Kvaliteten af et team kan måles på kvaliteten af de samtaler, der finder sted mellem deltagerne. Nedenfor er et eksempel på, hvordan mødeleder kan designe en samtale, der skal skabe ejerskab for en beslutning, der allerede er taget.
Mødeleder skal designe samtalen
Når et dagsordens-punkt behandles, finder en samtale sted mellem mødedeltagerne. Det kan f.eks. være om status på et projekt, opstart af et projekt, opstart af et nyt tema for gruppen, et konkret problem, udeblevne forretningsresultater, en beslutning, der skal tages eller tilslutning til en beslutning, der allerede er taget. Der findes ingen standard-design for en samtale. Hvert punkt skal designet specifikt mod det, mødeleder ønsker at opnå. Hvis mødeleder ønsker at opnå stilhed og ingen synlig modstand til en beslutning, der aldrig bliver eksekveret, skal han blot designe punktet sådan her:
- fremlæggelse af sagen
- ordet er frit
- mødeleder konkluderer.
Men hvis han faktisk ønsker en samtale, som gør, at hele gruppen rykker, når mødet er slut, så skal samtalen designes mere præcist. Her er et eksempel på, hvordan man kan designe et orienteringspunkt om en beslutning, der allerede er taget, men som kræver alles tilslutning. Der er sat 30 minutter af til punktet.
- Beskriv, hvad du vil gøre, hvordan du vil gøre det og vigtigst: Hvorfor. (5-7 minutter)
- Bed alle deltagere om at sætte ord på deres tanker. Først ved at notere i stilhed (5 minutter), derefter ved at alle på skift formulerer sig kort og højt. (5-10 minutter). Jo mindre gruppen er, jo lettere er det. Hvis gruppen er meget stor, så bed folk dele deres tanker to og to og formulere sig højt i par. Prøv at få så mange forskellige tanker frem som muligt. Anerkend dem, der taler imod idéen. Stil f.eks. spørgsmålet: "Hvad er det værste, der kan ske?"
- Drøft hvordan projektet kan justeres eller kommunikeres for at imødegå det, der kom frem under punkt 2. Ordet er frit i 10 minutter.
- Konkluder, hvad der skal gøres nu. Vis, at du har hørt, hvad der er blevet sagt.
- Hvis der er tid. Stil et helt åbent spørgsmål, om der er noget, der mangler at blive sagt?
- Giv tid til denne del af processen. Jo bedre samtalen lykkes, jo mere gnidningsfri vil forandringen efterfølgende blive.
OBS! Processen skal ikke deles skriftligt med deltagerne. Mødeleder skal blot være forberedt og fremlægge det mundtligt, f.eks. sådan her: "Nu har vi 30 minutter. De vil foregå sådan, at jeg fremlægger den beslutning, der er taget, og som I har fået sendt information om sammen med dagsorden. Herefter vil der være lidt individuel tid til, at vi hver især tænker os om - bare 5 minutter - og så skal vi dele vores tanker med hinanden. Når vi har fået noteret de forskellige vinkler, der kan være, vil vi bruge 10 minutter på at snakke om, hvordan projektet skal justeres og kommunikeres for at imødegå det, der er kommet frem. Det tager jeg med mig tilbage, for som bekendt er beslutningen taget og udmeldingen sker på fredag."
