helt enkel outlook-skabelon, der sikrer gennemtænkt dagsorden hver gang. Den kan anvendes af alle uden forudgående oplæring.
Til faste møder har BetterMeetings en cloudløsning, hvor alle faste tilbagevendende møder oprettes en gang for alle. Herefter kører hele processen omkring dem automatisk. Der kommer mail til rette vedkommende, hver gang noget skal gøres. Det kan være en særlig forberedelsesopgave eller en opgave, der bliver allokeret på et møde.
Systemet laver udkast til dagsorden baseret på årshjul, faste punkter og tidligere aftaler. Den typiske mødedesigner bruger herefter gns. 12 minutter på at lave en ’State of the art’- dagsorden.
Mødesystemet følger også automatisk op på, om opgaver fra tidligere møder er løst, og er de ikke det, sender systemet påmindelser til rette vedkommende pr. mail.
Løbende statistik hjælper den ansvarlige leder til at optimere hele det faste møde-flow løbende, og konsekvensen af dette overblik resulterer oftest i, at mødefrekvens kan sættes ned, og antallet af møder altså dermed reduceres.
